Mit der Programmdokumentation ist es wie mit einer guten Buchhaltung: Ihr Nutzen ist unumstritten - aber in Mark und Pfennig läßt er sich nur selten ausdrücken. Erschwert wird die Nutzenanalyse, weil mit der Dokumentation eine Vielzahl unterschiedlicher Ziele - zum Teil nebeneinander - verfolgt werden kann: Revisionsmöglichkeit, Information der Fachabteilungen, Erleichterungen der Arbeitsvorbereitung im RZ, Vereinfachung der Programmwartung und -anpassung, des Änderungsdienstes und der Einarbeitung neuer Mittarbeiter. So unterschiedlich die Interessen der einzelnen Anwender auch sind - ein Schwerpunkt ist deutlich: Dokumentation gilt als wichtiger Beitrag zur Qualitätssicherung bei der DV. hö

Dieter Flock, Leiter der Datenverarbeitung Aral AG, Bremen

Der Begriff der Dokomentation ist in diesem Beitrag nach unserer Ansicht auf die EDV - Verfahrens - Dokumentation einzugrenzen. Wenn die Frage nach dem Nutzen der Dokumentation von EDV - Verfahrensentwicklungen gestellt wird, kann sie nur unter dem Blickwinkel der betriebsindividuellen Zielvereinbarungen beantwortet werden. Die Erfahrungen im Hause Aral haben gezeigt, daß eine einheitliche Vorgehensweise bei der Dokumentation von EDV - Verfahren drei Bereichen diente:

- Dem Benutzer des neuen Verfahrens, dem Pflegedienst (Programmänderungsdienst),der EDV - Revision .

Die in unserem Hause eingesetzte Methode verlangt die Dokumentation von Aktivitäten, die bei einer Verfahrensentwicklung anfallen. Aufgrund von Checklisten ist die Vorgehensweise bei der Verfahrensabwicklung vorgegeben. Mit Hilfe einer Formularkette werden alle Entwicklungsarbeiten von der Istaufnahme (Problemanalyse) über die Programmierung bis zur Einführung des neuen Verfahrens dokumentiert. Die verfahrensbegleitende Dokumentation bietet den o. a. Gruppen folgende Vorteile:

- Der zukünftige Benutzer kann die Verfahrensentwicklung - ohne spezielle DV - Kenntnisse haben zu müssen - besser überblicken. Die Abstimmung mit den Belangen der Fachabteilung können auf der Grundlage der Dokumentationsunterlagen eindeutiger vorgenommen werden.

- Spätere Änderungsaufträge können Programmierer unabhängig vornehmen.

- Die Entwicklungsstufen eines Verfahrens sind für die EDV - Revision eindeutig nachvollziehbar.

Die begleitende Dokumentation aller Entwicklungsschritte innerhalb eines Verfahrens erlaubt darüber hinaus die schnelle und einfache Erstellung von Benutzerbücher, eines Handbuchs für das Rechenzentrum und des Programmiererhandbuchs.

Rudolf Kief, EDV - Revisor, Süddeutsche Zucker AG, Mannheim

Entgegen der Behauptung böser Zungen wird eine Dokumentation nicht zum Selbstzweck einer Revision verlangt. Ähnlich wie bei der Datensicherung wird auch, hier der Zweck verfolgt, "Qualität zu sichern". Unter Revisionsgesichtspunkten ist die Notwendigkeit einer Dokumentation wie folgt zu begründen:

1. Ordnungsmäßigkeit: Der Gesetzgeber verlangt eine Dokumentation, die es dem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit ermöglicht, sieh in das Buchführungssystem einzufinden,

2. Sicherheit: Mit einer guten Dokumentation wird die Gefahr der Konzentration von Wissen auf eine Person verhindert,

3. Wirtschaftlichkeit: Eine umfassende Dokumentation bringt erhebliche Einsparungen bei der Maintenance und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

So viel Dokumentation wie nötig, um die oben genannten Ziele zu erreichen - mit so wenig Aufwand wie möglich. Auf dem Markt werden etliche Software - Pakete für eine computerunterstützte Dokumentation angeboten

- es ist das für das eigene Unternehmen geeignetste auszuwählen.

Programmablaufdiagramme der Art von Autoflow oder Quick - Draw stellen meines Erachtens keinesfalls eine ausreichende Programmdokumentation dar, erübrigen sich außerdem bei Einsatz eines Generators für normierte Programmierung: Ein unübersichtlich geschriebenes Programm wird durch Autoflow- oder Quick - Draw - Darstellung keinesfalls übersichtlich.

