Endbenutzercomputing in der Fachabteilung allein ist noch nicht Individuelle Datenverarbeitung öDV). Hinzukommen müssen Faktoren wie Motivation und Schulung sowie Kontrolle aus rechtlicher Sicht. Vor allem aber geht es um das Zusammenwirken der Anwender mit den DV-Spezialisten. Die Vereinigung Deutscher Elektrizitätswerke in Frankfurt faßt dazu ihre Arbeitsergebnisse als Empfehlungen über den Einsatz von IDV-Instrumenten zusammen.
Die Datenverarbeitung unterliegt derzeit immer schnelleren technologischen und organisatorischen Veränderungen, was sich deutlich am Übergang von konventionellen stapelorientierten Abläufen hin zu dialoggesteuerten bildschirmorientierten Arbeitsgängen zeigt.
Die technologischen Entwicklungen lassen heute eine Trennung der bisher nebeneinander existierenden Anwendungsbereiche "Datenverarbeitung", "Bürotechnik ", "Kommunikationstechnik" und "Industrieautomation" nicht mehr sinnvoll erscheinen. Diese Bereiche verschmelzen zu einem Gesamtkomplex, der "Integrierten Informationsverarbeitung".
Neben diesem rein technischen Entwicklungsprozeß hat sich gleichzeitig in den Unternehmen die Erkenntnis durchgesetzt, daß eine Produktivitätssteigerung am Büroarbeitsplatz nicht nur durch die Entwicklung und den Einsatz von unternehmenseinheitlichen Anwendungssystemen erreicht werden kann. Vielmehr kann das weite Feld von Aufgaben, die durch Eigenständigkeit und Kreativität gekennzeichnet sind, in vielen Fällen effektiver durch individuelle Lösungen angegangen werden.
Beide Strömungen (technologische Entwicklung und individueller Lösungsansatz), führen verstärkt zur individuellen Datenverarbeitung öDV) als Ergänzung der bisher bestehenden beiden Datenverarbeitungsformen (Stapelverarbeitung und Dialogverarbeitung).
Neues Stadium zwischen Nutzen und Computer
In der Entwicklungsgeschichte der Datenverarbeitung bis hin zur heutigen Informationsverarbeitung bedeutet die individuelle Datenverarbeitung ein neues Stadium in der Beziehung zwischen dem Benutzer und dem Computersystem. Während der Benutzer bisher nur mit Hilfe der Datenverarbeitungsspezialisten die Fähigkeit des Computers in Anspruch nehmen konnte, kann er jetzt bestimmte Aufgaben selbständig mit dem Computer lösen. Hierbei muß jedoch sichergestellt werden, daß der Einsatz der IDV durch den Endbenutzer nicht zu Problemen mit den anderen Bereichen der Informationsverarbeitung führt.
Ziel muß es deshalb sein, im Rahmen einer unternehmensweiten Informationsverarbeitung technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um für die Tätigkeit des einzelnen die
Informationen - das sind Daten, Texte, Bilder, Sprache - am Arbeitsplatz verfügbar zu machen.
Es gilt, den Zugang zu zentralen
Informationen zu kanalisieren und zugleich die Informationsbasis durch Einbeziehen arbeitsplatzbezogener lokaler
Informationen zu verbreitern. Dabei spielt die Fortentwicklung praktizierter Verfahren eine entscheidende Rolle, um die bereits getätigten Investitionen - in Form von real existierenden Anwendungssystemen und technologischen Infrastrukturen - nutzen zu können.
Definition und Aufgabenbereich der IDV
Die IDV zeichnet sich dadurch aus, daß der Endbenutzer
- selbständige Lösungen erstellt, um einen Teil seiner eigenen - oftmals komplexen und kurzfristig zu realisierenden, häufig aber auch einmaligen - Aufgaben besser, schneller und rationeller erfüllen zu können.
- Rechnerleistung (direkt durch PC beziehungsweise indirekt mit Bildschirmgerät) am Arbeitsplatz zur Verfügung hat.
- seine Problemstellung mit Hilfe "endbenutzerorientierter" Werkzeuge und Methoden löst.
- nur gelegentlich die Hilfe einer zentralen Beratungsfunktion der Informationsverarbeitung (Benutzerservice) in Anspruch nimmt.
Hieraus wird deutlich, daß bei der IDV auf ein personenbezogenen Charakter abgestellt wird, das heißt, die IDV unterstützt arbeitsplatzspezifische, im allgemeinen nicht periodisch auftretende Arbeitsabläufe.
