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Pflichtangaben in E-Mails: Die wichtigsten Fragen und Antworten

08.02.2007
Von Martin Schweinoch,
Martin Schweinoch und Christoph Richter, Anwälte in der Practice Group IT, Internet und E-Business im Münchener Büro der Kanzlei Schwarz Kelwing Wicke Westphal, beantworten häufig gestellte Fragen zu der neuen Mail-Verordnung.

Frage: Inwieweit bezieht sich das EHUG auf den E-Mail-Verkehr?

Antwort: Das "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) sieht Änderungen mehrerer Vorschriften vor, die schon bisher Pflichtangaben für Geschäftsbriefe vorschreiben. Artikel 1 Nr. 13 EHUG fügt etwa in § 37a Absatz 1 HGB nach "Geschäftsbriefen eines Kaufmanns" die Worte "gleichviel welcher Form" ein. Artikel 1 Nr. 16 enthält eine entsprechende Ergänzung für § 125a HGB, der die Pflichtangaben für offene Handelsgesellschaften vorsieht. An anderen Stellen des Gesetzes finden sich ähnliche Ergänzungen für weitere Gesellschaften.

Martin Schweinoch erklärt das E-Mail-Gesetz im Detail
Martin Schweinoch erklärt das E-Mail-Gesetz im Detail
Foto: Martin Schweinoch

Der Gesetzgeber führt in der Gesetzesbegründung für das EHUG in Ziffer A. III. 1. aus: "Die bisher schon vorgeschriebenen Angaben auf Geschäftsbriefen gelten künftig auch für den E-Mail-Verkehr ... der Gesellschaft".

Regelungen zum Zwangsgeld finden sich etwa in § 37a Absatz 4 HGB, auf den auch § 125a Absatz 2 HGB verweist, sowie in § 79 Absatz 1 GmbHG.

Frage: Wie hoch kann das Bußgeld maximal ausfallen?

Antwort: Das vom Registergericht im Einzelfall verhängte Zwangsgeld beträgt maximal 5.000 Euro, siehe etwa § 14 Satz 2 HGB.

Frage: Wozu sind die Regelungen gut? Was sollen sie bewirken?

Antwort: Die gesetzliche Neuregelung beruht auf einer Änderung der EU-Publizitätsrichtlinie, nach der auf Briefen und Bestellscheinen, die auf Papier oder in sonstiger Weise erstellt werden, die Pflichtangaben anzugeben sind. Mit der Änderung soll der steigenden Bedeutung von E-Mails im geschäftlichen Verkehr Rechnung getragen werden. Empfänger geschäftlicher E-Mail sollen über den Versender informiert werden.

Frage: Gelten die neuen Regelungen auch für gemeinnützige Vereine?

Antwort: Die Neuregelungen gelten insbesondere für juristische Personen, die einen Gewerbebetrieb betreiben, § 33 Absatz 4 HGB. Der Betrieb eines Gewerbes setzt Gewinnerzielungsabsicht voraus. Bei einem gemeinnützigen Verein liegt eine solche Gewinnerzielungsabsicht regelmäßig nicht vor.

Frage: Sind Freiberufler und GbRs von dem Gesetz betroffen?

Antwort: Die Pflichtangaben gelten für alle Kaufleute. Sie gelten nicht für selbständige Freiberufler, die nicht als Partnerschaftsgesellschaft oder in sonstiger Form organisiert sind. Eine GbR betreibt typischerweise kein Handelsgewerbe, darin unterscheidet sie sich von einer offenen Handelsgesellschaft. Die Pflichtangaben gelten für die GbR daher grundsätzlich nicht.

Christoph Richter: Bislang sind noch keine Abmahnungen bekannt geworden.
Christoph Richter: Bislang sind noch keine Abmahnungen bekannt geworden.
Foto: Christoph Richter

Frage: Gelten die E-Mail-Bestimmungen auch für die Auslandskorrespondenz?

Antwort: Die gesetzlichen Regelungen sehen keine Ausnahme für ins Ausland versandte geschäftliche E-Mails vor.

Frage: Betroffen ist die Geschäftskorrespondenz. Welche Definition gilt dafür?

Rechtsgeschäfte eines Kaufmanns gelten im Zweifel als zum Betrieb des Handelsgewerbes gehörig, § 344 Absatz 1 HGB. Geschäfte, für die die Vermutung in § 344 Absatz 1 gilt, sind etwa: Bestellungen, Vereinbarungen von Telefonkonferenzen oder Lieferterminen sowie Mahnungen. Lässt sich daher aus der E-Mail nicht objektiv klar erkennen, dass diese lediglich private Mitteilungen enthalten, sind die Pflichtangaben aufzunehmen.

Das folgende Beispiel mag die Problematik verdeutlichen. Bestellt etwa ein Mitarbeiter über seine Firmen-E-Mail in einem Antiquariat ohne nähere Angaben eine alte Brockhaus-Ausgabe, so ist auch dies im Zweifel ein Handelsgeschäft. Dann muss die Bestell-E-Mail aber auch die Pflichtangaben enthalten.

Frage: Gibt es erste Fälle von Abmahnungen oder Bestrafungen?

Antwort: Bislang sind uns keine konkreten Abmahnungen bekannt.

Frage: Ist ein Link auf eine Website erlaubt, die die Pflichtangaben enthält?

Nein, nach den in Ziffer 1 genannten Regelungen sind die Pflichtangaben stets "auf allen Geschäftsbriefen" also im Text des als Geschäftsbrief geltenden E-Mails aufzunehmen.

Frage: Wer haftet, wenn Mitarbeiter vergessen, die Pflichtangaben einzufügen?

Antwort: Unterlässt ein Mitarbeiter eines Unternehmens die Pflichtangaben, handelt er gleichwohl für sein Unternehmen. Eine Abmahnung eines Wettbewerbers würde sich daher stets gegen sein Unternehmen richten, nicht aber gegen den einzelnen Mitarbeiter. Das Zwangsgeld würde gegen die Organe der Gesellschaft verhängt.

Ob der einzelne Angestellte zu einem Ausgleich verpflichtet ist, richtet sich nach allgemeinen arbeitsrechtlichen Grundsätzen. Deren Darstellung würde den hier vorgegebenen Rahmen jedoch sprengen.

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