Eine der häufigsten Kostenfallen in Unternehmen sind noch immer die TK-Anlagen. Selbst für Außenstehende ist es oft einfach zu erkennen, ob eine Firma für ihre Kommunikation zu viel bezahlt. Für Eugen-Gena Gach, Geschäftsführer der Contest-Consult GmbH, sind nämlich die Tischtelefone quasi die Visitenkarte für die TK-Kosten eines Unternehmens. "Sind die Apparate älter als fünf Jahre, dann können Sie in der Regel davon ausgehen, dass die Firma zu viel für ihre TK-Anlage bezahlt, weil sich seit Jahren niemand mit dem Thema befasst hat", erzählt Gach aus seiner beruflichen Praxis. Letztlich sei hier der betriebswirtschaftliche Gedanke, dass ein abgeschriebenes System nichts mehr koste, falsch, da bei Telefonsystemen die Wartungskosten ein nicht zu vernachlässigender Faktor seien.

Gach hat sich mit seiner Firma auf die Beratung in Sachen Kosten-Management für Geschäftskunden spezialisiert. Der Fokus des Netzwerks von 35 Beratungsunternehmen liegt dabei auf Sekundärkosten wie Telekommunikation, Reise- und Heizkosten, Fuhrpark-Optimierung, Logistik etc. Gach zeigt Kunden sowohl Kostenfallen als auch Sparmöglichkeiten auf.

Leistungen doppelt bezahlt

Zu alte und damit zu teure Verträge sind jedoch nicht die einzige Kostenfalle bei TK-Anlagen. Ab und an sollte der Verantwortliche auch einen Blick in die Leasing-Vereinbarungen werfen und prüfen, welche Arbeiten beziehungsweise Services bereits durch die Verträge abgeglichen sind. In der Praxis kommt es durchaus vor, dass Leistungen wie etwa Updates, die eigentlich durch den Mietvertrag abgeglichen sind, bei Wartungsarbeiten nochmals abgerechnet werden. In der Regel liegt dabei noch nicht einmal eine Betrugsabsicht vor, sondern die Wartungstechniker wissen von den individuell vereinbarten Leistungen in den Verträgen häufig nichts.

Sparen können die Unternehmen schon bei der Auswahl der TK-Systeme. Werden die zahlreichen Features der oft Hunderte von Positionen umfassenden Ausstattungslisten im betrieblichen Alltag wirklich gebraucht? "Wenn Sie das Telefonverhalten der Mitarbeiter kritisch analysieren, dann nutzen diese nur wenige Funktionen wie Rückruf bei Besetzt, Weiterverbinden oder Rufweiterleitung", weiß Gach aus der Beratungspraxis. "Warum sollten Sie dann für etwas bezahlen, das Sie nie nutzen?", hinterfragt Gachs Kollege Markus Schicktanz.

Warten kann billiger sein

Teuer zu stehen kommt die Unternehmen auch die oft angepriesene Zukunftssicherheit - also die Migrations-Möglichkeiten, die eine Anlage für kommende Technologien bietet. Hat eine Firma keine konkreten Pläne, diese Techniken in naher Zukunft einzuführen, so empfehlen Praktiker, sei es häufig billiger, in fünf Jahren auf eine neue Anlage zu wechseln, bei der diese Technik dann eventuell bereits zur Standardausstattung gehört oder deutlich weniger kostet. Ein teurer Irrtum ist in den Augen von Gach auch der weit verbreitete Glaube, dass eine VoIP-TK-Anlage automatisch Geld spare. So müsse der Benutzer heute bei den VoIP-Anlagen zahlreiche Features ebenso extra bezahlen wie bei den klassischen TK-Anlagen. Für Schicktanz, nach dessen Erfahrung aus seiner Beratertätigkeit heute noch rund zwei Drittel des deutschen Mittelstands auf eine klassische TK-Anlage - wenn auch als Hybridausführung - setzen, rechnet sich VoIP nur, wenn die Medienintegration später auch wirklich im Unternehmensalltag gelebt wird.

Die oft versprochenen Gebühreneinsparungen sehen etliche Consultants bei VoIP nur bedingt gegeben. "Das mag beispielsweise bei der Filialvernetzung zutreffen", geht Schicktanz ins Detail, "aber ansonsten unterscheiden sich bei geschickter Verhandlung die Tarife kaum." Zumal häufig der Fehler gemacht wird, dass die für den Consumer konzipierten Internet-Telefonieangebote wie Skype mit VoIP gleichgesetzt werden. Doch diese Billigangebote werden in den seltensten Fällen den professionellen Ansprüchen eines Unternehmens gerecht.