Damit ist die IDV eine Ausprägungsform der Informationsverarbeitung und kein Einsatz für die traditionelle Informationsverarbeitung. Im Gegenteil, die Informationsverarbeitung wird in vielen Fällen die Voraussetzung sein (schaffen), um die IDV erfolgreich einsetzen zu können, weil auch für individuelle Lösungsansätze häufig die
Informationen und damit die Schnittstellen bestehender Anwendungssysteme eine wichtige Grundlage bilden. Hierbei muß jedoch gewährleistet sein, daß eine eventuelle Rückführung der mit Hilfe der IDV modifizierten Informationen nur über die vom zugrundeliegenden Anwendungssystem definierten Dateneingänge (Schnittstellen) unter Beachtung der betrieblichen und gesetzlichen Regelungen vorgenommen werden kann.
Während also Ziel der IDV die Unterstützung
arbeitsplatzspezifischer Arbeitsabläufe ist, automatisiert die traditionelle Informationsverarbeitung die Arbeitsabläufe einzelner Unternehmens(teil-)einheiten.
Grundsätzlich ist daher der Einsatz von IDV an solchen Arbeitsplätzen sinnvoll, an denen arbeitsplatzbezogene Informationen (Daten, Texte, Grafiken/Bilder) entstehen und vom Endbenutzer direkt bearbeitet werden.
Insgesamt ist IDV für das weite Feld der Aufgaben geeignet, deren Lösungen durch Eigenständigkeit und Kreativität gekennzeichnet sind. Hierbei muß jedoch beachtet werden, daß IDV immer dort ihre Grenzen findet, wo eine individuelle Lösung nur mit aufwendigen Einweisungen in die zu benutzenden Werkzeuge möglich wäre. Der Aufwand zur Problemlösung muß in einem angemessenen Verhältnis zum erwarteten Nutzen stehen. Deshalb kann IDV immer dann keine geeignete Problemlösung sein, wenn
- Fragestellungen nicht allein mit Endbenutzer-Werkzeugen bewältigt werden können,
- Aufgabenstellungen für geschlossene (standardisierte) Anwendungssysteme vorliegen,
- absehbar gleiche Fragestellungen bei mehreren Benutzern entstehen,
-Informationen von mehreren Mitarbeitern erzeugt, verändert und abgerufen werden,
- Massendaten periodisch erfaßt geprüft, berechnet oder verändert werden müssen,
- Aspekte der "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (BoB)" zu berücksichtigen sind.
Joint-venture zwischen Fachabteilung und DV
IDV darf nicht zum Selbstzweck werden, sondern ist ein ergänzender Ansatz zur Problemlösung bei der Informationsverarbeitung. Dementsprechend muß beim Endbenutzer die Lösung des Fachproblems und nicht das dafür benutzte Werkzeug im Vordergrund stehen.
Für die IDV-nutzende Fachabteilung stellen Endbenutzer-Werkzeuge und sonstige Endbenutzer-Betriebsmittel (zum Beispiel PC, Bildschirm, Drucker) Hilfsmittel dar. Mit ihnen muß sichergestellt werden, daß sie der Problemlösung wirkungsvoll dienen und die Verbindung zur traditionellen Informationsverarbeitung schaffen.
Der Erfüllung solcher technologischer Forderungen an Werkzeuge und Betriebsmittel ist Aufgabe der Informationsverarbeitung. Deshalb fungiert die Informationsverarbeitung als zentrale Anlaufstelle für fachabteilungsübergreifende IDV-Fragen. In Wahrnehmung dieser Aufgabe werden von der Informationsverarbeitung den Fachabteilungen die Endbenutzer-Werkzeuge sowie sonstige IDV-notwendige Betriebsmittel zur Verfügung gestellt und Maßnahmen bei Fehlern, Störungen und sonstigen Ausnahmesituationen definiert. Nur auf diesem Wege bleiben die IDV-Auswirkungen auf die Ressourcen der Informationsverarbeitung in ihrer Gesamtheit kontrollierbar, planbar und damit wirtschaftlich.
Bei Anwendung der IDV durch die Fachabteilung ist diese sodann für die Durchführung und den Kosten-Nutzen-Nachweis zuständig: Der Endbenutzer wendet IDV eigenständig und eigenverantwortlich an. Zu dieser Verantwortung gehören unter anderem auch die Suche/Klärung von Fehlern in seiner Anwendung und die Ergebniskontrolle. Die von Gesetzgeber, Revision und Datenschutz geforderten Auflagen (Nachweispflichten, Dokumentation etc.) sind vom Endbenutzer ebenso zu erfüllen wie die Ergreifung von Maßnahmen zur Sicherung wichtiger Daten vor Verlust und Mißbrauch.
