Die Heidenheimer Paul Hartmann AG, ein Anbieter von Medizin- und Pflegeprodukten, hat gemeinsam mit der Pentos AG eine neue Individualsoftware eingeführt. Das vorrangige Ziel des Projekts bestand darin, die Geschäftsprozesse im Bereich kundenspezifischer Operations-Sets ("Custom Procedure Trays", kurz CPT) besser aufzusetzen.
Eine Herausforderung war dabei die hohe Komplexität der Prozesse: Die individuellen Komplettsets bestehen aus Einweg-OP-Produkten, die je nach Einsatzzweck aus rund 7000 Komponenten zusammengestellt werden. Darüber hinaus sind in Produktion und Vertrieb eine Reihe an rechtlichen Vorgaben zu berücksichtigen, die sich häufig ändern. Mit diesen Anforderungen war die historisch gewachsene Software auf Basis von Lotus Notes/Domino an ihre Grenzen gestoßen. Das System war zu unflexibel und konnte die hohen Stückzahlen nicht abbilden. Eine effektive Prozesssteuerung war damit nicht mehr möglich.
Strategischer Bereich
Da der CPT-Bereich für die Paul Hartmann AG strategisch sehr wichtig ist, entschied sich das Unternehmen, in eine komplett neue Software zu investieren. Für die Umsetzung brauchte es zudem einen Partner, der flexibel auf Änderungen im Projektablauf reagiert. Die Wahl fiel auf den Münchner IT-Dienstleister Pentos.
Vom Startschuss bis zum Rollout vergingen zwölf Monate. Die bereits bestehende Notes-Domino-Infrastruktur diente als Basis für das neue System. Auf diese Weise entfielen langwierige und teure Schulungen. Die späteren Nutzer der neuen Software wurden von Anfang an eingebunden.
Projektsteckbrief
Auftraggeber: Paul Hartmann AG.
Branche: Medizin- und Pflegeprodukte.
Projektkategorie: Softwareentwicklung.
Kernprodukt: Individualsoftware zur Steuerung der Vertriebsprozesse.
Systemumgebung: Lotus Notes/Domino.
Herausforderung: komplexe Produktions- und Vertriebsprozesse, sich häufig ändernde rechtliche Vorgaben.
Ergebnis:flexiblere Angebotserstellung,
hoher Automatisierungsgrad,
Zeitersparnis.
Projektzeitraum: zwölf Monate.
Involvierter Dienstleister: Pentos AG.
Ansprechpartner: Stefan Schmid, Leiter Solution-Management in der Entwicklung kundenspezifischer Operations-Sets.
Das Ergebnis ist eine Individuallösung, über die sich sämtliche Vertriebsprozesse mühelos steuern lassen. Wie viel Zeit der Medizin- und Pflegespezialist dabei spart, zeigt sich unter anderem bei der Angebotserstellung: Lagen mit der alten Software bis zu zwei Wochen zwischen dem Besuch des Außendienstmitarbeiters beim Kunden und der Erstellung des Angebots, dauert dieser Prozess heute nur noch wenige Stunden. Mit Hilfe eines eingebauten Kalkulations-Tools kann der Außendienstler den Preis für ein OP-Set sogar direkt vor Ort bestimmen und dem Kunden in wenigen Minuten verschiedene Angebotsvarianten unterbreiten. Dadurch lassen sich insgesamt vier Hartmann-Mitarbeiter anderweitig einsetzen.
Formulare per Knopfdruck
Im Bereich Musterbau/Fertigung lassen sich die benötigten Formulare innerhalb von Sekunden per Knopfdruck erzeugen. Allein dadurch sparen die Mitarbeiter pro Auftrag fast 15 Minuten ein. Insgesamt liegt der Zeitgewinn für die internen verwaltungstechnische Prozesse bei vier Stunden pro Auftrag.
Die Investition im sechsstelligen Euro-Bereich hat sich gelohnt. Das neue System wird von beiden Seiten sehr positiv aufgenommen: Die Mitarbeiter von Paul Hartmann empfinden die neue Geschwindigkeit und Professionalität als innovativ. Sie sind von gleichförmigen und eintönigen Aufgaben befreit und können sich dem Kerngeschäft, dem Verkauf von OP-Sets, intensiver widmen. (sp)