warum Unternehmen, die ihren E-Mail-Verkehr nachlässig archivieren, mit ernsten Konsequenzen rechnen müssen;
welche Datenschutzkonflikte entstehen, wenn Firmen auch private Mails von Mitarbeitern lesen und archivieren;
dass auch mobile Mitarbeiter aus rechtlichen Gründen jederzeit in der Lage sein müssen, ihren E-Mail-Verkehr zu kontrollieren.
IT-Chefs tragen Mitverantwortung für das Wohl und Wehe des Unternehmens, auch dort, wo es sich auf den ersten Blick nicht so deutlich offenbart: Angesichts der E-Mail-Flut wird die Archivierung der geschäftlichen Kommunikation immer komplexer - und gleichzeitig immer wichtiger.
Das Stichwort "Compliance" fasst die Einhaltung der rechtlichen Mindestanforderungen in Bezug auf Sicherheit, Integrität und Verfügbarkeit zusammen. Das umschließt allerdings weit mehr als den technischen Schutz vor Datenverlusten oder vor Veränderungen elektronisch gespeicherter Informationen: Von Bedeutung ist vielmehr der gesamte technisch-organisatorische Prozess - vom Entstehen der Information über das Erfassen, das Strukturieren, das Sichern und Vorhalten bis hin zum Löschen. Letzteres muss zudem im Einklang mit den internen Organisationsrichtlinien stehen.
Unternehmen müssen demnach die gesetzlichen Bestimmungen rechts- und revisionssicher umsetzen und praktikabel in den Arbeitsalltag einbinden. Das erfordert neben betrieblichen Vereinbarungen auch eine IT-Infrastruktur, die das Einhalten der hohen rechtlichen Anforderungen - etwa Archivierungsfrist, kurzfristiger Zugriff und Datenschutz - gewährleistet.
Elektronische Nachrichten aller Art sind geschäftskritische Unterlagen, die entsprechend zu behandeln und zu verwalten sind. Die IT-Administratoren haben dafür zu sorgen, dass die Nutzer jederzeit Zugang zu ihrer elektronischen Geschäftspost haben - auch von außerhalb etwa per Handheld oder Notebook. Gleichzeitig unterliegen E-Mails einer Reihe interner Regularien, aber auch gesetzlichen Archivierungspflichten: Hält ein Unternehmen diese nicht ein, kann es bei einer Betriebsprüfung oder in einem Rechtsstreit, in dem die elektronische Kommunikation vorzulegen ist, schnell in Schwierigkeiten geraten.
Obwohl E-Mails mittlerweile zu den Standardkommunikationsmitteln gehören, ist sich bei weitem nicht jeder Nutzer bewusst, dass sich auf elektronischem Weg auch Verträge rechtsverbindlich abschließen, verändern oder aufheben lassen. Allein durch den Austausch zweier formloser elektronischer Erklärungen - insbesondere per E-Mail und Reply-E-Mail - kann eine solche Rechtsfolge eintreten.
Das Gesetz verlangt die Aufbewahrung von "Handelsbriefen" und damit der gesamten Geschäftskorrespondenz des Unternehmens - dazu gehören auch E-Mails mit geschäftlichem Bezug. Hierunter fallen nicht nur Auftragsunterlagen, Lieferpapiere und Rechnungen, sondern beispielsweise auch Reklamationsschreiben samt den zugehörigen Stellungnahmen. Sogar Produkt- und Preislisten werden unter dem Oberbegriff "Geschäftskorrespondenz" zusammengefasst - selbst dann, wenn die entsprechenden Artikel nicht mehr geführt werden.
Steuerrelevante Unterlagen sind nach den seit 2002 geltenden Steuerrichtlinien elektronisch zu archivieren. Für Handels- und Geschäftsbriefe ohne Steuerrelevanz gilt dies nicht. Lückenlos dokumentierte Ausdrucke wären damit im Prinzip möglich. Wenn jedoch ? wie heute üblich ? elektronische Post auch elektronisch aufbewahrt wird, gelten ähnlich strenge Anforderungen für die Sicherheit, Integrität und Allzeit-Verfügbarkeit wie nach Steuerrecht. Für die elektronische Archivierung solcher geschäftlicher E-Mails muss dann insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten mit den empfangenen Handelsbriefen, Buchungsbelegen und anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen. Sie müssen sich jederzeit und in einer angemessenen Frist lesbar machen und maschinell auswerten lassen.
Letztlich ist alles archivierungspflichtig, was für eine betriebliche Überprüfung und die Transparenz der Unternehmensverhältnisse von Bedeutung ist. Dabei richten sich die Aufbewahrungsfristen nach der Art der Unterlagen. So gelten beispielsweise zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen der Buchhaltung, Rechnungen, Buchungen, Bilanzen und Organisationsunterlagen. Versandte und empfangene Handelsbriefe einschließlich der geschäftsrelevanten E-Mails müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Eine Fristverlängerung durch offene Steuerbescheide oder richterliche und behördliche Auflagen ist allerdings möglich.
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