Jedoch muß der Gefahr begegnet werden, daß das sprichwörtlich erwähnte Rad mehrmals erfunden beziehungsweise programmiert wird. Dieses würde zwangsläufig eintreten, wenn aufgrund der Vielfalt der eingesetzten Systeme (Werkzeuge/ Betriebsmittel) gegenseitige Unverträglichkeiten entstehen. Diese Entwicklung von vornherein zu verhindern, ist eine der wesentlichen Aufgaben der zentralen Anlaufstelle der Informationsverarbeitung. Im regelmäßigen Gespräch zwischen Fachabteilungen und Informationsverarbeitung muß eine Trennung zwischen IDV-Lösungen und Projektentwicklungsaufträgen für die Informationsverarbeitung stattfinden. Hierbei kann sich sogar eine vormals aus einem DV-Problem realisierte IDV-Lösung zu einem späteren Zeitpunkt als Standard-Anwendung beziehungsweise als Lösungsansatz für eine mit Hilfe der DV-Anwendungsentwicklung zu realisierende Standard-Anwendungen erweisen.
Anforderungen an die Mitarbeiter
Die Zielrichtung der IDV - nämlich die eigenständige Problemlösung mit geeigneten IDV-Werkzeugen durch den einzelnen Fachabteilungsmitarbeiter - erfordert von den IDV-Anwendungen ein eigenständiges Handeln. Dies setzt nicht nur die Kenntnis bezüglich Funktion und Möglichkeiten der zur Verfügung gestellten IDV-Werkzeuge voraus, sondern in ganz erheblichem Umfang die Fähigkeit einzuschätzen, für welche der durchzuführenden Aufgaben sich der IDV-Einsatz als die geeignete Methode anbietet. Hierzu ist es unerläßlich, daß die entsprechenden Fachabteilungsmitarbeiter über Grundkenntnisse hinsichtlich der Möglichkeiten und Grenzen der Informationsverarbeitung, besonders aber der IDV verfügen.
Der IDV-Anwender ist für seine erzeugten und benutzten
Informationen - sofern ihm diese nicht von der Informationsverarbeitung über geeignete Schnittstellen zu bestehenden Anwendungssystemen zur Verfügung gestellt werden - ausschließlich selbst verantwortlich. Damit liegt auch die alleinige Zuständigkeit hinsichtlich Aktualität und Integrität dieser Informationen bei ihm. Bezüglich Datenschutz und Datensicherheit seiner Informationen trägt er die gleiche Verantwortung, wie sie die Informationsverarbeitung ihrerseits für die in ihrer Obhut liegenden Informationen trägt. Die hierfür erforderlichen Kenntnisse sind eine unabdingbare Notwendigkeit für jeden IDV-Benutzer.
Damit haben die Anforderungen an die Mitarbeiter in Fachabteilungen mit Rahmen die IDV nicht ihren Schwerpunkt bei den IDV-Werkzeugen - diese sollten ja gerade benutzerfreundlich und wenig lernintensiv sein - sondern bei den gesetzlichen (BDSG, GoB) und betriebsspezifischen Regeln, die von der Informationsverarbeitung und damit auch der IDV zu beachten sind.
