Im Bereich Personal können in den Unternehmen mit die größten Rationalisierungseffekte erzielt werden. Dennoch sind nur wenige Firmen bei der Automatisierung des Personalwesens über die Lohn- und Gehaltsabrechnung hinausgekommen.
Psychologische Barrieren
Die Gründe: Man befürchtet psychologische Barrieren bei den Mitarbeitern gegen die maschinelle Verwaltung ihrer persönlichen Daten. Zum anderen liegt der Schwerpunkt bei der Entwicklung von Personal-Informationssystemen nicht im EDV-Bereich, sondern im organisatorischen Vorfeld. Voraussetzungen sind eindeutige Personalverwaltungsvorschriften, ein formalisiertes Beurteilungssystem, bei großen Lösungen auch Verfahren der kurz- und mittelfristigen Personalplanung.
Komplexe Aufgaben
Man sollte die Aufgabe nicht unterschätzen: Das Integrierte Personal-Informationssystem (Ipis) der Ford-Werke AG, Köln, automatisiert 30 Geschäftsvorgänge aus dem Personalbereich. Bei der Neueinstellung eines Mitarbeiters werden beispielsweise 65 Merkmale registriert und nach 270 Kriterien geprüft. Für jeden Mitarbeiter wird ein Magnetplattenspeicherbereich von 2200 Bytes angelegt. Von 14 Datenstationen aus werden täglich im Dialog mehr als 1000 Transaktionen abgewickelt: Lohn- und Gehaltsänderungen, Neueinstellungen und Versetzungen, Vermerk von Sprachkenntnissen und Weiterbildung, Suche nach Mitarbeitern mit Spezialkenntnissen, Leistungsbewertung oder Kündigungsvermerke. Sicherlich haben nur wenige Firmen 45000 Mitarbeiter wie die Kölner Ford-Werke, die Aufgabenstellung eines Personalinformationssystems wird dadurch jedoch kaum geringer.
Viele Mannjahre
Des weiteren sollte man sich über die voraussichtlichen Entwicklungskosten keine falschen Vorstellungen machen. Die Ipis-Entwicklung erforderte 27 Mannjahre und kostete einschließlich Testzeiten etwa 2 Millionen Mark. Es ist allerdings nicht einzusehen, daß auch hier das Rad jedesmal wieder neu erfunden werden muß. Zwar gibt es noch kein halbes Dutzend Systeme auf dem Software-Markt. Es wäre aber denkbar, daß sich regionale Anwendergruppen oder Arbeitskreise von Branchenverbänden bilden, um in Arbeitsteilung modular gebaute Systeme zu erstellen. Für solch ein Vorgehen kann man sogar Gelder aus Bonner Fördertöpfen erhalten. Übrigens Ford bietet das Ipis wohldokumentiert für 200 000 Mark zum Kauf an.
Teurer Unterhalt
Auch sollte man wissen, wie hoch die laufenden Kosten sein dürften. Job Accounting liefert bei Ford exakte Zahlen: Neben 60 000 Mark im Monat für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und weitere 60 000 Mark für die Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung kostet die ständige On-line-Verfügbarkeit des Ipis-Programms auf dem Großrechner monatlich etwa 16 000 Mark, weitere 10 000 Mark fallen für die täglichen Abschlußläufe im Stapelbetrieb pro Monat an.
Nur mit der Gewerkschaft
Viertens empfiehlt es sich von Anfang an, den Betriebsrat in die Planung eines Personalinformationssystems einzubeziehen, wie das auch bei der Ford AG geschah. Gemeinsame Vereinbarungen müssen sicherstellen, daß jeder Mitarbeiter rechtzeitig erfährt, was über ihn gespeichert ist. Auch muß festgelegt sein, daß falsche Informationen berichtigt werden. Nachteilige Angaben sind nach festgelegten Verjährungsfristen unwiderruflich zu löschen Ferner wäre zu vereinbaren, welche Art von Abfragen von vorneherein unzulässing sind. Moderne Methoden kann man nur mit den Gewerkschaften, nicht aber gegen sie durchführen.
Bisher war der Personalsektor für die EDV weitgehend tabu. Er ist auch immer noch ein sehr heißes Eisen. Es ist aber nicht einzusehen, daß die Automatisierung des Personalsektors weiterhin verschoben werden muß. Gerade hier bringt die Ablösung der herkömmlichen Verfahren erhebliche Rationalisierungsgewinne.