Für mehr Transparenz und Sicherheit in Lagerhaltung und Warendisposition sorgt seit Ende 1980 bei der Brill und Menke KG in Kassel ein Philips Rechner P 330. Welche wirtschaftlichen Überlegungen zu dieser Investition in der Fachgroßhandlung für Eisen- und Haushaltswaren führten, erläutert im folgenden der Chef des Hauses, Karl Wilhelm Menke. Gehandelt werden in seinem Unternehmen zirka 10 000 Artikel.
Das Verkaufsgebiet, zirka 160 Kilometer im Umkreis von Kassel, wird von Großhandelsreisenden bearbeitet. Für die Auslieferung der Waren stehen fünf Lastwagen zur Verfügung. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen heute 37 Mitarbeiter. Pro Tag werden zirka 80 Rechnungen mit durchschnittlich 20 Positionen geschrieben. Zur Zeit hat die Brill und Menke KG etwa 600 Kunden. Ungefähr die Hälfte aller Auftrage werden durch Reisende hereingeholt; der Rest kommt schriftlich oder per Telefon ins Haus. Die Lager- und Ausstellungsfläche für die 10 000 Artikel wurde inzwischen auf 5000 Quadratmeter erweitert.
Daß die Ware mit der Rechnung zusammen das Haus verläßt, war eine der wichtigsten Zielsetzungen der Unternehmensführung. Die ständige Geschäftsausweitung brachte es aber mit sich, daß die Rechnungen nicht mehr mit den herkömmlichen Mitteln bewältigt werden konnten. Außerdem brauchte man eine aussagefähige Lagerbuchführung, um die rapide ansteigenden Lagerkosten in den Griff zu bekommen.
Für die Suche nach dem geeigneten EDV-System wurden folgende Forderungen formuliert:
- Lieferschein und Rechnung müssen mit der Ware zum Kunden gehen;
- Die Lagerbestände sollen sofort aktualisiert und jederzeit abrufbar sein;
- Mindestbestandsunterschreitungen müssen angezeigt werden;
- Laufende Rohgewinnermittlung und Bestandsfortschreibung;
- Provisionsabrechnung und Aufbereitung von Daten für die Steuerung des Außendienstes;
Zur Bewältigung dieses Forderungskataloges wurde ein EDV-System gesucht, das ohne zusätzlichen Einsatz von EDV-Fachleuten von dem vorhandenen Personal bedient werden konnte. Die Wahl fiel auf das Philips System P 330. Dazu gehört ein Programmpaket, das zusammen mit der Brill und Menke KG entwickelt wurde und alle vorbeschriebenen Arbeitsgebiete enthält.
Die Kunden-, Lieferanten- und Artikel-Daten sind auf Magnetplatte gespeichert. Die Fakturierung wird dadurch zu einem automatischen Vorgang; es brauchen lediglich Kunden-Nummern, Artikel-Nummern und Mengen eingegeben werden. Für die Sonderverkäufe wird die Arbeit noch zusätzlich dadurch wesentlich erleichtert, daß von der EDV ein Ordersatz ausgedruckt wird.
Gleichzeitig mit der Fakturierung wird auch der Lagerbestand auf den neuesten Stand gebracht. Die Unterschreitung eines Mindestbestandes wird ausgedruckt. Besonders schätzt Menke die Möglichkeit, über den Bildschirm Auskunft über jeden Artikel und auch über Kundenumsätze pro Artikelgruppe zu bekommen.
Rationelles Bestellwesen
Nach der Umstellung auf EDV wird im Hause Brill und Menke mit permanenter Inventur gearbeitet. Eine monatliche Artikelstatistik gibt den Überblick über die Lagerbestände in Stück und Wert, Einkauf und Verkauf in Stück und Wert, den durchschnittlichen Ein- und Verkaufspreis je Stück, den Rohertrag pro Artikel, den erzielten Kalkulationsaufschlag sowie für die Planung und Disposition das letzte Lagerzugangsdatum. Das Warenlager ist in zehn Artikelgruppen untergliedert. Die Monatsstatistik liefert Daten über den Gesamteinkauf, den Gesamtverkauf, den Rohertrag sowie den Kalkulationsaufschlag pro Gruppe und insgesamt.
Eine wesentliche Vereinfachung im Bestellwesen wurde dadurch erreicht, daß für alle Lieferanten vom Computer Ordersätze gedruckt werden.
Diese enthalten den Lagerbestand, die bisher eingekaufte und verkaufte Menge. Der Disponent braucht dann lediglich die zu bestellende Menge einzutragen.
Gleichzeitig mit der Fakturierung wird die artikel- kundenbezogene Provisionsabrechnung vorbereitet. Monatlich einmal erfolgt die Abrechnung automatisch.
Wöchentlich erhalten die Reisenden eine Tourenliste, aus der für jeden Tag die zu besuchenden Kunden hervorgehen. Zur Orientierung für den Reisenden ist auf der Liste der laufende Umsatz und der Vorjahresumsatz aufgeführt. Außerdem erhalten die zu besuchenden Kunden eine Besuchsankündigung, Die Tourenliste gilt gleichzeitig als Reisebericht, so daß für den Vertreter keine zusätzlichen Schreibarbeiten anfallen. Der Computer druckt für den Außendienst auch die Preislisten mit Verkaufspreisen und den bei Abnahme von bestimmten Verpackungseinheiten verminderten Preisen aus.
Mit einer Reihe von Kunden wurde Bankeinzugsverfahren vereinbart. Der Computer speichert die Rechnung nach Fälligkeit ab und druckt für den Kunden eine Bankeinzugsliste mit allen fälligen Rechnungen, Belegdatum, Belegnummer, Kundennummer, Bruttobetrag, Skonto- und Nettobetrag sowie den Banklastschriften aus.
Auf die Frage "Welchen Rat würden sie Unternehmen gleicher Größenordnung geben, die sich ebenfalls mit der Anschaffung der EDV beschäftigen?" antwortet Karl Wilhelm Menke: "Man muß sich sehr gründlich mit den Möglichkeiten zur Rationalisierung der verschiedenen Arbeitsgänge auseinandersetzen. Hierbei hat sich ausgezahlt, daß sämtliche Detailfragen zwischen der Unternehmensleitung und dem Programmentwickler, Werner Bracht, Baunatal sorgfältig abgestimmt wurden."