Viele Firmen, die SAP-Software verwenden, haben über die Jahre eine Vielzahl an eigenen Entwicklungen eingefügt. Ein nicht unerheblicher Teil dieser Programme liegt brach im System, erschwert aber Release-Wechsel und Anpassungen. Und so manches noch genutzte selbst geschriebene Modul könnten die Softwarenutzer durch mittlerweile verfügbare Standardfunktionen der ERP-Software ersetzen, doch fehlt ihnen wegen der Fülle an Programm-Features und unzureichender Informationen durch den Hersteller der Überblick.

Studie untersucht SAP-Installationen auf R/3-Basis

Herausgefunden hat dies die Beratungsfirma West Trax. Sie veröffentlichte im November 2007 eine Wirtschaftlichkeitsanalyse von SAP-Systemen und verglich die gesammelten Daten mit einer Erhebung aus dem Jahr zuvor. 269 SAP-Installationen hat West Trax untersucht. Bei den Anwendern handelt es sich allesamt um Kunden des Beratungshauses, das sich darauf spezialisiert hat, Unternehmen dabei zu helfen, SAP-Programme kostengünstiger und effizienter einzusetzen. Die SAP-Systeme stehen zwar nur für einen winzigen Ausschnitt aus der gesamten Kundschaft, trotzdem dürfte es sich bei den untersuchten Nutzern nicht um Sonderfälle handeln. Die meisten (80 Prozent) der Installationen verwenden R/3 4.6C, 15 Prozent fahren R/3 4.7, der Rest nutzt die neueren Produkte ERP 5.0 und 6.0.

Für Eigenentwicklungen hat SAP innerhalb des Namensraums für Programme Platz reserviert. Vom Anwender selbst eingefügte Entwicklungen fangen immer mit den Buchstaben „y“ und „z“ an. Zudem können Kunden sich einen eigenen Namensraum speziell für ihre Erweiterungen schaffen, meist beginnt die Bezeichnung dieser Routinen mit dem Firmennamen. West-Trax-Werkzeuge werten aus, ob und wie oft die Nutzer Standard-Features und eigene Funktionen aufrufen. Dazu zählen vor allem Berichte, die Softwarespezialisten des Unternehmens in Eigenregie erzeugt haben.

West Trax analysiert, wie viele der Programme einer SAP-Installation vom Softwarenutzer stammen. Der Wert variiert je nach Branche: Bei Anwendern aus der öffentlichen Verwaltung entfallen 16 Prozent aller Softwaremodule auf Eigenentwicklungen; ein Jahr zuvor waren es 20 Prozent. Im Finanzwesen dagegen stammen 44 Prozent der Programme von eigenen Spezialisten, im Jahr 2006 war es sogar mehr als die Hälfte.

Jede zweite selbstgebaute ERP-Routine bleibt ungenutzt

Noch gravierender ist jedoch die Anzahl der nicht genutzten Eigenentwicklungen. Bei Firmen aus dem Gesundheitswesen beispielsweise stellt im Schnitt jede zweite selbst entwickelte Routine Ballast dar, wobei dieser Wert im Vorjahreszeitraum sogar bei fast 60 Prozent lag. In allen von West Trax analysierten SAP-Umgebungen wurden selbst gestrickte, aber nicht verwendete Bausteine entdeckt. Zum Teil belasten die Abläufe Marke Eigenbau die ERP-Umgebung: Viele dieser Module weisen lange Antwortzeiten auf, und im Hintergrund laufende Batch-Routinen beeinträchtigen die Dialoganwender. Standardtransaktionen der SAP kommen im Vergleich mit viel weniger Ressourcen aus.

„Oft wissen die Anwender nicht, welche Eigenentwicklungen die Systeme mitschleppen“, so Diana Bohr, Chief Technology Officer von West Trax und will damit selbstverständlich auch die eigenen Dienstleistungen begründen. Vor allem Hintergrundprozesse (Batch Jobs) geraten in Vergessenheit, warnt Bohr. Sie werden einmal eingerichtet und starten dann automatisch in der Nacht. Das geht so lange gut, bis ausländische Niederlassungen wegen der Zeitverschiebung auch nachts SAP-Transaktionen auslösen.

