Die Uni Regensburg sah sich angesichts steigender E-Mail-Flut und dem immer größer werdenden Druck seitens des Gesetzgebers gezwungen, die eigenen E-Mail-Server zu entlasten sowie die E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Hierzu wurde ein Softwareauswahlprozess eingeleitet, der das für und wider der einzelnen Archivierungslösungen für Novell GroupWise-Elemente beleuchtete und bewertete. Im Anschluss daran folgte für zwei von fünf Anbietern eine mehrwöchige Testphase unter reellen Bedingungen, aus dem die COI GmbH als Sieger hervor ging. Ein wesentliches Projektziel des Rechenzentrums der Universität war, die geschäftsrelevanten Informationen serverseitig zentral abzulegen und dabei die E-Mails trotz der automatisierten Archivierung für den einzelnen Mitarbeiter zur Recherche zur Verfügung zu haben und der gesetzlichen Nachweispflicht Rechnung zu tragen.
Die E-Mail-Archivierungslösung COI-BusinessArchive for GroupWise basiert auf der Produktlinie COI-BusinessFlow Xtrend und gehört zur Xtechnology-Familie der Herzogenauracher Software-Schmiede. Sie dient laut Anbieter vor allem der direkten Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle, der Ablage der E-Mails im Kontext zu Dokumenten und Akten, der langfristigen sicheren Ablage der E-Mails sowie der Abdeckung rechtlicher Anforderungen durch revisionssichere Langzeitarchivierung.
Im Zuge des positiven Projektverlaufes haben das Rechenzentrum der Universität Regensburg und die COI GmbH eine enge Zusammenarbeit für die Zukunft angekündigt. Ziel der Entwicklungspartnerschaft ist es, die standardisierte Lösung gemeinsam im Hinblick auf die Integration in Novell GroupWise weiterzuentwickeln.