Nexxtsolutions - Digital Signage trifft ERP

Meetings intelligenter und effizienter planen

Jürgen Hill ist Teamleiter Technologie. Thematisch ist der studierte Diplom-Journalist und Informatiker im Bereich Communications mit all seinen Facetten zuhause. 
Mit Book-it offeriert die Münchner Nexxtsolutions GmbH eine Raumverwaltungs-Software, die vor allem durch ihre Vernetzungsfähigkeit auffällt. Unterschiedlichste Prozesse und Workflows lassen sich so verknüpfen und abbilden.
Einen freien Besprechungsraum finden? Das Tool Book-it soll das planen von Meetings deutlich vereinfachen.
Einen freien Besprechungsraum finden? Das Tool Book-it soll das planen von Meetings deutlich vereinfachen.
Foto: Nexxtsolutions

Wer kennt das nicht? Das Meeting ist für 10.30 Uhr angesetzt, startet aber erst um 11.00 Uhr, da Kollege W noch einen verfügbaren Beamer organisieren muss, Kollege X die Stifte für das Flipchart sucht, Kollegin Y dem fehlenden Kaffee hinterher rennt und Kollege Z das Knabbergebäck in der Kantine holt. Oder das Treffen mit einem wichtigen Kunden findet in einer besseren "Besenkammer" statt, weil angeblich alle Besprechungsräume mal wieder ausgebucht sind.

Per Outlook lassen die Meetings inklusive Räume und Catering organisieren.
Per Outlook lassen die Meetings inklusive Räume und Catering organisieren.
Foto: Nexxtsolutions

Solche Peinlichkeiten beim Business-Besuch externer Gäste oder unnötigen Leerlaufzeiten sollen sich mit den "Book-it"-Lösungen der Münchner Nexxtsolutions vermeiden lassen. Wobei einen die Nexxtsolutions-Produkte auf den ersten Blick nicht unbedingt vom Hocker reißen: Zimmerschilder, deren Beschriftung dynamisch geändert werden kann, Software, um Besprechungsräume und Ressourcen zu buchen - Alles nichts Neues! So oder ähnlich kennen wird Produkte aus dem Bereich der Gebäudeautomatisierung schon seit Jahren. Allerdings erheben die Münchner auch gar nicht den Anspruch das Rad neu erfunden zu haben. Sie haben vielmehr bekannte Produktkonzepte und Prozesse - wie es dem Grundgedanken des Internet of Things entspricht - neu miteinander vernetzt und ermöglichen so neue Workflows sowie umfassendere und effizientere Prozesse. Gerade diese Prozessverknüpfung macht denn auch den Charme des Nexxtsolutions-Ansatzes aus.

Das Meeting als Prozess

Die Bedienung ist auch per App möglich.
Die Bedienung ist auch per App möglich.
Foto: Nexxtsolutions

Etwa, wenn bei einer Planung eines Meetings in Outlook gleich die Besprechungsräume eines Standortes mit Foto angezeigt werden und per Mausklick Equipment etc. hinzugebucht werden kann. Ebenso kann an das System neben dem Facility Management auch die hauseigene Kantine oder ein entsprechender Catering-Service angebunden werden, so dass gleich bei der Raumreservierung die entsprechende Verpflegung und Getränke geordert werden. Und dies, ohne dass sich der Einladende, wie häufig der Fall, durch dutzende verschiedene Menüs klicken muss. Ebenso ist hinterher eine automatische Abrechnung der Meeting-Kosten realisierbar, eine Option die vor allem für größere Unternehmen von Interesse sein dürfte. Ermöglicht werden diese Funktionen laut Anbieter durch die Einbindung in Intranet, SAP, Active Directory und Outlook.

Intelligente Wegführung

Intelligente Displays informieren darüber, ob ein Raum frei ist undwas die nächste Veranstaltung ist.
Intelligente Displays informieren darüber, ob ein Raum frei ist undwas die nächste Veranstaltung ist.
Foto: Nexxtsolutions

Zum Meeting selbst kommen dann die elektronischen Anzeigesysteme von Nexxtsolutions ins Spiel. Die Münchner offerieren Foyer-Displays, elektronische Namensschilder, Türschilder sowie Konferenzraum-Beschilderungen. Am Empfang könnte ein externer Meeting-Teilnehmer etwa eines der Namensschilder erhalten, die automatisch elektronisch bestückt werden. In Kombination mit den entsprechenden Türschließsystemen kann der Besucher dank der im Namensschild integrierten Transponder gleich die Zugangsberechtigungen erhalten. Den Weg zum Besprechungsraum findet der externe Gast dann von selbst, denn dorthin könnten ihn die Foyer-Displays, Monitore und Stelen mit kontextbezogenen und zielgruppenorientierten Inhalten leiten, die Nexxtsolutions ebenfalls als Bestandteil des Systems vermarktet.

Am Raum selbst informiert dann etwa das 7 Zoll große Display "Power-dsign" über die nächsten Meetings und mit roten beziehungsweiße grünem LED-Leuchtband, ob der Raum frei oder belegt ist. Der Clou ist dabei eine Check-In-Funktion am Display, über die etwa der Meeting-Initiator die Raumnutzung wirklich bestätigt. Erfolgt diese Bestätigung nicht kann das System den Raum nach einer gewissen Zeit wieder freigeben, so dass er von anderen genutzt werden kann.

Die Kosten

Die verschiedenen Komponenten des Systems können sowohl gekauft als auch gemietet werden. Ebenso ist es möglich die Software Book-it on premise auf einem eigenen Server zu installieren oder aus der Cloud zu beziehen. Nach Angaben der Münchner müssen Unternehmen, die sich zum Kauf der Lösung entscheiden je nach Ausstattung und Funktionalität mit Kosten zwischen 600 und 2.500 Euro je Besprechungsraum rechnen. Im Mietmodell liegen die Kosten zwischen 25 und 125 Euro pro Monat und Besprechungsraum. Überzeugt von der Wirtschaftlichkeit des Systems verspricht Nexxtsolutions eine Amortisierung der Kosten innerhalb von acht Monaten.