Die Initiative zur Erlangung dieser Kenntnisse muß dabei von den IDV-Benutzern ausgehen. Die Informationsverarbeitung kann hier nur
Hilfestellung durch ein entsprechendes Dienstleistungsangebot - etwa
durch Einrichtung einer zentralen Anlaufstelle "Benutzer-Service" -
geben. Die in diesem Bereich tätigen Mitarbeiter der Informationsverarbeitung haben die Aufgabe, die Endbenutzer bei der Auswahl der IDV-Werkzeug zu beraten, über die Möglichkeiten dieser IDV-Werkzeuge zu informieren sowie beim Einsatz und in Fehlersituationen Hilfestellung zu geben. Dieses Aufgabenspektrum bringt es mit sich, daß alle Mitarbeiter sowohl über umfassende Kenntnisse der Informationsverarbeitung als auch über einen hinreichend fundierten Aufgabenüberblick in der Fachabteilung verfügen müssen. Zusätzliche Erfahrungen in der Anwendungsentwicklung sind dabei von großem Vorteil. Der Service-Gedanke setzt zudem ein hohes Maß an Kooperationsbereitschaft sowohl hinsichtlich der zu betreuenden Fachabteilungen als auch hinsichtlich der bestehenden Zuständigkeiten für Informationsverarbeitung voraus. Hierzu sollte dann noch die Fähigkeit kommen, die speziellen Fachabteilungsentwicklungen in ihrer Bedeutung für bestehende und/oder geplante Informationsverarbeitungs-Vorhaben richtig einordnen zu können. Diese gesamte Dienstleistungsstarke kann jedoch nur dann erfolgreich sein, wenn sie mit pädagogischem Geschick und der Bereitschaft, Wissen weiterzuvermitteln, durchgeführt wird. Nur wenn nicht "der Fachmann für Informationsverarbeitung, der sowieso alles besser weiß" hervorgekehrt wird, sondern der Berater, der den Benutzer ermutigt und unterstützt, seine Aufgaben mit IDV zu lösen, wird es gelingen, auf die IDV-Entwicklung im Unternehmen steuernd und richtungsweisend Einfluß zu nehmen.
Mit den Möglichkeiten, die der Einsatz der IDV eröffnet, wird ein noch weitgehend unbekanntes organisatorisches Neuland betreten, in dem neben konzeptionellen Fragen auch die traditionellen DV-Fragestellungen hinsichtlich Datenschutz, Datensicherung, Datenverarbeitung, Qualitätskontrolle und Verarbeitungskontrolle noch gelöst werden müssen. Dabei darf die IDV unter Revisions- und Kontrollgesichtspunkten nicht als isoliertes Einzelproblem, sondern nur als Teilsystem der gesamten Informationsverarbeitung eines Unternehmens gesehen werden.
Mit der Ausdehnung von Funktionen der Informationsverarbeitung in der Fachabteilung (individuelle Datenverarbeitung) sowie der bereichsübergreifenden Vernetzung von Arbeitsplatz-Computern untereinander und Zugriffsmöglichkeiten auf zentrale Datenbestände entstehen sowohl neue als auch zusätzliche Schnittstellen, die zu kontrollierer sind. Das Kontrollbild für die Informationsverarbeitung wird damit erheblich ausgedehnt. Der zu erwartende Aufwand für Kontroll- und Sicherungsmaßnahmen sollte in angemessenem Verhältnis zu den erzielbaren Resultaten stehen. Kontroll- und Sicherungssysteme für den IDV-Einsatz werde damit gleichzeitig zu einem Optimierungsproblem von Aufwand und Wirksamkeit der Kontrollrichtlinien.
Solange sich der IDV-Einsatz ausschließlich auf abteilungsspezifische Aufgabenstellungen beschränkt und keine Datenschutzvorschriften oder zentralen Unternehmensdaten berührt werden, sollte unter dem Gesichtspunkt der Kontrolle den Fachabteilungen kein zu enges Korsett aufgezwungen werden, damit nicht wieder neue Abhängigkeiten aufgebaut und produktive Ansätze zur Eigenintiative nicht unnötig abgeblockt werden.
Jedoch gelten für den IDV-Einsatz die gleichen Kontrollrichtlinien wie für die übrige Welt der Informationsverarbeitung immer dann, wenn zentrale Unternehmensdaten verarbeitet werden.
Das Ziel der IDV, nämlich die Produktivitäts- und Qualitätssteigerung durch verstärkte Nutzung der Ressource "Information" durch den einzelnen, kann nur erreicht werden, wenn von seiten der Informationsverarbeitung eine Gesamtkonzeption hinsichtlich der technischen Einbettung der IDV in die bestehende und zukünftige Informationsverarbeitungs-Technologie erarbeitet wird und gleichzeitig die Möglichkeit zur individuellen Datennutzung - etwa durch Bereitstellung wohldefinierter Schnittstellen zu bestehenden Anwendungssystemen und Dateien - umfassend geschaffen werden.
Gelingt es nicht, eine derartige Gesamtkonzeption in kurzer Zeit zu erarbeiten und die Endbenutzer durch ein entsprechendes Dienstleistungsangebot zur Akzeptanz der sich hieraus ergebenen Rahmenrichtlinien zu bewegen, besteht die Gefahr, daß sich eine eigenständige IDV-Infrastruktur entwickelt, die sich später kaum noch mit der gewachsenen Infrastruktur der Informationsverarbeitung verbinden läßt. Damit würde aber nicht nur das Ziel der IDV nicht erreicht, sondern gleichzeitig der Wert der Informationsverarbeitung insgesamt für das Unternehmen reduziert werden.
