Endlich gibt es konkrete Anforderungen an die leistungsfähigen Prozess-Steuerungstools der Kategorie Workflow bzw. Business Process Management. Fristeten diese doch in den vergangenen Jahren ihr Dasein mehr im Verborgenen – oft als ungeliebtes, mit Vorurteilen belegtes Thema. Die Anwender fürchteten die von den Entscheidungsträgern geforderte Transparenz der Prozesse. Der „gläserne Mensch“ wurde geboren. Inzwischen haben viele Anwender - und sogar aufgeklärte Personal- und Betriebsräte - erkannt, dass diese elektronischen Hilfsmittel unter Umständen sogar belegen können, was die Mitarbeiter von heute an e-Mail-Flut und elektronischen Dokumenten bewältigen. Das Papier auf den Schreibtischen, das bisher belegte, wie viel ein Sachbearbeiter zu tun hat, wird schließlich immer weniger. Wer also, wenn nicht die IT-Systeme, soll den Nachweis über das wirkliche Arbeitsaufkommen erbringen.
Aber warum ist BPM geeigneter als andere Methoden, die Einhaltung der Verhaltensmaßregeln, Gesetze und Richtlinien sicherzustellen? Die Antwort liegt auf der Hand: Viele Faktoren, die Voraussetzung dafür sind, gehören zur „Grundausstattung“ der BPM- bzw. WorkflowTools. Die Prozesse können bereits entlang der nötigen Richtlinien designed werden. Darüber hinaus überprüfen Workflow Management Systeme die Einhaltung gesetzter Fristen und überwachen deren ordnungsgemäße Abarbeitung. Worklflow Management stellt darüber hinaus - soweit nötig – Eskalationsprozeduren bereit, die eine gesetzlich korrekte und fristgemäße Abwicklung der Vorgänge durch die dafür autorisierten Personen gewährleisten.
Die Protokollierung und Historisierung aller elektronisch vorgenommenen Änderungen sind eine weitere Garantie dafür, dass der in den Compliance Richtlinien geforderten Nachvollziehbarkeit Rechnung getragen wird. So kann mit Hilfe dieser Werkzeuge exakt nachgewiesen werden, welche Dokumente im Rahmen des jeweiligen Geschäftsprozesses durch wen geändert wurden. Ebenfalls Teil dieser Software Systeme sind Audit Trails, die eine Auswertung aller ablaufrelevanten Daten möglich machen.
Workflow Management
Workflow Management ist in der Regel eine in ECM integrierte Steuerungskomponente. Man unterscheidet zwischen dokumentbasiertem Workflow und prozessorientiertem Workflow. Der dokumentbasierte Workflow ist setzt darauf auf, dass ein Dokument im ebenfalls integrierten Dokumenten Management oder Archiv bekannt ist, das den Prozess startet. Ein Prozessorientierter Workflow hingegen ist in der Regel Event-gesteuert und kann auf Grund definierte Ereignisse gestartet werden.
Alle Workflow Pakete haben drei Haupt-Komponenten, zum einen das Designelement oder auch Entwicklungsumgebung, die eigentliche Workflow-Engine zur Unterstützung der Laufzeit und last but not least die Audit Trails, die alle vorgangsrelevanten Informationen sammeln und zur Auswertung zur Verfügung stellen.
Business Process Management
Schon seit mehr als 10 Jahren wird der Lifecycle eines Geschäftsprozesses von der Analyse über die Simulation zur Laufzeitunterstützung, die anschließende Auswertung der Audit Trails und die Rückführung dieser Informationen in die Analyse zur Prozessoptimierung beschrieben. Wirklich umgesetzt wird dieses Konzept erst von einigen wenigen innovativen BPM-Anbietern. Die Workflow-Systeme wurden somit um zwei weitere Komponenten erweitert, den Modellentwurf mit der Simulation und einer Auswertungskomponente für die Audit Trails. Ein wirklich leistungsfähiges BPM übernimmt allerdings darüber hinaus auch integrative Aufgaben, so dass neben ERP-Systemen auch die gesamte IT-Landschaft in die Prozesse eingebunden werden kann.
Renate Karl
Renate Karl ist Beraterin für den Bereich BPM/ECM, DMS/Archiv. Sie wurde unter anderem mit dem Award of Excellence der AIIM ausgezeichnet. Als Beraterin, Autorin der dsk-Studien und durch zahlreiche Vorträge und Veröffentlichungen gehört sie in Deutschland zu den anerkannten Experten im BPM-Bereich.