Von Helmut Reuter Exklusiv für CW

KÖLN - Inwieweit sind Entwicklung und Wartung eines eigenen Personal-Abrechnungssystems betriebswirtschaftlich noch vertretbar? Den Anstoß zu dieser bewußt provozierenden Frage geben Gesetzgeber, Tarifpartner und die übrigen relevanten Anstalten des öffentlichen und privaten Rechts, wie Sozialversicherungsanstalten, Banken, Berufsgenossenschaften etc., die durch laufende Neufassungen und Modifikationen in den Bereichen des Steuer- und Sozialversicherungsrechts, der Tarifverträge, der Gestaltung von Überweisungsträgern und vielen anderen eine permanente Anpassung der Abrechnungssysteme jedes einzelnen Anwenders an die jeweilig gültigen Anforderungen verlangen.

Der letzte Beweis für die Änderungsanfälligkeit dieser Unternehmensaufgaben - die Lohnsteuerreform 1975 - kann exemplarisch für diese Aussage angesehen werden. Es ist bereits heute bekannt, daß spätestens bis zum Jahreswechsel 1975/76 einige Variationen des Gesetzwerkes vorgesehen sind. Durch den damit verbundenen ständigen Anpassungsprozeß werden Personalkapazitäten gebunden, deren Einsatz in anderen Bereichen des Unternehmens effizienter wäre. Aus diesem Grunde haben wir bei der Zuckerfabrik Pfeifer und Langen, Köln, bereits vor geraumer Zeit die Frage diskutiert, ob auch ein Standardsystem die Erfordernisse unserer Personalabrechnung erfüllen kann. Nach einer eingehenden Analyse der auf dem Markt befindlichen Systeme entschlossen wir uns, ein derartiges Programmpaket zu erwerben.

Seit dem Jahre 1974 ist das TPA-System der Firma treudata GmbH, Krefeld, in unserem Hause im Einsatz. Wir rechnen zur Zeit zirka 2300 Mitarbeiter in unseren Werken Ameln, Dormagen, Elsdorf, Euskirchen und Wevelinghoven ab. Dazu kommen noch etwa 1200 Mitarbeiter in unseren Tochtergesellschaften.

Bei der Entscheidung zum Erwerb des TPA-Systems stand die Überlegung im Vordergrund, daß der Vorteil der zentralen Wartung nicht zu Lasten unserer spezifischen Anforderungen an ein Personalabrechnungssystem gehen darf.

Aus diesen Überlegungen stellten wir die Anforderung an die Konzeption des Personal-Abrechnungssystems, daß dem Anwender die Möglichkeit geboten wird, seine individuellen Probleme optimal zu lösen, ohne auf den Vorteil eines zentralen Wartungsdienstes zu verzichten.

Dieser Anforderung versuchte die Firma treudata bei der Entwicklung Ihres Systems gerecht zu werden. Dazu wurde das Gesamtsystem in vier Blöcke gegliedert.

Anwenderindividuelle Erfassung

Die in unserem Unternehmen bestehenden Formulare konnten weitgehend beibehalten werden, wodurch Störungen des betriebsinternen Ablaufs ausgeschaltet wurden.

Anwenderindividuelle Leistungslohnfindung

Durch die Integration eigener Tabellen und Rechenformeln in das Standardsystem wurden die Anforderungen unseres Hauses in bezug auf Besonderheiten der Lohnfindung erfüllt. Es besteht die Möglichkeit Zeit-, Einzel- und Gruppenakkord- und Einzel- und Gruppenprämienlöhne abzurechnen. Besonderheiten im Bereich der Durchschnittslohnermittlung werden berücksichtigt.

Standardisierter Nettolohnteil

Die gesetzlichen und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen treffen auf jedes Unternehmen im gleichen Maße zu. Aus diesem Grunde ist eine Standardabrechnung in diesem Teil gerechtfertigt. Wenn Veränderungen in diesem Bereich anfallen, ist eine zentrale Wartung sinnvoll.

Benutzerindividuelle Veränderungen, die ihren Ursprung in hausinternen lohnpolitischen Entscheidungen haben, sind dagegen mit einem größeren Aufwand in ein Standard-System zu integrieren. Die Ursachen dafür sind:

- Der abgeschlossene Wartungsvertrag verbietet den Benutzer-Eingriff in ein Standard-Programm

- Die vom Hersteller des Standard-Systems durchzuführenden benutzerindividuellen Veränderungen können meist nur mit Zeitverlust und zusätzlichen Aufwendungen durchgeführt werden.

Individuelle Auswertungen

An dafür vorgesehenen Schnittstellen wurde uns die Möglichkeit eröffnet, mit individuellen Auswertungsprogrammen die vom TPA-System ausgegebenen Dateien zu verarbeiten.

Die größten Vorteile eines Standard-Personalabrechnungssystems liegen zweifelsohne in der vom Hersteller vertraglich zugesicherten (und vom Anwender zu zahlenden) Wartung des Systems im Falle von externen (Steuer, Sozialversicherung, Tarife, Banken) Änderungen.

Die möglichen Nachteile eines Standard-Personalabrechnungssystems liegen in unserem Fall in der Schwierigkeit, interne (Lohnpolitik, Abrechnungsformalismen, Auswertungen) Änderungen zeitnah und kostengünstig durchführen zu können.

Die Abwägung von Vor- und Nachteilen kann jede Unternehmung generell nur unter Berücksichtigung der eigenen Kosten-Nutzen-Relation und des Grades der Anpassungsanforderung an das Standardsystem beantworten.

Wenn man sich zum Erwerb eines Standardsystems für die Personalabrechnung entschließt, sollte dieses mindestens folgende Grundvoraussetzungen erfüllen:

- Klare Definition von Schnittstellen für benutzerspezifische Anwendungen

- Universelle Einsatzmöglichkeit bei Abrechnung verschiedener Firmen

- Systemunabhängige Modularbauweise

- Vollintegrierter DÜVO-Teil

- Einfache Korrekturmöglichkeit bereits abgerechneter Monate

- Diverse Statistiken für externe Institutionen (Berufsgenossenschaft, statistische Ämter).

Helmut Reuter ist Projektleiter bei der Firma Pfeifer und Langen, Köln.