Insgesamt bearbeitet der Hersteller von Leuchten und Lichtlösungen jährlich 60.000 Eingangsrechnungen elektronisch. Die für SAP-Netweaver zertifizierte Anwendung ist sowohl in SAP integriert als auch an die Archiv-Lösung IBM Common Store angebunden. Ziel war für die Projektverantwortlichen bei Trilux, den Rechnungsprozess qualitativ zu verbessern und zu beschleunigen. Bei der Auswahl wurden zahlreiche Lösungen und Anbieter unter die Lupe genommen. Insbesondere die nahtlose Integration der Lösung in SAP durch die Rechnungsbearbeitungsplattform Invoice Cockpit sprach für den Einsatz am Stammsitz im sauerländischen Arnsberg. Auch bei der Extraktion der Rechnungsdaten lieferte die Gesamtlösung gute Ergebnisse: "Die Software ist selbstlernend, so dass die Erkennungsrate schnell steigt", sagt Projektleiter Tim Breuner. Kostenrechnungen mit Bestellbezug lassen sich mit den Bestelldaten in SAP abgleichen und können so automatisiert verarbeitet werden.

Um Eingangsrechnungen von den zuständigen Sachbearbeitern prüfen und freigeben zu lassen, setzt Trilux die Workflow-Lösung Web Cycle ein. Hiermit können auch Preisdifferenzen abgeklärt werden. Anhand der auf den Rechnungen angegebenen Besteller wird die Rechnung direkt richtig weitergeleitet. Die Möglichkeit zur Zahlungsfreigabe ist entsprechend eines hinterlegten Limits für die Mitarbeiter individuell geregelt. Rund 230 Anwender arbeiten zurzeit mit dem Workflow.