Steigender Druck auf der Absatzseite und der Zugang zu neuen Beschaffungsmärkten verlangen vom Einkauf immer flexiblere Strukturen und Prozesse. Die Globalisierung führt zu einem Wandel von vertikalen zu horizontalen Einkaufsorganisationen. Internet-basierende IT-Anwendungen schaffen dabei eine einheitliche Datenbasis für die weltweit verteilten Einkaufsorganisationen. Gleichzeitig sinkt die Wertschöpfungstiefe und steigt der Anteil der Kosten, die durch den Einkauf direkt beeinflussbar sind. Eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten wird zum Erfolgsfaktor. Dennoch dienen die meisten der eingesetzten E-Procurement-Lösungen ausschließlich dazu, operative Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen.

Voraussetzung für einen effizienten Einkauf ist die institutionalisierte Wissensverteilung: Das Know-how über Beschaffungsmärkte, Lieferantenstrukturen oder Verträge erfüllt seinen Zweck nur, wenn es allen Mitarbeitern im Einkauf zugänglich ist. Data Warehouses, globale Lieferantendatenbanken und eine Suchfunktion für den Einkauf sind dabei von elementarer Bedeutung. Ebenso wichtig sind IT-Anwendungen zur Unterstützung der internen Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Funktionsbereichen und zum Informationsaustausch mit externen Partnern. Hinzu kommen Anwendungen wie E-Procurement oder E-Sourcing sowie Werkzeuge für die Einkaufsvolumenanalyse (Spend Analysis). Die ERP-Anbieter fassen diese Lösungen unter dem Begriff Supplier-Relationship-Management (SRM) zusammen.

Der Trend zeigt in Richtung integrierte Anwendungslandschaften, die den gesamten strategischen und operativen Beschaffungsprozess abbilden. Sie unterstützen den strategischen Einkauf bei Marktanalysen, Anfragen und Ausschreibungen oder Auktionen; auch Funktionen für das Vertrags-Management gehören dazu. Vor allem aber zielen sie darauf, die Zusammenarbeit mit den Lieferanten zu verbessern und zu beschleunigen. Sie helfen, Informationen über die Zulieferer zu verwalten, zu bewerten und den Einkäufern standardisiert anzubieten, damit diese die Lieferanten effizient auswählen.

Um den strategischen Einkauf zu fördern, ist die Transparenz über das Einkaufsvolumen unabdingbar. Tools, mit denen sich die notwendigen Informationen automatisiert ermitteln lassen, werden aktuellen Untersuchungen zufolge aber erst von jedem fünften Unternehmen genutzt.

Herausforderung Spend Analysis

Zudem ist der Einsatz dieser Werkzeuge mit Herausforderungen verbunden. Die größte besteht darin, Daten aus verschie-denen IT-Systemen zu extrahieren und aufzuarbeiten. Hinzu kommt, dass die Datenqualität in den lokalen Systemen oft nicht ausreicht. Ganz zu schweigen davon, dass die einzelnen Geschäftseinheiten oft politische Gründe anführen, um die Herausgabe einkaufsrelevanter Daten zu verhindern. Häufig fehlt auch noch eine einheitliche und durchgängige Klassifizierung des Einkaufsvolumens.

Wer seine Ausgabenstruktur analysieren will, sollte zunächst festlegen, wo er die Daten in welchem Detaillierungsgrad braucht. Zu klären ist außerdem, wie mit unterschiedlichen Material- beziehungsweise Lieferantenstammdaten umzugehen ist und welche Systeme oder Module in die Analyse einzubeziehen sind. Informationen aus dem Lieferanten- und Vertrags-Management sowie dem Controlling können die Aussagekraft der Analyse erhöhen. Vor allem Nischenanbieter arbeiten derzeit an Lösungen, mit denen sich die Informationen automatisch kategorisieren, bereinigen und analysieren lassen. Als Spezialist für die direkten Güter hat sich hier i2 herauskristallisiert, für die indirekten spielen Unternehmen wie Emptoris und Softface die führende Rolle, wobei Letzteres 2004 von Ariba übernommen wurde.

Fragmentierte Anbieterlandschaft

Klassische ERP-Hersteller wie SAP, Oracle oder Peoplesoft bieten umfangreiche SRM-Suiten an. Daneben gibt es die Best-of-Breed-Anbieter, deren Lösungen häufig unter dem Begriff "Enterprise Spend Management" vermarktet werden. Meist kombinieren sie E-Procurement und E-Sourcing mit Funktionen aus Spend Analysis und Contract-Lifecycle-Management. Andere Anbieter decken Marktnischen wie Vertrags-Management oder Dienstleistungseinkauf ab.

Die Lösungen der großen ERP-Anbieter stellen für den strategischen Einkauf derzeit deutlich weniger Funktionen bereit als die der Nischenanbieter. Das gilt beispielsweise hinsichtlich Vertrags-Management oder Abwicklung von elektronischen Ausschreibungen und Auktionen, wie Untersuchungen von AMR Research bestätigen. Auch der Dienstleistungseinkauf wird durch die ERP-Anbieter noch nicht ausreichend abgedeckt. SAP investiert aber massiv in diesen Bereich.

Die grobe Richtschnur

Die Best-of-Breed-Anbieter arbeiten daran, ihr Produktspektrum zu erweitern, um zusätzliche Funktionen anbieten zu können. Zugleich bemühen sich die großen ERP-Anbieter, ihren Rückstand aufzuholen. Aufgrund ihres integrativen Ansatzes dauert die Entwicklung eines neuen Moduls hier länger als bei den Spezialisten, wohingegen dort die Einführung mehr Aufwand verursacht, weil jedes Modul mit dem Backend-System verbunden werden muss.

Folgende Punkte können als Richtschnur gelten:

• Wer bereits Lösungen von SAP oder anderen ERP-Anbietern einsetzt, sollte möglichst auf die Suiten desselben Anbieters setzen, um die Vorteile einer integrierten Lösung auszuschöpfen. Fehlende Funktionen lassen sich durch Best-of-Breed-Lösungen ergänzen, bis der ERP-Anbieter die Anforderungen erfüllt.

• Unternehmen, die einzelne Bereiche durch Standardsoftware eines Anbieters abdecken, sollten diese Strategie auch im Einkauf verfolgen. Der Umstieg auf eine andere Suite brächte unter Umständen funktionale Vorteile, doch der integrative Ansatz ließe sich nur mit kostspieligen und technisch komplexen Integrationsszenarien umsetzen.

• Mittelständische Betriebe müssen überdenken, ob eine integrierte SRM-Lösung ihnen überhaupt Vorteile bringt. Oft lassen sich ihre Anforderungen mit kleinen, flexiblen und kostengünstigen Best-of-Breed-Lösungen gut erfüllen. (qua) u