Die Prioritaeten zum Thema Workflow-Management haben sich in der letzten Zeit grundlegend geaendert. Zu Beginn der Workflow- Euphorie Ende der 80er Jahre ist man davon ausgegangen, dass Workflow-Management-Systeme in erster Linie dafuer gedacht sind, stark arbeitsteilige Prozesse zu unterstuetzen, um Wege-, Liege-, Wartezeiten zu reduzieren und den einzelnen Anwender mit gut durchdachter Maskenfuehrung und Plausibilitaetspruefungen vor Eingabefehlern zu schuetzen.

Inzwischen kamen die Unternehmen zu der Ueberzeugung, dass die eigentliche Effizienz in den Geschaeftsprozessen selbst liegt.

Parallel dazu erkannten auch viele Workflow-Anbieter, dass die Praemisse der neuen Generation weniger in einzelnen Funktionalitaeten liegt, sondern in der Einhaltung von Standards und im Offenlegen von Schnittstellen. Denn die Reorganisation vieler Geschaeftsprozesse oder ganzer Organisationen hat bewirkt, dass inzwischen eine voellig neue Komponente der Bearbeitung alltaeglicher Geschaeftsprozesse von den Anwendern gefordert wird: Taskflow in Ergaenzung zu Workflow, also die komfortable Unterstuetzung der Bearbeitung mehrerer Vorgangsschritte an einem Arbeitsplatz, bevor eine Weiterleitung erfolgt.

Als vorrangig erweist sich dabei in diesem Zusammenhang die Notwendigkeit, die Workflow-Funktionalitaet mit bestehenden betriebswirtschaftlichen Anwendungen zu verknuepfen.

Erst dadurch gewinnen Funktionalitaeten der kommerziellen Programme, wie etwa das Umrechnen der zu bearbeitenden Betraege in alle Fremdwaehrungen, weltweit an Bedeutung, da durch die Workflow- Funktionalitaet der Transfer der Vorgaenge ueber Laendergrenzen hinweg wesentlich komfortabler geschieht als bisher.

Grossunternehmen geben sich heute nicht mehr nicht damit zufrieden, Trivialprozesse der Buerokommunikation auf der gruenen Wiese abzubilden. Vielmehr fordern sie eine Einbettung beziehungsweise Ankoppelung der Workflow-Funktionalitaet in/an die bestehenden Kerngeschaeftsprozesse, die haeufig bereits in betriebswirtschaftlichen Anwendungen bearbeitet werden.

Auf der anderen Seite gibt es derzeit wohl kaum ein Software- Unternehmen, das sich Workflow im Augenblick nicht auf die Fahne geschrieben hat. Nur bleibt die Frage offen, wie ernst dem einzelnen Anbieter das Thema Integration wirklich ist. Will man durch Workflow das Facelifting einer veralteten Software- Architektur erreichen, oder wird bei der Gelegenheit tatsaechlich ueber neue Wege fuer das Gesamtkonzept nachgedacht?

Die Frage "Facelifting oder Zugewinn fuer kommerzielle Applikationen?" klingt zwar etwas provokant, hat aber bei naeherem Hinsehen durchaus ihre Berechtigung: Der Interpretationsspielraum, was Software-Anbieter teilweise unter Workflow-Funktionalitaet verstehen, ist relativ gross. Auch darueber, wie tief die Integration zu einer bestehenden Anwendung sein sollte, damit der Erfolg den Aufwand rechtfertigt, gehen die Meinungen noch auseinander.

Grenzt es nicht an Augenwischerei, wenn Eingabemasken aus den betriebswirtschaftlichen Anwendungen, die ja bereits vorhanden sind und im Rahmen der bisherigen Abwicklung zur Erfassung und Verwaltung aller noetigen Daten beste Dienste geleistet haben, in einer der aktuellen Entwicklungsumgebungen eins zu eins "nachgebaut" werden, nur um ein Medium zu schaffen, einen Workflow zu initiieren? Waere es nicht wesentlich sinnvoller, den Workflow nach einem entsprechenden Ereignis in der Anwendung in Gang zu setzen?

