Es wurde bereits darauf hingewiesen, daß man zusammen mit der Unternehmensleitung eine Funktionsabgrenzung des ORG/EDV-Bereichs durchführen sollte, um sich selbst die Arbeit zu erleichtern. Dies ist jedoch nur ein erster Schritt zur Rationalisierung des eigenen Verantwortungsbereichs. Es muß sich der zweite Schritt zur Erfassung der durchzuführenden Aufgaben anschließen, um das gesamte Problem abschließend regeln zu können.
Lösungsmöglichkeit = Arbeitscheckliste
der Unternehmensleitung durchspricht. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich insofern, als die Geschäftsleitungsmitglieder in den allermeisten Fällen den Gesamtkomplex der Organisation (hier speziell den Bereich der allgemeinen Organisation) nicht überblicken können. Außerdem läßt sich anhand eines derartigen Kataloges gleich das Problem der Priorität einzelner Aufgaben lösen.
Die folgenden Punkte sollen dem interessierten Leser Anregungen für seine eigene Arbeit geben. Vollständigkeit wurde hier nicht angestrebt. Außerdem ist die Einordnung der einzelnen Fragenkomplexe von Unternehmen zu Unternehmen verschieden, so daß sich aus dieser Sicht keine generellen allgemeingültigen Empfehlungen ableiten lassen.
Strukturorganisation und Dokumentation
1. Soll ein ständiges Handbuch zur Strukturorganisation auf neuestem Stand geführt werden und soll dies allen Beteiligten im Unternehmen regelmäßig zugestellt werden?
2. Soll das hausinterne Telefonverzeichnis von dieser Stelle verwaltet werden? Art und Form sind zusätzlich zu arbeiter des Hauses geführt werden ?
4. Sind Bücher und Zeitschriften auf dem Organisationssektor zentral zu verwalten ?
5. Sollen Stellenbeschreibungen für alle Mitarbeiter des Hauses erarbeitet und verwaltet werden? Sollen diese Beschreibungen in das Struktur-Handbuch integriert werden?
Vordruckwesen
1. Soll ein Vordruck-Nummern-System aufgebaut werden, um ähnliche Vordrucke systematisch finden zu können?
2. Sollen die Vordrucke gesammelt, ausgewertet und aufbereitet werden, um eine Vordruckinformation für alle Stellen zu bieten?
3. Sollen die Laufwege aller Vordrucke und Formularsysteme erfaßt werden? Incl. Durchschlägen, Pausen und Abzügen?
4. Sollen Grundsätze erarbeitet und Richtlinien herausgegeben werden für die Gestaltung und Systematisierung von Vordrucken?
Schlüsselsysteme
1. Sollen die vorhandenen Schlüssel gesammelt, ausgewertet und aufbereitet.
2. Sollen Grundsätze für die Systematisierung von Schlüsselnummern erarbeitet werden?
3. Sollen doppelte bzw. überholte Schlüsselnummern oder Schlüsselsysteme ausgemerzt oder vereinheitlicht werden ?
4. Sollen die Schlüsselprobleme zentral bearbeitet und verbindlich herausgegeben werden?
Statusaufnahmen
1. Sollen generelle Statusaufnahmen im Unternehmen durchgeführt werden?
1.1 nur bei Zentralstellen
1.2 bei Zentralstellen und Werken
1.3 bei Zentralstellen, Werken und anderen Stellen
1.4 sollen nur Hauptleitlinien erfaßt werden, z. B. Auftragsabwicklung?
2. Sollen bei diesen Statusaufnahmen Organisationsstruktur, Funktionsbeschreibung und die Personalbesetzung erfaßt werden?
3. Sollen die Arbeitsablaufe mit eingesetzten Vordrucken, mit benutzten Hilfsmitteln und eingerichteten Arbeitsplätzen erfaßt werden?
4. Sollen aus den Statusaufnahmen Arbeitsplatzbeschreibungen, Arbeitsplatzbelastungen und Arbeitsplatzbewertungen hergeleimale für den EDV-Einsatz herausgearbeitet werden?
Abgrenzung zur Unternehmensplanung
1. Sollen Richtlinien für das Aufstellen langfristiger Planungen erarbeitet werden?
2. Sollen speziell alle Rationalisierungsvorhaben auf dem administrativen Sektor mit der Organisation abgestimmt werden?
3. Sind Teilbereichsplanungen mit der Organisation abzustimmen?
4. Sollen auch technische Rationalisierungsvorhaben mit der Organisation abgestimmt werden?
In einem Folgeartikel soll der Themenkreis aus der Sicht der allgemeinen Organisation und Verwaltung vervollständigt werden. In vielen Fällen hilft allein das harte Stellen einer Frage an die Unternehmensleitung, daß das Problem angegangen wird.
EDV-Leiter lassen sich wie jeder andere Manager in drei Arten einteilen:
1. Führungskräfte, welche dafür sorgen, daß etwas passiert
2. Mitarbeiter, die zusehen, wie etwas passiert und
3. Mitarbeiter, die keine Ahnung von dem haben,