Auch bei der Stadtverwaltung Weingarten, die rund 25 000 Einwohner betreut, nahm die Flut an ungewollten Werbenachrichten in den elektronischen Postfächern ihrer Mitarbeiter überhand. Anfang 2004 hatte das Spam-Mail-Volumen so zugenommen, dass es die Arbeit der Beschäftigten erheblich behinderte. "Als wir an einem Tag in nur einer Stunde von rund 1200 Spam-Mails heimgesucht wurden, war das Maß voll", erinnert sich Wilfried Erne, IT- und Organisationsleiter bei der Behörde.
Die Stadt machte sich daraufhin auf die Suche nach einer Lösung, mit der sie der Plage Herr werden konnte. Die im hauseigenen E-Mail-Programm verfügbaren Anti-Spam-Funktionen wiesen wesentliche Defizite auf: Zum einen ließen sich damit Anti-Spam-Regeln nicht zentral aufsetzen und administrieren, zum anderen fehlte die Möglichkeit, diese auf Policy-Basis in der gesamten Organisation einheitlich zu verwenden. Nach der Evaluierung von alternativen Produkten fiel im Spätherbst 2004 die Entscheidung zugunsten von "E-Trust Secure Content Manager" von Computer Associates.
Ende vergangenen Jahres setzte die Behörde schließlich mit der ortsansässigen Abakus Systemhaus AG einen Projektplan auf, nach dem die Anti-Spam-Lösung in nur drei Tagen implementiert werden sollte. Ein Großteil der Zeit wurde darauf verwendet, die Regeln für den Anti-Spam-Einsatz zu definieren und die Kriterien festzulegen, nach denen die E-Mail-Filterung erfolgen sollte.
Nach der Live-Schaltung sowie den anschließenden Feinarbeiten war das Thema Spam praktisch vom Tisch. Dank der neuen Lösung kann die Stadt heute das Problem quantifizieren: Gut 70 Prozent der monatlich rund 12000 eingehenden E-Mails werden vom System anhand der aufgestellten Regeln als Spam aufgelistet und aussortiert.
Früher mussten die Mitarbeiter jede einzelne Mail sichten und unerwünschte Werbenachrichten aussortieren und löschen - eine Tätigkeit, die nach Angaben der Verwaltung mindestens eine Viertelstunde der täglichen Arbeitszeit in Anspruch nahm. Aufs Jahr umgerechnet, verursachte diese zwangsläufige "Nicht-Kerntätigkeit" aller Mitarbeiter Personalkosten in Höhe von nahezu 90 000 Euro, so der IT-Leiter. Die Investitionen in die Spam-Gegenwehr hätten sich demnach innerhalb kürzester Zeit amortisiert. Heute erhalten die Beschäftigten einmal pro Tag einen Spam-Ordner, der sich in etwa einer Minute bearbeiten lässt, und können sich dann wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. (kf)