Die Bemuehungen der Re-Engineering-Prozesse haben unter anderem das Ziel, einer redundanten Datenhaltung auf die Spur zu kommen und diese weitgehend zu beseitigen. All diesen Aufwand treibt der Anwender jedoch umsonst, wenn anschliessend zwei unterschiedliche Masken mit den gleichen Informationen gefuellt werden muessen, um beispielsweise einen Bestellvorgang via Workflow zu initiieren.

Um aufzuzeigen, welche Fragen im Zusammenhang mit der Workflow- Integration in kommerzielle Anwendungen von Wichtigkeit sind, sollen nachstehend einige der Kriterien angerissen werden:

-Sind betriebswirtschaftliche Anwendungen bereits in die Workflow- Funktionalitaet eingebunden beziehungsweise mit dem Workflow verknuepft? - Wenn ja, welche?

- Welche betriebswirtschaftlichen Anwendungen koennen bereits mit Workflow-Funktionalitaet unterstuetzt werden? Besonders unter dem Aspekt, dass die meisten betriebswirtschaftlichen Anwendungen schon in der Vergangenheit eine gewisse Bearbeitung von Vorgaengen ermoeglichten, erlangt diese Frage eine besondere Bedeutung. Herauszuarbeiten gilt es nun lediglich, welchen Zugewinn die Workflow-Funktionalitaet gegenueber der herkoemmlichen Bearbeitung bringt.

-Kann das Workflow-Tool unabhaengig von der betriebswirtschaftlichen Anwendung eingesetzt werden?

Fuer viele Grossfirmen ist dies eine elementare Frage, denn eine absolute Integration der Workflow-Funktionalitaet in die Anwendung wuerde bedeuten, dass alle Geschaeftsprozesse, die nichts mit der kommerziellen Anwendung zu tun haben, von einem zusaetzlichen Tool erledigt werden muessten.

-Welche Definitionsmoeglichkeiten bietet die Organisationsstruktur der Aufbauorganisation?

- Erfolgt die Definition der Organisationsstruktur hierarchisch, als Matrixstruktur oder in einer anderen Form?

-Ergibt sich eine Vertreterregelung automatisch aus gesetzten Beziehungen des Organisationsmodells (Aufbauorganisation)?

Fuer die Administration ist es von grosser Bedeutung, ob das System aus abgeleiteten Beziehungen des Organisationsmodells, also ohne Eingriff durch einen autorisierten Benutzer oder Administrator, einen Vertreter ermitteln kann.

-Sind Ereignisse aus der Personal- und Zeitwirtschaftskomponente mit dem Workflow synchronisiert? Hier zeigt sich, wie wertvoll eine gute Integration sein kann, denn findet keine Synchronisation zwischen den beiden Komponenten statt, sind Redundanzen zwischen der Anwendung und dem Workflow nicht zu vermeiden. Das gleiche gilt fuer die Abstimmung zwischen der Zeitplanung via Workflow und einem Kalendermodul.

-Gibt es einen Durchgriff auf Workflow-Informationen aus der Anwendung heraus?

Die Bearbeitung der Vorgaenge darf nicht einseitig vom Workflow ausgehen. So sollte der Anwender der Applikationen in der Lage sein, den Status des Vorgangs, den aktuellen Bearbeiter, gesetzte Termine, angefuegte Dokumente sowie die Historie des Prozesses abrufen zu koennen.

-Inwieweit entspricht die Workflow-Software dem heutigen Stand der Technik beziehungsweise orientiert sie sich an dem Referenzmodell der Workflow Management Coalition (WfMC)?

"State of the art" zu sein bedeutet heute, offene Schnittstellen zur Verfuegung zu stellen, objektorientiert zu arbeiten und sich an den Vorgaben der WfMC zu orientieren. Um dem Anwender die Orientierung zu erleichtern, bemueht sich die WfMC um die Definition diverser Standard-Interfaces zwischen den Analysetools und dem Workflow - ueber Austauschformate (API-Calls) - sowie zwischen unterschiedlichen Workflow-Systemen oder zu Groupware- Anwendungen beziehungsweise zu kundenspezifischen Applikationen auf unterschiedlichen Plattformen und zur Auswertung der statistischen Workflow-Daten ueber Administration und Monitoring.

