Ratgeber

Welche E-Mail muss archiviert werden?

Joachim Hackmann ist Principal Consultant bei Pierre Audin Consulting (PAC) in München. Vorher war er viele Jahre lang als leitender Redakteur und Chefreporter bei der COMPUTERWOCHE tätig.
Selbst unter fachkundigen Beratern ist umstritten, wie weit die Archivierung von E-Mails gehen muss. Ein kostenloser Ratgeber gibt Anhaltspunkte.

Die Diskussion um die Archivierung von E-Mails kennt viele Ausgangspunkte. Unstrittig ist, dass die E-Mail ein wichtiges Element in der geschäftlichen Kommunikation einnimmt. In den persönlichen elektronischen Postfächern sammeln sich daher Unmengen an Informationen an, die dem gesamten Unternehmen verborgen bleiben. Die E-Mail-Archivierung kann daher eine wichtige Rolle spielen, wenn Unternehmen das Wissen ihrer Mitarbeiter besser nutzen wollen.

Umstritten ist dagegen, was der Gesetzgeber fordert. Da E-Mails auch vertragsrelevante Daten transportieren, müssen die elektronischen Briefe zum Teil revisionssicher gespeichert werden. Doch wie weit muss die Archivierung gehen? Darüber sind sich Fachleute uneins.

Das Themenheft "E-Mail-Kommunikation" aus der Reihe COMPUTERWOCHE Mittelstand, das als PDF-Datei zum Download bereitsteht, greift diese Diskussion auf. In einem Betrag vertreten die Autoren vom Beratungshaus Zöller und Partner die Auffassung, dass gesetzliche Vorgaben in der E-Mail-Archivierung überschätzt werden. Wichtiger, so ihr Rat, sei die in der E-Mail-Kommunikation verborgenen Informationen zu nutzen.

Ein weiterer Artikel zeigt die Grenzen von breit angelegten Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) auf. Mittelständische Anwender, so das Fazit, sind mit E-Mail-Archivierungs- und -Management-Produkten besser bedient. Darüber hinaus bietet das Themenheft Tipps zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) und Praxisbeispiele, etwa in der Bitburger Braugruppe.

Viel Spaß bei der Lektüre.

Hier können Sie den kostenlosen Ratgeber herunterladen.