Dienstleistung am Endbenutzer
Die unbedingt notwendige Integration von IDV und bestehender Informationsverarbeitung stellt damit hohe Anforderungen an die Planung, Entwicklung und den Betrieb der Informationsverarbeitung.
- An die Planung, weil hier der Gesamtrahmen, in dem sich sowohl die Informationsverarbeitung als auch die IDV technisch und organisatorisch zukünftig bewegen darf, festgelegt werden muß.
- An die Entwicklung, weil nunmehr auch bei den zentralen Anwendungssystemen die IDV-Belange berücksichtigt werden müssen, da sie häufig Basis/-Trägersystem für weitere IDV-Anwendungen sein werden.
- An den Betrieb, da in verstärktem Ausmaß ereignisorientierte, nicht planbare Arbeiten auf ihn zukommen werden und damit zu einer weiteren Komplexitätssteigerung führen werden.
Ganz besonders hohe Anforderungen werden aber auf die Unterstützungsgruppe der Informationsverarbeitung, die die unmittelbare Dienstleistung am Endbenutzer erbringt, zukommen. Denn nur wenn es dieser Gruppe gelingt, sich als ein von den Endbenutzern akzeptierter, qualitativ hochwertiger IDV-Fachberater zu präsentieren, wird eine tatsächliche Integration von individueller Datenverarbeitung und Informationsverarbeitung möglich sein.
Information Center - Brücke zwischen den Lagern
Für den Einsatz der IDV ist es zweckmäßig, ein Information Center (IC) einzurichten (Anwenderberatungs- und Informationszentrum). Es ist die zentrale Anlaufstelle innerhalb der Informationsverarbeitung für die IDV und damit der organisatorische Ausdruck einer neuen Form des laufenden Informationsverarbeitungs-Services für die Fachabteilungen. Hier ist das gesamte, für die Fachabteilung verfügbare Spektrum der IDV-Werkzeuge (Hard- und Software) vorhanden. Die potentiellen IDV-Nutzer können sich somit vor einer Entscheidung für ein bestimmtes Werkzeug selbst über den Umfang und die Möglichkeiten der von der lnformationsverarbeitung unterstützbaren IDV-Werkzeuge informieren und sich individuell von den Mitarbeitern des Information Center bei der Zusammenstellung ihrer IDV-Komponenten beraten lassen.
Viele Fachabteilungen möchten bereits heute die Vorteile, die die IDV mit sich bringt, für sich nutzen, obwohl sie die IDV-Durchführung selbst nicht übernehmen können oder wollen. Letzteres kann unterschiedliche Gründe haben. Einerseits mag dies in einer noch ungenügenden Vertrautheit der Fachabteilungsmitarbeiter mit diesen neuen IDC-Möglichkeiten liegen, andererseits mögen wirtschaftliche Gesichtspunkte gegen die Anschaffung von IDV-Werkzeugen für eine Fachabteilung sprechen. Aus diesem Grunde ist es empfehlenswert, im Information Center einen Bereich (Benutzerservice-Zentrum) einzurichten, der für solche Fachabteilungen diese IDV-Aufgaben im
"Auftragsverfahren" durchführen.
IC als integraler Bestandteil der DV
Insgesamt bildet das Information Center die Bräcke zwischen Informationsverarbeitung und individueller Datenverarbeitung. Seine zwei Funktionen - die Beratung der Fachabteilung in allen IDV-Fragen und die Bereitstellung von IDV-Ressourcen - sind von nicht zu unterschätzender Bedeutung für die Informationsverarbeitung. Von ihrem Erfolg wird es abhängen, ob und in welchem Umfang sich das Konzept der individuellen Datenverarbeitung als integraler Bestandteil der Informationsverarbeitung in einem Unternehmen durchsetzt.
Die ausführliche Fassung des Aufsatzes "Individuelle Datenverarbeitung" aus der Reihe "Handbuch für Organisation und Datenverarbeitung", Heft 7, kann über die Verlags- und Wirtschaftsgesellschaft der Elektrizitätswerke m.b.H., Stresemannallee 23, 6000 Frankfurt/Main 70, zum Preis von 23, - DM bezogen werden. Erstveröffenlichung obiger Kurzfassung in der Zeitschrift "Elektrizitätswirtschaft", 1986, Heft 6, S. 243 - 245.