Da immer mehr Wert auf eine unternehmensweite Systemarchitektur gelegt wird, fordern die Anwender Systeme, die in der Lage sind, sich dieser Architektur anzupassen oder sich ihr unterzuordnen. Sie duerfen keinesfalls den Anspruch erheben, die Steuerung aller Komponenten dieser Architektur zu uebernehmen, um so das Unternehmen in eine erneute Abhaengigkeit zu einem bestimmten Produkt oder Anbieter zu bringen.

Zur umfassenden Einschaetzung eines Produktes gehoeren jedoch neben den rein fachlichen Fragen zur Integration zwischen Workflow und den betriebswirtschaftlichen Anwendungen auch noch Themen, die die weitere Infrastruktur sowie die Kosten beleuchten:

-Organisations-Management: Wie stellt sich die Aufbauorganisation dar?

-Modellierung, Analyse, Simulation, Optimierung: Gibt es ein integriertes Tool, oder wird mit Third-Party-Produkten gearbeitet? Wie tief und komfortabel ist die Integration zwischen Analyse- und Workflow-Tool? Wie leistungsfaehig ist die eingesetzte Komponente im Hinblick auf Simulationstechniken?

-Prozessgestaltung: Wie komfortabel wird die Ablauforganisation unterstuetzt?

-Dokument-Management: auch dies ein Aspekt der Integrationsfaehigkeit in eine firmenweit einheitliche Software- Architektur.

-Protokollierung, Auswertung und Monitoring: das ungeliebte Kind der Workflow-Aera, auf alle Faelle der meistdiskutierte Teil, ohne den jedoch die gewuenschte und immer wieder propagierte Effizienzsteigerung und all die heren Ziele wie Auskunftbereitschaft "Just in time" oder gerechte Arbeitslastverteilung nur schwer zu realisieren sein werden.

-Technische Voraussetzungen sowie Schnittstellen und Standards: Nachdem die wenigsten Anwenderunternehmen auf der gruenen Wiese planen koennen und somit auf eine gewachsene Infrastruktur Ruecksicht nehmen muessen, ist dieser Teil oft ein wesentlicher Bestandteil der Voruntersuchungen in Workflow-Projekten. Die perfekteste Workflow-Funktionalitaet nuetzt nichts, wenn die noetige Platt-form vom Anbieter nicht unterstuetzt wird oder keine Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen zur Verfuegung gestellt werden. Auch die Mindestkonfiguration der einzelnen Ar- beitsplaetze (Anwender, Administrator und Entwickler) ist nicht unwichtig fuer eine umfassende Budgetplanung und Kosten- /Nutzenrechnung.

-Von allgemeinem Interesse: Sind die Produkte bereits bei Kunden installiert und wie oft? Welche Ausbildung zur Handhabung ist noetig und welche Hilfsmittel in puncto Dokumentation und Benutzerleitfaeden werden zur Verfuegung gestellt?

-Kosten: Last, but not least das liebe Geld. Die Preise sind ja leider oft stark abhaengig von der Groesse und Medienwirksamkeit des Auftraggebers. Was jedoch von allgemeinem Interesse sein duerfte, ist die Frage, ob fuer Anwender der betriebswirtschaftlichen Anwendungen zusaetzliche Kosten fuer die Workflow-Integration zu erwarten sind oder ob Workflow eine Komponente der Applikationen sein wird, die keine Zusatzkosten verursacht.

Kurz & buendig

Workflow-Management sollte sich nicht darauf beschraenken, Buerovorgaenge elektronisch nachzubilden. Ein viel groesseres Rationalisierungspotential ergibt sich dann, wenn die Vorgangsbearbeitung in die Geschaeftsprozesse integriert ist. Deshalb haben viele Anbieter betriebswirtschaftlicher Standardsoftware angekuendigt, sie wuerden mit ihren Paketen kuenftig auch ein Workflow-Management zur Verfuegung stellen. Um hier nicht auf blosse Marketing-Versprechen hereinzufallen, muss der potentielle Kunde die richtigen Fragen stellen.

*Renate Karl ist Management Consultant bei der dsk Beratungs GmbH in Pfaffenhofen.

Die Autorin hat in einer Studie bei den bekanntesten Anbietern betriebswirtschaftlicer Standardsoftware den Integrationsgrad von Workflow-Funktionalitaet in die kaufmaennische Software unterstuetzt.