Mails abrufen im Schlafanzug, während der Mittagspause fernsehen, auf der Zugfahrt Konzepte erarbeiten und sie im Taxi abstimmen - die Art, wie wir arbeiten, verändert sich. Anwendungen über das Internet ermöglichen die flexible und spontane Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten aus. Dadurch helfen sie Unternehmen und ihren Mitarbeitern, Zeit und Kosten für Geschäftsreisen und den Weg zur Arbeit zu sparen. Doch durch die neuen Möglichkeiten entsteht auch eine Arbeitskultur, die Führungspersonen, Teammitglieder und Einzelkämpfer vor die Aufgabe stellt, sich auf mehr Unabhängigkeit, mehr Vertrauen und neue Wege der Vermittlung von Unternehmenszielen einzustellen.
Anwendungen ohne Ortsbindung
Durch die Vernetzung über das Internet löst sich zunehmend das Verständnis auf, dass Arbeit an einem fixen Schreibtisch und im Büro stattzufinden hat. Unternehmensanwendungen sind ebenso wie ihre Nutzer nicht mehr an einen Ort gebunden, sondern von überall erreichbar. In verteilten Teams arbeiten Angestellte, Kunden, Freie und Kollegen an unterschiedlichen Standorten zusammen. Sie beteiligen sich an Projekten, Besprechungen oder Präsentationen, egal ob von unterwegs, vom Büro oder von zu Hause aus.
Firmen schätzen die Flexibilität von Tools wie zum Beispiel "Google Apps", Web-Collaboration-Lösungen wie "Netviewer" und die Online-CRM-Tools von Salesforce.com. Mitarbeiter nutzen mobile Anwendungen auch über Blackberrys und Mobiltelefone.
Die Flexibilität beschränkt sich dabei nicht auf den ortsunabhängigen Einsatz, sondern reicht bei den meisten Internet-basierenden Tools bis zur bedarfsabhängigen Nutzung und Abrechnung: Unternehmen haben die Möglichkeit, die Web-Tools nach Bedarf (on Demand) einzusetzen und je nach benötigtem Funktionsumfang und Nutzerzahl zu bezahlen. Software wird nicht mehr nur stationär installiert, sondern als Dienstleistung angeboten, die Lieferanten nennen das "Software as a Service", kurz SaaS.
Die Vorteile solcher Mietlösungen sprechen für sich: Eine Internet-Verbindung genügt dem Anwender, um die Funktionen ortsunabhängig zu nutzen. Den Betrieb der Software sowie deren Wartung übernimmt der Anbieter. Der Nutzer arbeitet - meist per Browser - mit zentral abgelegten Daten, nutzt die Programmfunktionen und kommuniziert per Mail, Chat und Videokonferenz.
"Mobiles Arbeiten spart Mitarbeitern, die viel unterwegs sind, jede Woche etliche Stunden. Dank Online-Tools und UMTS können sie nun auch die Reisezeit effektiv für Vor- und Nachbereitung nutzen", argumentiert Carsten Kappler, Geschäftsführer der Onventis GmbH aus Stuttgart, deren Mitarbeiter aus dem Vertrieb ihren "Schreibkram" wie Reisekostenabrechnung bereits auf der Rückfahrt im Zug erledigen und die CRM-Daten im Web-basierenden System aktualisieren. Die Hinwendung zu solchen Lösungen kommt nicht von ungefähr: Onventis vertreibt Software für den elektronischen Einkauf (E-Procurement) als Internet-fähige Mietlösung. Die Angestellten nutzen Web-gestützte Tools zur Zusammenarbeit, etwa für die Kommunikation mit Kunden und den technischen Support mittels Web-Collaboration sowie dazu, die Nearshore-Programmierung zu koordinieren. Mit Softwareentwicklern in Bulgarien tauschen sich Onventis-Spezialisten unter anderem über das Instant-Messaging- und IP-Telefonie-Tool Skype aus. "Instant Messaging ist schneller als E-Mail, denn Formalia wie Anrede und Grußformel fallen weg. Trotzdem sind Dialoge im Nachhinein abrufbar, da sie schriftlich festgehalten werden. Das macht Nachfragen in vielen Fällen überflüssig", beschreibt Onventis-Chef Kappler die Vorzüge.
Sach- und Gefühlsebene
Während die geschriebene Kommunikation auf der Sachebene für Klarheit sorgt, ist dies auf der Gefühlsebene nicht immer der Fall. Emotionale Missverständnisse entstehen durch Geschriebenes häufiger, als bei der Besprechung von Angesicht zu Angesicht. Zwischentöne werden falsch interpretiert, fehlt doch die Möglichkeit, Gestik, Mimik und Tonfall des Gegenübers zu deuten. "Die soziale Zusammenarbeit wird in dem Maß anspruchsvoller, in dem der direkte persönliche Kontakt abnimmt", beobachtet Alexandra Kalis, Personalleiterin der Onventis GmbH. "Wir weisen unsere Mitarbeiter auf dieses Problem hin und appellieren, mögliche Missverständnisse gleich anzusprechen und zu klären: War das nun unhöflich oder vorwurfsvoll gemeint? Jeder Einzelne hat die Verantwortung, Konflikte beizeiten aus dem Weg zu räumen."
