Im Fokus des 1990 als Management-Buy-out gegründeten biomedizintechnischen Unternehmens Aap steht die Heilung des menschlichen Skelettes. Produkte und Verfahren tragen dazu bei, natur- oder unfallbedingte Schäden und Frakturen zu heilen. Das Unternehmen produziert Systeme für die Knochenbruchheilung, beispielsweise Fixationssysteme wie Nägel, Platten und Schrauben. Zweites wichtiges Standbein sind Langzeitimplantate wie künstliche Gelenke. Den dritten Bereich bilden Forschung und Entwicklung (F&E). Die dort erbrachten Dienstleistungen werden auch an externe Auftraggeber verkauft. Neben der eigentlichen Forschungstätigkeit, sowie der klinischen und physikalischen Erprobung der Implantate erhalten die Kunden von Aap auch Unterstützung bei nationalen und internationalen Zulassungsverfahren.
Gefordert: Einfaches HandlingÜberwiegend werden spezielle Einzelstücke und Kleinserien bedarfsgerecht gefertigt. Rechnet man aus den 4000 Verkaufsartikeln die geometrischen Varianten heraus, verbleiben noch mehr als 1000 verschiede Produkte. Dieser Variantenreichtum und die Vielzahl der Abnehmer wie Praxen, Krankenhäuser, Reha-Kliniken und Forschungsinstitute führen zu einem beachtlichen Verwaltungsaufwand - und den gilt es zu reduzieren.
Bereits mit Unternehmensgründung setzte man bei Aap eine integrierte IT-Lösung ein. Diese Erstinstallation bot allerdings keine ausreichende Kopplung zu Qualitäts-Management und CAD-System. Auch die heute genutzten Workflow-Mechanismen standen noch nicht zur Verfügung. Mit dem Wissen um das hohe Nutzenpotenzial und den Erfahrungen mit einer übergreifenden DV-Lösung wurde ein umfangreicher Auswahlprozess für eine neue Lösung eingeleitet. Wichtige Auswahlkriterien waren die Umsetzung eines effizienten Informations-Managements einschließlich eines ausgereiften Workflows, grafische Benutzeroberflächen sowie die Integration von CAD- und CAQ-Lösungen. Somit sollten sämtliche IT-Aufgabenstellungen über den Produktions- und Vertriebsbereich hinaus bis zu Finanzbuchhaltung, Controlling und Qualitäts-Management in einer integrierten Business-Lösung abgebildet werden. Das einfache Handling auftragsbezogener Stücklisten in Konstruktion, Einkauf und Fertigung, Variantengenerator und Produktkonfigurator mit Sachmerkmalsleisten bildeten weitere wichtige Anforderungen.
Grundlegend für die Implementierung des neuen Softwaresystems der Proalpha Software AG, Weilerbach, war die Forderung, die prozessorientierte Organisationsstruktur von Aap in einer geeigneten IT-Struktur abzubilden sowie die Informationsverarbeitung und -weiterleitung effektiv umzusetzen. Es sollten Softwaremodule zur Verfügung stehen, die einerseits abteilungsbezogene Tätigkeiten optimal unterstützen, andererseits mit ihren Verknüpfungen eine integrierte Lösung bilden. Darüber hinaus muss die gezielte und zeitgerechte Informationsverdichtung im Sinne eines Management-Informationssystems sichergestellt sein.
Bis zum Feedback des ArztesGrundsätzlich verfolgt Aap schon seit Anfang der 90er Jahre die Prozessorientierung seiner Geschäftsabläufe, um zu einem effizienten Informations-Management zu gelangen. Selbst die F&E-Dienstleister sowie der Aap-Vertrieb agieren seitdem prozessorientiert. Beispielsweise verstehen sich die Vertriebsmitarbeiter durchaus als Vor-Ort-Entwickler und Zuarbeiter der F&E-Abteilung, da sie häufig einen Ideenfindungsprozess aus der Problembeobachtung oder aus Anregungen eines praktizierenden Arztes ableiten. Diese Vertriebler fixieren das Projekt ingenieurmäßig und leiten es an die F&E-Abteilung weiter. Die involvierten Außendienstler bleiben an der prozessorientierten Entwicklungsarbeit beteiligt, bis hin zum Feedbacks an den Arzt.
Workflow-Automatismen unterstützen die gesamte Auftragsabwicklung. Sie basiert auf ereignisgesteuerten Vorgangsketten. Speist zum Beispiel ein Mitarbeiter, egal ob von außen oder aus dem Innendienst, einen Auftrag ein, werden die Verfügbarkeit des benötigten Teils geprüft und automatisch die Auslagerung sowie der Versand angestoßen. Fakturierungszeitpunkt, Zahlungskonditionen und andere kundenspezifische Parameter sind individuell konfigurierbar.
Kommentare sind möglichErfordert eine Verletzung oder Erkrankung eine spezielle Anfertigung, liegt in der Regel eine Problembeschreibung oder auch schon ein mehr oder weniger detailliert skizzierter Lösungsvorschlag vor. Diese Daten werden zusammen mit den Kundenstammdaten, gewünschten Terminen und anderen Informationen als Auftrag eingespeist. Sind Entwickler und Konstrukteure am Auftrag beteiligt, greifen sie auf alle bis dahin angefallenen Informationen einschließlich Terminen in der zentralen Datenbank zu und speisen ihre Daten dort ein.
