Begriffe wie "Social Software" und "Web 2.0" halten via Wiki, Blog und Communities Einzug in den Arbeitsalltag von Unternehmen. Social Software lebt von der Beteiligung der Nutzer und hoher Interaktivität. In Weblogs und Wikis lassen sich digitale Inhalte in chronologischer Online-Tagebuchform einfach verwalten. Da sie intuitiv aufgebaut sind, können Mitarbeiter leicht eigene Beiträge veröffentlichen. Social Networks beziehungsweise Communities können dazu beitragen, im Unternehmen existierende Kompetenzen transparent werden zu lassen sowie Beziehungen zwischen Mitarbeitern zu etablieren.

Wann Web-2.0-Projekte scheitern

Aber die neuen Technologien bringen nicht nur Erleichterung und Effektivität in die Unternehmen. Aufbau und gelungener Betrieb von Social Software hängen von der Mitwirkung der Nutzer ab. Viele Projekte scheitern genau deswegen. Durch aktives Technologie-Management muss eine hohe Beteiligung erreicht werden. Aber welche Einflussfaktoren wirken in einem solchen System aus Technik und Organisation? Worauf muss geachtet werden, damit Web-2.0-basierende Anwendungen tatsächlich den internen Wissensfluss eines Unternehmens verbessern? Diese Fragen untersuchte das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO).

Um Wissens-Management mit Social Software erfolgreich zu gestalten, müssen verschiedene Ebenen betrachtet werden. Zum einen die Organisation als formaler Rahmen eines Unternehmens für gruppenspezifische und individuelle Verhaltensweisen. Zum zweiten die soziale Umgebung des Individuums durch Team- oder Abteilungsbeziehungen in Form von Gruppen und zum dritten die konkrete Person in ihren Arbeitsabläufen.

Welchen Einfluss haben diese drei Ebenen auf den Erfolg von Web-2.0-Anwendungen? Das Fraunhofer-Institut fand heraus, dass auf Ebene der Organisation eine offene Unternehmenskultur für den Erfolg eines Web-basierenden Wissens-Managements maßgeblich ist. Wer Social Software einführt und jeden Teilnehmer Inhalte unredigiert einstellen lässt, braucht Mut und Offenheit. Damit eine solche Plattform angenommen wird, muss im Unternehmen eine Kultur des Vertrauens und des offenen Meinungsaustauschs herrschen. Zudem kann interne Konkurrenz den Wissensaustausch zwischen Fachabteilungen behindern, so dass Aspekte der Organisationsgestaltung berücksichtigt werden müssen.

Arbeiten an einer offenen Teamkultur

Auf Ebene der Gruppe, in die der Einzelne eingebunden ist, sind eine offene Teamkultur, gemeinsame Ziele, zusammen erledigte Aufgaben und dabei erzielte Erfolge für den Wissensaustausch wichtig. Den Glauben an die Leistungs- und Durchsetzungsfähigkeit der eigenen Gruppe sowie das Zusammenwirken bezüglich gemeinsamer Ziele empfindet der einzelne Mitarbeiter als Vorteil.

Auf individueller Ebene spielt die Identifikation mit dem Unternehmen für den Wissensaustausch mit Social Software eine wichtige Rolle. Auch die Anerkennung, die der Mitarbeiter sich durch hohes und fachlich überzeugendes Engagement erarbeiten kann, motiviert zum Mitmachen.

Web 2.0 sollte nicht nur aus technischer Sicht betrachtet werden. Für die Umsetzung sind organisatorische Handlungsfelder zu berücksichtigen. An Fach- und Führungskräfte entstehen neue Anforderungen, Organisations- und Kommunikationsstrukturen müssen angepasst werden. (am)