Outlook-Abgleich mit Zweit-PC

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.
Outlook dient heute vielen Business-Anwendern als Kommunikationszentrale. Wird allerdings mehr als ein PC benutzt, etwa ein Bürorechner und Laptop, droht die Datenkonfusion: E-Mails, Kalender- und Adresseinträge weichen auf beiden Rechnern voneinander ab und müssen unter Umständen mühsam manuell abgeglichen werden, sofern nicht beide Geräte an einen Exchange-Server angebunden sind. Ein permanenter Gleichstand aller Outlook-Daten lässt sich aber auch ohne teuren Messaging-Server erzielen, beispielsweise mit Hilfe des Zusatzprogramm "Easy2sync für Outlook" (www.easy2sync.de) von ITSH aus Mühlheim an der Ruhr. Die prinzipielle Funktionsweise des kleinen Werkzeugs ist einfach: Es wird nur auf einem der beiden Rechner installiert und gleicht dann über eine Netzverbindung die lokale Outlook-Datendatei (Outlook.pst) mit jener auf dem Zweitrechner ab. Voraussetzung ist eine Kopplung der beiden PCs über Ethernet oder WLAN, nach Angaben des Anbieters kann der Austausch aber auch über ein USB-Kabel erfolgen, sofern der jeweilige Hersteller eine Software für die Datenverbindung unter Windows (virtuelles Netzwerk) mitliefert.

Easy2sync bietet etliche Einstellungen. So kann der Nutzer die Synchronisierung einzelner Outlook-Ordner festlegen oder den Abgleich in definierten Zeitintervallen vollziehen lassen. Zu beachten ist, dass Outlook während der Synchronisation am Client-PC nicht laufen darf, da sonst die Outlook.pst gesperrt ist. Leider blockieren auch andere Programme wie "Activesync" für Pocket PC oder Desktop-Suchmaschinen die Outlook-Datenbank, deshalb empfiehlt der Anbieter als Workaround den alternativen, zweistufigen Datenabgleich über die Option "Brückendatei". Hierbei wird auf beiden PCs Easy2Sync installiert, der Datenabgleich erfolgt über eine externe, dritte Pst-Datei, die nur als Übergabepunkt dient. Easy2sync für Outlook ist kompatibel mit allen Outlook-Versionen ab 97. Es kostet in der Business-Edition 59 Euro und gleicht sämtliche Outlook-Daten ab, die kostenlose Freeware-Edition ist auf die Synchronisierung von E-Mails beschränkt.

CW-FAZIT: Wer Outlook auf mehreren PCs benutzen möchte und nicht an einen Exchange-Server angebunden ist, hat das Problem abweichender Datenstände. Easy2sync sorgt in solchen Fällen für einen ständigen Datenabgleich.