Wichtiger als die Streitfrage VoIP versus klassische Telefonie ist für Gach und Schicktanz, dass die Unternehmen regelmäßig, also zumindest jährlich, ihre Verträge überprüfen: "Wer seit längerem einen Vertrag ohne dynamische Anpassung hat, zahlt mit Sicherheit zu hohe Gebühren." Bei der jährlichen Überprüfung empfehlen die Experten auch, gleich das Telefonverhalten im Unternehmen zu analysieren. Wenn etwa aufgrund eines geänderten Geschäftsmodells jetzt deutlich mehr mit Asien telefoniert werde, dann ist möglicherweise der bisher günstige Anbieter A plötzlich teurer als B. Um diese Analysen einfach bewerkstelligen zu können, sollten die Unternehmen bei den Carriern auf Abrechnungsdaten in elektronischer Form bestehen und sich nicht mit Ausdrucken begnügen. Und last, but not least sollten die Firmen, wenn sie im unproduktiven Einkauf über keinen ausgewiesenen TK-Spezialisten verfügen, auf die Hilfe von Experten zurückgreifen, die sich im Tarifdschungel auskennen.

Im Vergleich zum Mobilfunk ist das Einsparpotenzial bei der Festnetztelefonie eher gering. "Im Mobilfunk sind meist noch 25 bis 30 Prozent, wenn nicht gar 40 Prozent zu realisieren", schwärmt Gach. Zumal in Sachen Mobilfunk auf die Unternehmen gleich mehrere Kostenfallen lauern. So gehört beispielsweise die Methode, dass Mitarbeiter mit ihren Privat-Handys telefonieren und dann die beruflich geführten Gespräche abrechnen, zu den eher teuren Arten des mobilen Telefonierens. In den Augen von Schicktanz stehen nämlich die internen Prozesskosten für die Abrechnung in keinem Verhältnis zur eingesparten Grundgebühr.

Häufig zahlen Firmen aber auch zu viel, weil sie Verträge mit unterschiedlichen Mobilfunkanbietern besitzen. Das erhöht nicht nur die Kosten für die Handy-Telefonate unter den Mitarbeitern, sondern sorgt für Mehraufwand im Controlling. Selbst wenn ein Unternehmen alle Verträge bei einem Anbieter hat, zahlt es schnell zu viel, wenn die Verträge einzeln abgeschlossen werden.

Flexible Rahmenverträge

"Bereits bei einem Rahmenvertrag über rund 50 SIM-Karten zeigen sich die Mobilfunkbetreiber in der Tarifgestaltung sehr flexibel", bestätigt Schicktanz. Neben allgemein günstigeren Tarifen seien etwa Freiminuten oder günstige bis kostenlose netzinterne Gespräche zu anderen Mitarbeitern aushandelbar.

Allerdings sollten sich Firmenkunden davor hüten, zu glauben, dass sie mit einem einmal ausgehandelten Rahmenvertrag immer günstiger telefonieren. Auch solche Vereinbarungen gehören jährlich überprüft, und im Zweifelsfall sollte ein Unternehmen den Anbieter auch einmal wechseln.

Anbieterwechsel empfohlen

In der Branche gilt es als offenes Geheimnis, dass die Mobilfunkkonzerne neuen Firmenkunden teilweise so günstige Konditionen einräumen, dass sie an ihnen in den ersten 24 Monaten fast nichts verdienen. Deshalb kann es Gach nicht nachvollziehen, warum viele Unternehmen aus Angst vor neuen Handy-Rufnummern einen Anbieterwechsel scheuen. Der Berater räumt zwar ein, dass eine Rufnummernmitnahme bei Rahmenverträgen meist nicht problemlos funktioniert, doch neue Nummern könnten auch eine Chance sein: "Warum machen die Unternehmen kein Mailing und teilen ihren Kunden mit, dass etwa die Techniker beim Bemühen, den Service weiter zu verbessern, künftig unter dem neuen, einheitlichen Rufnummernblock XYZ zu erreichen sind?" Auf diese Weise telefoniere das Unternehmen nicht nur günstiger, sondern erziele gleichzeitig einen Marketing-Effekt.

Ein noch relativ junger Kostenblock ist für das Gros der Unternehmen die mobile Datenübertragung. Hier drückt der Kostenschuh meist bei den Blackberrys, weil die Verträge zu geringe oder zu hohe Datenvolumen beinhalten. Dagegen sei die reine mobile Datenübertragung noch kein großer Kostenfaktor. Hier dürfte jedoch eine Kostenfalle der Zukunft lauern, wenn Marktforscher und Analysten mit ihren Prognosen in Sachen mobiles Arbeiten Recht behalten.