Ein strukturiertes Vorgehen ist für die exakte Projektplanung unumgänglich. So lässt sich der Erfolg besser messen. Das Vorgehen kann die Akzeptanz bei Mitarbeitern steigern, wenn sie auch einbezogen werden. Dies kann zum Beispiel im Rahmen eines Kickoff-Meetings erfolgen, bei dem Ziele des Projekts, der zeitliche Rahmen sowie die Verantwortlichen vorgestellt werden. Nicht zu vergessen: Ein geplantes Vorgehen signalisiert den Softwareanbietern schon während der Softwareauswahl, dass sie es mit Profis zu tun haben, die das Projekt ernst nehmen. Zusätzlich entsteht so eine bessere Gesprächs- und Verhandlungsposition. Auch hier sieht die Praxis meist anders aus. Statt Ziele zu definieren, Meilensteine zu setzen und Aufgaben zu verteilen, reagieren Firmen im Projekt so, wie es die jeweilige Arbeitssituation gerade erlaubt. Dann fehlt jedoch der rote Faden, an dem sich das Team ausrichten kann.
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