Meeting per Web-Collaboration
Einer der größten Vorzüge netzbasierenden Arbeitens ist der schnelle, spontane Austausch, findet Berater Patrick Fenzlaff vom Malik Management Zentrum St. Gallen (MZSG). Mit Hilfe einer Web-Collaboration-Lösung des Herstellers Netviewer präsentieren die Berater ihren Management-Ansatz potenziellen Kunden interaktiv im Online-Meeting. Hier bietet sich eine Möglichkeit, die Kluft zu überbrücken, die zwischen einem anschauungslosen Telefongespräch und einem zeitaufwändigen Vor-Ort-Termin klafft. "Die Web-Präsentation schätzen Unternehmen als eine unverbindliche Art, sich näher zu informieren. Sollten sie merken, das ist nichts für sie, können sie den Termin einfach abbrechen. Doch nicht selten wird aus einer auf 30 Minuten angesetzten Beratung ein intensiver Austausch von zwei Stunden", schildert Fenzlaff.
Auch zur internen Projektarbeit setzt das MZSG das Collaboration-Werkzeug ein. Statt Dateiversionen per E-Mail zu verschicken, besprechen die Berater Angebote, Konzepte und Präsentationen während einer Web-Konferenz, bevor sie der Kunde erhält. Dieser wird in die Online-Meetings einbezogen, wenn es beispielsweise um den Umsetzungsstand von Konzepten geht. Hier kommt ein weiteres Web-basierendes Tool zum Einsatz: Auf "Sharepoint" von Microsoft werden Dateien abgelegt und Stati festgehalten. Unternehmensberater Fenzlaff verweist auf die enormen Kosteneinsparungen durch Web-Collaboration : "Addiert man die Reisekosten und den Stundensatz eines Vor-Ort-Termins, rechnet sich der Softwareeinsatz bereits am ersten Tag."
Um zu sparen, setzen Unternehmen immer stärker auf Web-gestützte Software . Doch für den Einzelnen hat die Virtualisierung der Arbeit nicht nur Vorteile. "Viele Menschen geraten in eine Spirale aus permanenter Erreichbarkeit und dem Zwang, immer mehr Informationen in immer kürzerer Zeit bearbeiten zu müssen", beobachtet Brigitte Beer, Gründerin des Personalentwicklungsunternehmens Beerconcept. Manche Anwender benutzen Kommunikations-Tools zu unüberlegt. "Die E-Mail ist längst nicht für jedes Einsatzfeld das effektivste Mittel", erklärt Andreas Schweinbenz, Gründer und Vorstandsvorsitzender der Netviewer AG. Wann welche Botschaft am besten über welchen Kanal verbreitet wird, müssten viele noch lernen.
Der Preis, den die Menschen für die Mobilität zahlen, ist hoch, meint Personalexpertin Beer: "Die Pflicht verfolgt uns überall." Das Eingreifen der Arbeit ins private und familiäre Leben kennt auch Unternehmensberater Fenzlaff: "Menschen sind im Dienst, egal wo sie sich befinden." So praktisch das Arbeiten von daheim für viele ist - Wohnzimmer und Home-Office bleiben selten klar getrennt.
Individuelle Home-Office-Regelungen nehmen nicht nur in der IT-Branche zu. Dank der Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, können Unternehmen hochqualifizierte Fachleute gewinnen, die nicht in der Nähe wohnen. Die Folge: Immer mehr Menschen üben ihren Beruf alleine aus. "Die zunehmende Mobilität schafft eine Vielzahl vernetzter Einzelkämpfer, die wie Satelliten herumschweben", beschreibt Brigitte Beer von Beerconcept. Wenn Personen hauptsächlich medienvermittelt zusammenarbeiten, geht der persönliche Kontakt verloren. Extern arbeitende Angestellte bekommen nicht selbstverständlich mit, welche Ziele ihr Arbeitgeber verfolgt und wo die Entwicklung hingehen soll. Unternehmen haben das erkannt und entwickeln Strategien, die gezielt den Zusammenhalt fördern und die Unternehmenskultur vermitteln sollen.
"Mitarbeiterveranstaltungen und Präsenzphasen sind enorm wichtig, damit man sich trifft, kennen lernt und Erfahrungen austauscht", sagt Personalerin Kalis von Onventis. Dort erhalten alle, also fest angestellte und freie Mitarbeiter in Deutschland und Bulgarien, jede Woche ein Rätsel per E-Mail, das sich nicht mit Google lösen lässt. Durch das Tüfteln wird der Austausch gefördert und eine Gemeinschaftssituation geschaffen, die alle Mitarbeiter vereint.
Führung und Vertrauen
"Die sich verändernde Arbeitsweise erfordert es, den Führungsstil anzupassen. Der gestiegenen Eigenverantwortung alleine tätiger Mitarbeiter muss die Führung mit stärkerem Vertrauen begegnen", so Personalentwicklerin Beer. Gleichzeitig gelte es, die Menschen immer wieder an einen Tisch zu holen. Ein persönliches Gespräch ist unerlässlich, um Konflikte und Schwierigkeiten zu bewältigen. Strategische Besprechungen und Vertragsverhandlungen sollten ebenfalls von Angesicht zu Angesicht geführt werden.
Die mobile Arbeitskultur bringt nicht nur neue Formen der Zusammenarbeit, sondern auch veränderte Kommunikationsbedingungen. Sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmensführung müssen lernen, die netzbasierenden Tools bestmöglich zu nutzen, ihre Schwächen zu erkennen und Konflikte zu vermeiden. (fn)