Marion Sachsenberg, Gruppenleiterin Verfahren und Normen, Deutsche Lufthansa AG,

Frankfurt

Wir haben eine weitgehend konventionelle Dokumentation - unsere Dokumentationstandards geben einen Rahmen vor, gehen aber nicht ins Detail. Am wichtigsten ist für uns bei der derzeitigen Dokumentation, bessere Qualität zu erzeugen. Für die Zukunft erhoffen wir uns, durch gute Dokumentation Möglichkeiten zur Vermarktung unserer Software zu erschließen - wenn die Programme mit wenig Aufwand von den Lufthansa - Eigenarten befreit werden können, dann sind sie "ready for market". Wir arbeiten ferner daran, die Dokumentation für den Vergleich von Projekten und zur Gewinnung von Kennzahlen zu verwenden. Versuche für eine automatische Dokumentation laufen in einem Teilbereich zusammen mit einem Datenbankprojekt. Von Quickdraw sind wir wieder abgekommen - wir wollen die Programmablaufpläne ja loswerden und sie nicht in maximaler Stückzahl ausdrucken.

Manfred Lotz, Systemanalyse Betriebswirtschaft, VW AG, Wolfsburg

Im Hause VW wird der Dokumentation bei der Entwicklung computergestützter Systeme seit jeher große Bedeutung zugemessen. Die Nachweispflichten gegenüber externen und internen Prüforganen waren dabei weniger richtungweisend als vielmehr die Überzeugung, daß ohne oder mit unzureichender Dokumentation der Ablauf eingeführter Systeme und produktiver Programme nicht gewährleistet werden kann - und damit letztlich die Steuerung des Unternehmens gefährdet ist.

Deshalb sind frühzeitig und mit aller Konsequenz geeignete Methoden entwickelt und organisatorische Maßnahmen eingeführt worden, die die Existenz von Unterlagen noch vor dem Einsatz von Programmen und ganzen Systemen gewährleisten. Sie dienen dem Ziel, einem mit dem Problemkreis nicht Vertrauten in kurzer Frist die notwendigen Informationen zur Sicherstellung des Ablaufs zu verschaffen - auch ohne Hilfestellung des Verfassers.

Die dezentral organisierten Systemanalysen, denen die Analyse der fachlichen Probleme, die Systemplanung und die Programmierung obliegen, werden einerseits bei der Dokumentation durch ein ausgebautes Formularwesen geführt, andererseits haben sie zur Erreichung des Produktiv - Status die Vollständigkeit bei einer Zentralstelle nachzuweisen. Hierzu zählen verbale und grafische System - Ablaufdarstellungen, Dateibeschreibungen, Linienbelegungen für Dateien und Testdaten, Programmlisten u. a.

Ein schnelles Verständnis des Ablaufs von Programmen und Systemen ist wegen der standardmäßig angewandten normierten Programmierung und der ausgefeilten Online - Dokumentation von Programmen gegeben. Darüber hinaus steht Standardsoftware zur

Programmierunterstützung zur Verfügung, und die Programme enthalten einleitende Comments über Problemkreis, Eingaben, Ausgaben und Verarbeitung.

Dokumentation als Selbstzweck und Dokumentation zur Bereitstellung der zur Ablaufsicherung notwendigen Minimal - Informationen stellen die Grenzfälle möglicher Ausgestaltung dar. Unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsprinzips wird deshalb auf eine zu weitgehende Detaillierung verzichtet; auch im Hinblick auf einen sonst überproportional steigenden Pflegeaufwand.

An die Fortentwicklung in der Datenverarbeitungstechnik (zum Beispiel Realtime -Verarbeitung, Datenfernverarbeitung) wird die Dokumentation kontinuierlich angepaßt. Hierzu werden Arbeitskreise aus kompetenten Mitarbeitern der, Systemanalysen und der Datenverarbeitung gebildet, die Vorschläge für die Entscheidungsträger entwickeln.

Insgesamt wird mit dem angewandten Verfahren sowohl den gesetzlichen Bestimmungen Rechnung getragen und der Ablauf von Systemen gesichert als auch eine relative Unabhängigkeit von Einzelpersonen bei vertretbarem Aufwand für die Dokumentation erreicht.