Anwendern fehlt der Überblick in ihren SAP-Umgebungen

Bohr führt die Unkenntnis der Firmen darauf zurück, dass es ihnen schwerfalle, in den SAP-Systemen den Überblick zu behalten. In manchen Fällen finden die West-Trax-Experten Hunderte von selbstgebauten Modulen vor, die vor Jahren eingeführt wurden und bis heute jeden Release-Wechsel überdauert haben.

Ein neues SAP-Release liefert zumeist eine Reihe von Features, die Anwender zuvor in Eigenregie programmiert haben, um Lücken zu schließen. Wenn sie ihre eigenen Programme durch neue Standardfunktionen von SAP ersetzen, können sie den Release-Wechsel beschleunigen. Standard-Features werden bei einem Software-Update automatisch aktualisiert, die Eigenentwicklungen müssen die Firmen hingegen aufwändig anpassen und testen. Dies freut womöglich den SAP-Partner, treibt aber laut West Trax die Betriebs- und Projektkosten in die Höhe. Das würden die Anwenderunternehmen indes häufig unterschätzen. Daraus ergeben sich erhebliche Einsparpotenziale, die wiederum je nach Branche anders ausfallen. In der chemischen Industrie ließe sich folglich laut den Beratern durchschnittlich rund eine Million Euro jährlich einsparen, wenn die Firmen nicht benötigte Eigenentwicklungen entfernen würden.

Grundsätzlich bedeuten auch aktiv genutzte eigene Programme Mehraufwand für die Firmen. Er ließe sich verringern, würden die Anwender sie durch verfügbare Standardtransaktionen ersetzen. Erstaunlicherweise wissen aber die SAP-Kunden wenig über das Funktionsangebot der Applikationen. Hier scheint zumindest bei der Informationspolitik sowohl des Herstellers als auch seiner Partner einiges im Argen zu liegen. „Kaum jemand kennt die neuen Features der aktuellen SAP-Software ERP 6.0 im Detail. Überall ist meist nur von Netweaver die Rede“, so Bohr. SAP-Kunden wüssten nicht, wo sie solche Informationen herbekommen sollten. Bohr vergleicht dies mit einem Excel-Anwender, der die Spaltenaddition der Microsoft-Software nicht kennt und eine Spalte voller Zahlen mit dem Taschenrechner zusammenzählt.

Doch darf man die Situation nicht nur dem Hersteller in die Schuhe schieben, denn offensichtlich wollen die Anwenderunternehmen die SAP-Systeme nicht mehr verändern als unbedingt nötig. Die meisten Firmen, die derzeit ihre R/3-Systeme gegen ERP 6.0 austauschen, planen einen rein technischen Umstieg. „An Prozessverbesserungen wagt sich die IT oft nicht ran“, hat die West-Trax-Expertin festgestellt.

Funktionsumfang bleibt trotz ERP-Release-Wechseln gleich

Dies ist wohl schon seit Jahren so. Die Experten kennen einige ERP-Umgebungen mit Release-Stand R/3 4.6C oder 4.7, die in Sachen Funktionsumfang jedoch bei der Version 3.1i stehen geblieben sind. Bohr zufolge fehlt - wie so oft - der Dolmetscher zwischen IT-Spezialisten und den Fachbereichen. Letztere wüssten zwar, wie Prozesse aussehen sollen, kennen aber die Softwarefunktionen nicht. Bohr kann jedoch durchaus Firmen benennen, die solche Übersetzer etabliert haben.

Allmählich bessert sich Bohr zufolge die Situation. „Vor einem Jahr fanden wir kein SAP-System, bei dem der Anteil der Standardfunktionen mehr als 70 Prozent ausmachte. Das ist jetzt anders.“ Der Wechsel beruhe einerseits auf Systemoptimierungen. Ferner sei es den Firmen aus Kostengründen ohnehin nicht mehr möglich, so viel selbst zu entwickeln wie früher: „Heute überlegen die IT-Experten, ob sich eine von der Fachabteilung gewünschte Funktion nicht auch durch eine Standardtransaktion abdecken lässt, wenn auch nicht zu 100 Prozent.“ Zudem gebe es trotz der zahlreichen negativen Beispiele durchaus Unternehmen, die ihre SAP-Umgebung sehr gut kennen und entsprechend effizient betreiben.