Robert Hürten ist Geschäftsführer der Hürten & Partner Unternehmensberatung, Riedstadt.

Trotz einer einheitlichen Einkaufsstrategie beklagen viele DV-Manager den undurchdringlichen Dschungel von unterschiedlicher Hard- und Software in ihrem Unternehmen. Robert Hürten* nennt einen Grund: Einkäufer, die nicht ausreichend mit der Datenverarbeitung und den Bedürfnissen ihrer Fachabteilungen vertraut sind, neigen zu Fehlentscheidungen.

Nicht selten tritt beim Einkauf von Software und Dienstleistungen das von der eigenen Entwicklungsabteilung bekannte Phänomen auf: Kosten- und Terminvorstellungen können nicht eingehalten werden. Der Grund: Wie die Praxis zeigt, verstehen sich die Einkäufer zwar auf Verhandlungen und Abschlüsse, beim Kauf von Softwareprodukten jedoch tun sie sich schwer. Sicherlich bringen sie das Verhandlungsgeschick im Umgang mit internen und externen Gesprächspartnern mit. Was aber allzuoft fehlt, sind

- ausreichende Fachkenntnisse über das Einkaufsobjekt und das damit verbundene Umfeld sowie

- Weitblick und Vorausschau über die Marktentwicklung in dem aktuellen Segment.

Jeder Einkäufer wird schnell erkennen, daß Software und DV-Dienstleistungen nicht wie nach DIN genormte Produkte gekauft werden können. Die Verhandlungen nur unter dem Kostengesichtspunkt zu führen bedeutet, zu kurz zu denken. Festpreise und Konventionalstrafen auszuhandeln ist zwar notwendig, kann aber bei Falsch- beziehungsweise Nichtlieferung oder Terminverschiebungen zu irreparablen Schäden für das Unternehmen führen.

Neue Software oder DV-Dienstleistungen einzuführen, ist häufig mit merklichem internen Aufwand für Planung und neue Organisationsformen verbunden. Um zu vermeiden, daß die Software-Entwickler hinter dem Rücken der offiziellen Einkäufer Produkte anschaffen, müssen sich diese mehr Kenntnisse über die Software, die DV-Dienstleistungen und deren Markt verschaffen.

Software hat eine eigene Begriffswelt

Die Mitarbeiter aus dem Bereich der Datenverarbeitung haben sich durch die starke Ausrichtung auf die Technik der Informatik eine eigene Fachsprache geschaffen. Sie grenzen sich dadurch gewollt oder ungewollt von den anderen Bereichen des Unternehmens ab.

Hinzu kommt, daß die Arbeitsergebnisse der Software-Ersteller sehr abstrakt sind. Einem Programm ist von außen nicht anzusehen, was es macht und ob es die vom Anwender geforderten Ergebnisse auch tatsächlich erbringt. Bis heute gibt es auch noch keine allgemein anerkannten Konstruktionsrichtlinien für die Erstellung von Programmen.

Der Einkäufer von Software und DV-Dienstleistungen ist gezwungen, sich mit den wichtigsten Begriffen und Arbeitsmethoden der Software-Entwickler vertraut zu machen. Nur dann ist er in der Lage, die Gespräche zwischen der ausschreibenden Stelle und den Anbietern zu verstehen. Nur wenn er auch die Schwachstellen der zu liefernden Softwareprodukte kennt, kann er eine sinnvolle Vertragsgestaltung erreichen.

Auch bei der Eigenentwicklung liegt die Ursache für mittelmäßige oder schlechte Programme bereits in den Vorgaben. Dies führt zu dem allgemein bekannten Effekt, daß Programme nur in ganz wenigen Ausnahmefällen in dem vorgegebenen Kosten- und Terminrahmen vollendet werden. Bei Aufträgen für Software-Anschaffung oder DV-Dienstleistungen außer Haus sind die Ausschreibungsunterlagen sehr sorgfältig zu erstellen.

Die Schwierigkeit liegt darin, die Pflichtenhefte eindeutig und vollständig abzufassen. Es muß erreicht werden, daß Interessent und Anbieter mit dem vorliegenden Wortlaut stets das gleiche Produkt verbinden. Die Ausschreibung darf nicht unterschiedlich interpretierbar sein.

Dieses Ziel läßt sich erreichen, wenn die Ausschreibungen strengen Regeln unterworfen sind. Solche Regeln bieten zwar keine Garantie für eine vollständige Ausschreibung, sie tragen aber zur Erhöhung der Eindeutigkeit der Ausschreibungen bei.

Da die Software-Entwickler nur in wenigen Ausnahmefällen die späteren Nutzer der Software sind, sollte auch der Anwender in der Fachabteilung in die Verantwortung der Ausschreibung einbezogen werden. Er muß für die vollständige und richtige Darstellung der fachlichen Seite der Ausschreibung sorgen.

Auf der Angebotsseite treten die gleichen Probleme wie bei der Ausschreibung auf. Auch hier müssen die Unterlagen eindeutig und vollständig die angebotene Leistung beschreiben. Im Idealfall ist das Angebot nach den gleichen Regeln aufgebaut wie die Ausschreibung. In diesem Fall läßt sich der Abgleich von Anforderungs- und Angebotsprofil leicht realisieren.

