Während die Rationalisierungspotentiale im Produktionsbereich der Unternehmen weitgehend ausgeschöpft sind, herrscht in den administrativen Abteilungen nach wie vor umständliche Bürokratie. Diese Bilanz zieht Onestone, um auf den Bedarf an Modellierungs-Tools für Geschäftsabläufe hinzuweisen. Weshalb es trotz dieser bekannten Notwendigkeit nur selten zur praktischen Umsetzung eines Workflows kommt, erklärt der Hersteller nicht zuletzt mit dem Aufwand und den Kosten, die für eine Systemimplementierung anfallen. Das Problem liege in der Abbildung von Bearbeitungsvorgängen, die sich nicht wie beim klassischen Production-Workflow ständig wiederholen.
Der Trend für Workflow-Technologien weist von der bisherigen Domäne streng strukturierter (iterativer) Abläufe hin zu dynamischen (kollaborativen) Modellen, bestätigen indes auch die Analysten der Meta Group. Einen kostengünstigen Ansatz dafür meinen die Paderborner mit ihrem Produkt auf Notes-Basis anbieten zu können. Abgesehen von der Verbreitung der Groupware mit weltweit über zehn Millionen installierten Arbeitsplätzen biete sich mit der Lotus-Plattform die benötigte Infrastruktur etwa im Bereich Messaging, Benutzer-Interface und Applikations-Framework.
Mit Notes kommt laut Onestone ein Tool für die Kommunikation und das Dokumenten-Management, eher rudimentäre Funktionen biete die Software allerdings hinsichtlich eines Workflows. Die Plattform unterstütze lediglich eine Ad-hoc-Zusammenarbeit, bei der ausschließlich direkt aufeinanderfolgende Schritte kontrolliert würden. Für eine geregelte Vorgangsbearbeitung müsse man sich der Visual-Basic-ähnlichen Sprache "Lotusscript" bedienen, wobei die so erstellten Applikationen aufwendig zu implementieren und unflexibel seien. Der Grund: Im Sourcecode dieser Programme ist sowohl die Prozeßstruktur als auch die Zuweisung der Aktivitäten festgeschrieben - jede Anpassung an neue Verhältnisse sei nur innerhalb des Quellcodes möglich.
Mit einem speziellen Workflow-Aufsatz soll dies deutlich einfacher sein. Die dazu von Onestone angebotene Lösung besteht im wesentlichen aus den beiden Komponenten Prozessware-Designer und -Engine. Der C++-Designer fungiert als grafisches Modellierungs-Tool, das eine Notes-Datenbank für die Entwurfsablage (Repository) verwendet. Die Engine ist in Lotusscript und der Lotus-Makro-Sprache geschrieben. Sie umfaßt drei Notes-Datenbanken:
- Das "Organization Directory" ergänzt als Add-on die von Notes angebotene Gliederung in "Personen" und "Gruppen" um weitere Einheiten wie "Rollen" und "Abteilung";
- in der "Application Database" liegen die Formularvorlagen etwa für einen Beschaffungsantrag in Form von Notes-Masken, und
- die Datenbank für "Process Definition" enthält die mit dem Designer entworfenen Vorgänge beispielsweise für einen Reiseantrag mit Reisekostenabrechnung.
Über das Funktionsmodell des Designers (Routing-Engine) läßt sich so eine Person mit einem Vorgang und dem dafür benötigten Formular kombinieren. Auf Basis des Notes-Nachfolgers "Domino-Server" lassen sich derartige Prozesse auch im Internet via Web-Browser anstoßen. Neuerungen, die mit dem jetzt vorgestellten Release 1.5 von Prozessware kommen, betreffen den Designer, mit dem sich beispielsweise mehrere Prozesse parallel verwalten lassen, oder eine Option für das Total Quality Management (TQM).
Bezüglich der Kosten stellt Onestone die Rechnung auf, daß ein klassischer Workflow mehrere tausend Dollar pro Arbeitsplatz kostet, während bei der Groupware-Lösung nur einige hundert Dollar zu veranschlagen sind.