Unified Communications & Collaboration

So kommt UCC im gesamten Unternehmen an

Lena-Alice Ackermann verantwortet als Head of Group Unified Comms Propositions bei Damovo Deutschland GmbH & Co. KG gruppenweit das Thema Unified Communications und Collaboration.
Die Umstellung von bestehender Kommunikationstechnik auf UCC bedeutet mehr als nur ein paar Stecker aus den Tischtelefonen zu ziehen. Lesen Sie hier, welche Dinge zu beachten sind.

Bei UCC-Lösungen geht es immer darum, verschiedenste Medien im Unternehmen so zu verbinden. Dies kann die Effizienz der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern erhöhen und die Administration reduzieren.

Sind alle Mitarbeiter mit dem richtigen UC-Equipment ausgestattet, sollten zeitnah Schulungen erfolgen.
Sind alle Mitarbeiter mit dem richtigen UC-Equipment ausgestattet, sollten zeitnah Schulungen erfolgen.
Foto: Shutterstock.com - LDprod

Eine erfolgreiche Umsetzung kann nur erfolgen, wenn eine einheitliche Strategie vorhanden ist und auch durch die Unternehmensleitung vorgelebt wird. Es ist nicht nur ein reines Technologiethema. IT, Personalabteilung und Geschäftsführung müssen bei der Umsetzung Hand in Hand arbeiten.

4 Tipps, die den Umstieg erleichtern.

1. Durchgängige UC-Strategie

Das Top Management sollte im Vorfeld eine einheitliche UC-Strategie festgelegen. Die nahtlose Integration aller im Unternehmen vorhandenen Kommunikationsdienste ist notwendig, damit eine möglichst reibungslose und intuitive Kommunikation erfolgen kann. Sind diese Voraussetzungen geschaffen, lässt sich UCC umso einfacher und damit schneller adaptieren.

Eine Lösung für das gemeinsame Bearbeiten von Dateien per Team-Collaboration innerhalb des Unternehmens zu schaffen, ist schon eine Herausforderung für sich. Aber Projekte müssen immer häufiger mit externen Partnern und Kunden zusammen durchgeführt werden. Hierzu müssen sichere (ISO 27001) Sync & Share Werkzeuge zum Einsatz kommen, die den Anforderungen an Mandanten, Rollen & Rechte sowie Login aller Aktivitäten bereitstellen.

2. Frühzeitig die Mitarbeiter an Bord holen

Die Einführung einer UCC Lösung bedeutet immer einen Veränderungsprozess im Verhalten der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter sind ein wichtiger Teil des UC Projektes und müssen daher schon zu Beginn mit eingebunden werden. Eine Möglichkeit besteht darin, so genannte Friendly User zu bestimmen. Diese testen die in der Pilotphase die neue Kommunikationslösung und können wertvolles Feedback geben. Darüber hinaus sollten alle Mitarbeiter in einer Schulung den richtigen Umgang mit UCC lernen.

3. Das richtige Equipment

Sicherlich macht es Sinn, rollenbasierte Arbeitsplatzpakete nach Nutzungsgrad und individueller Vorliebe bereit zu stellen. Beispiele dafür sind:

  • unterschiedliche Headsets: schnurlos/schnurgebunden, ein Ohr/zwei Ohren, etc.

  • dedizierte Tischtelefone: mit und ohne Beistellmodule anstelle von Softclients

  • unterschiedliche Typen von Kameras: kein HD/ Full HD

4. IT-Systeme richtig kombinieren

Um die Einfachheit der Nutzung zu steigern und die Akzeptanz zu erhöhen, sollten alle UCC-Komponenten weitestgehend automatisiert beim Hochfahren des PCs starten, sodass ein separates Anmelden entfällt. Ferner sollte das UCC-System vollständig in das unternehmensweite Group Ware System integriert sein. Das heißt, dass zum Beispiel Abwesenheitsgründe im Outlook automatisch zu Profiländerungen im UCC Präsenzstatus führen und das entsprechende Rufumleitungsprofil, zum Beispiel Sprachbox bei "nicht erreichbar", aktiviert wird.

Sowohl für die interne IT als auch für die Mitarbeiter steht bei der Umstellung auf UCC viel Neues auf der Agenda. Doch nach einer gewissen Eingewöhnungszeit wird auch diese Art der Kommunikation und Zusammenarbeit zum daily business gehören.