Die Schwierigkeit bei der Erstellung von Ausschreibungen und Angeboten hat in beiden Fällen die gleiche Ursache. Die Praxis zeigt, daß eine gute Formulierung einen Aufwand von fünf bis zehn Prozent der späteren Gesamtkosten verlangt. Da dies, in absoluten Zahlen betrachtet, erhebliche Kosten sein können, wird immer wieder versucht, die Ausschreibung so billig wie möglich zu erstellen.

Wenn mehrere Angebote vorliegen, ist es sehr zeitaufwendig festzustellen, welches Angebot das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Eine Vorauswahl dadurch zu treffen, daß man alle vorliegenden Angebote im Detail miteinander vergleicht, ist in den meisten Fällen aus Kostengründen nicht zu vertreten. Die Verkäufer sollten deswegen in der Ausschreibung aufgefordert werden, neben dem Preis den Umfang des Angebotes in Function-Points anzugeben. Die Function-Points sind eine nicht nur in Fachkreisen anerkannte Maßeinheit für den Umfang einer Software.

Der Anbieter wird durch diese Angaben gezwungen, seine Leistung in allen Details darzustellen. Die Forderung, das Angebot nach dem Function-Point-Verfahren zu bewerten, bringt neben der Vergleichbarkeit zwangsweise eine Detaillierung des Angebotes.

Software ist ein in sich widersprüchliches Produkt. Auf der einen Seite muß man davon ausgehen, daß sie zehn Jahre lang zum Einsatz kommt, bevor sie durch ein neues Produkt ersetzt wird. Auf der anderen Seite ist sie während der Nutzung häufigen Änderungen unterworfen.

Mit dem Kauf einer Software muß sichergestellt sein, daß sie auch über den gesamten Planungszeitraum funktionsfähig bleiben kann. Deshalb hat der Software-Lieferant zu garantieren, daß erforderliche Änderungen über einen festgesetzten Zeitraum vorgenommen werden, oder aber die Software muß so geschrieben sein, daß der Käufer Änderungen selbständig durchführen kann. Ob diese Bedingungen erfüllt werden können, läßt sich zum Zeitpunkt der Bestellung nur sehr schwer ermitteln.

Abhängigkeit vom Lieferanten

Die Nutzungszeit und der hohe Änderungsaufwand der Softwareprodukte erzeugen eine große Abhängigkeit des Anwenders vom Lieferanten. Aus diesem Grund muß beim Einkauf von Software und DV-Leistungen besonders darauf geachtet werden, ob der Anbieter als langjähriger zuverlässiger Partner angesehen werden kann. In der verhältnismäßig jungen Softwarebranche haben sich bisher nur wenige Firmen über Jahrzehnte als stabil erwiesen. Der Einkäufer muß sich deswegen mit den Besonderheiten der Branche vertraut machen, um die Solidität und Stabilität der Anbieter richtig einzuschätzen.

Software läßt sich nicht mit anderen Produkten vergleichen. Eine wichtige Forderung ist, daß der Käufer der Software diese beliebig oft duplizieren kann. Die Nutzungsrechte sind deswegen so zu gestalten, daß weder Kunde noch Hersteller in ihren Rechten eingeschränkt sind, zum Beispiel durch Sicherungskopien und Raubkopien.

Software läßt sich bei der Abnahme nie auf ihre absolute Richtigkeit hin prüfen. Auch mitgelieferte Viren sind häufig erst an ihren Wirkungen zu erkennen. Nach dem Stand der heutigen Rechtsprechung ist auch nicht zu verlangen, daß größere Programme vollkommen fehlerlos erstellt werden. Diese Situation erfordert die besondere Absprachen im Hinblick auf Garantie und Haftungsansprüche.

Es wird sich nicht vermeiden lassen, daß mit der Installation der Software oder der Erbringung von DV-Dienstleistungen der Leistungserbringer Einblick in wichtige oder vertrauliche Informationen des Auftraggebers erhält. Hier stellt sich die Frage, welche vertragliche Maßnahmen zu treffen sind, um Schäden aus Vertrauensmißbrauch oder ähnlichem zu vermeiden.

Software-Einkauf erfordert DV-Kenntnis

Es ist bei allen vertraglichen Maßnahmen daran zu denken, daß Vertragsstrafen in den wenigsten Fällen ein Ausgleich für eingetretene Schäden sind. In sehr vielen Fällen werden die Schäden irreparabel sein. Sie manifestieren sich zum Beispiel in geplatzten Terminen und im Verlust von Kunden.

Der Einkauf von Software und DV-Dienstleistungen kann nicht nach den allgemeinen Einkaufs- und Lieferbedingungen eines Unternehmens erfolgen. Spezielle Bedingungen sind zu entwickeln. Dazu bedarf es jedoch genauerer DV-Kenntnisse. Dazu gehören die "Besonderen Vertragsbedingungen für das Erstellen von DV-Programmen (BVB-Erstellung)" der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für die Datenverarbeitung (KbSt).

Die KbSt hat "Unterlagen für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen" veröffentlicht. Auch hier kann der Einkäufer aus der privaten Wirtschaft zahlreiche Anregungen finden.

Bevor der Einkäufer eigene Vertragsbedingungen erstellt oder vorhandene übernimmt, sollte er sich Grundkenntnisse der DV-Organisationstechnik aneignen. Nur so kann er in der DV-Fachsprache mitreden in der Softwarenutzer und -anbieter die geforderten Leistungen definieren.