Jeder Speichervorgang und jede Änderung werden protokolliert. Dabei hat der Anwender die Möglichkeit, freien Text beispielsweise als Kommentar zu hinterlegen. Es ergibt sich ein transparentes, aktuelles und leistungsfähiges Informationssystem, das zu jedem Auftrag und Projekt sowie zu jeder Abteilung, eventuell zu einzelnen Arbeitsplätzen, detaillierte Informationen zum Stand aller Aktivitäten und Aufträge bietet. Die Bewegung jedes einzelnen Belegs lässt sich vorwärts und retrograd verfolgen - und das bis auf die unterste Positionsebene mit den Details des verkauften Implantats.
Die Rückverfolgbarkeit der Artikel über sämtliche Produktionsprozesse hat für den Medizinprodukte-Hersteller große Bedeutung. Versagt ein Implantat, ist Aap in der Lage, für dieses Produkt die gesamte Entstehungsgeschichte zurückzuverfolgen. Dies setzt voraus, dass das Qualitäts-Management entsprechend organisiert und als ein integrierter Bestandteil sämtlicher Prozessabläufe in der Software eingebunden ist.
CAQ-Software immer einbindbarGrundsätzlich kann bei Proalpha über User-Exits jede übliche CAQ-Software angebunden werden. Als besonders einfach hat sich die auch hier realisierte Integration des CAQ-Systems von Babtec erwiesen. Somit ist auch das Qualitäts-Management einschließlich der Qualitätssicherung mit den Aufgabenstellungen wie Prüfplanerstellung, Prüfdatenerfassung oder Reklamations-Management in den Workflow integriert. Mit Erstellung des Arbeitsplans erhält der zuständige Mitarbeiter der Qualitätssicherung automatisch auf seinen Bildschirm die Aufgabe, einen entsprechenden Prüfplan zu erstellen. Dabei kann er auf alle relevanten Unterlagen einschließlich Fertigungsplan, Zeichnung und Stückliste sowie alle Unterlagen aus den Kundengesprächen zugreifen. Kommt vom behandelnden Arzt über den Außendienst ein Verbesserungsvorschlag oder eine Reklamation, wird dieser nach der DV-Erfassung automatisch den relevanten Abteilungen zugeleitet.
Sind die Unterlagen einschließlich Prüfplan komplett, gibt Proalpha den Auftrag frei und stellt ihn termingerecht in die Fertigung ein. Vorher wurde die Verfügbarkeit der benötigten Werkstoffe und Zukaufteile geprüft. Sinken deren Bestände unter die definierten Grenzen, wird rechtzeitig eine Bestellung angestoßen.
Über die Online-Schnittstelle CA-Link wird auch die volle Integration des Konstruktionsbereiches mit den vorhandenen CAD/CAM-Systemen erreicht. Die direkte Vernetzung ist über eine ODBC-Schnittstelle realisiert. Da ein zwischengeschaltetes EDM- oder PDM-System nicht benötigt wird, ist der Online-Datenaustausch ohne redundante Datenhaltung möglich. Die Konstrukteure arbeiten direkt auf der ERP-Datenbank von Proalpha. Stücklisten, Stammdaten und alle anderen Informationen sind nur im ERP vorhanden. Greifen die Konstrukteure beispielsweise über die Sachmerkmalsleisten auf Daten bisher schon konstruierter und gefertigter Prothesen zu, müssen sie ihre Konstruktionssoftware nicht verlassen. Die entsprechenden Funktionalitäten sind in ihre gewohnte Bedienoberfläche integriert. Ebenso einfach können sie aktuelle Lagerbestände von Komponenten online abfragen, Arbeitsplandaten und Terminplanungen einsehen. Ebenso greift beispielsweise die Arbeitsvorbereitung direkt auf Zeichnungen zu.
Auch ohne das noch zu implementierende DMS-Modul wurde bereits der komplette Belegfluss so weit automatisiert, dass die sonst übliche Übergabe eines Belegs, wie Durchreichen der Bestellung, eines Kommissionierscheins oder einer Abmeldung nicht mehr erforderlich ist.
*Meinolf Droege ist freier Journalist in Ingelheim
Aap Implantate AG
Die in Berlin ansässige Aap Implantate AG wurde 1990 als Management-Buy-out gegründet. 1997 folgte mit der Umwandlung des Unternehmens in eine Aktiengesellschaft die Grundsteinlegung für den im Mai 1999 erfolgreichen Börsengang. Damit war Aap als erstes bio-medizinisches Unternehmen am Neuen Markt notiert. Mit derzeit 98 Mitarbeitern agiert der Hersteller weltweit auf den Gebieten der Knochenbruchheilung (Osteosynthese), der Langzeitimplantate (Endoprothetik, zum Beispiel künstliche Gelenke) und bietet diverse Dienstleistungen zur Forschung und Entwicklung. Mit einer Tochtergesellschaft in den USA und weiteren weltweit angesiedelten vierzig Niederlassungen erwirtschaftete das Unternehmen im Geschäftsjahr 2000 mehr als 30 Millionen Mark Umsatz. Die auf Expansion ausgerichtete Firma verfügt über 4000 verschiedene Produkte sowie 17 Patente und Gebrauchsmuster.