MÜNCHEN (CW) - Die Organisation der Individuellen Datenverarbeitung (IDV} Ist In vielen Unternehmen bereits Im Gange. Entscheidend für diese Einführungsstrategie ist jedoch, jene Instrumente herauszufinden, die dem Bedarf am besten angepaßt sind. Harald Huber, Wirtschaftsassistent In einem nichtgenannten EDV-Unternehmen, beschreibt, wie dieses Problem in seiner Firma für den Fachbereich Personal angegangen wurde.
Eine der Schwierigkeiten bei der Organisation der IDV ist, daß die Mitarbeiter eines Unternehmens kein homogenes Bild bieten, da ihre Tätigkeiten und somit ihr Bedarf an die IDV stark variieren. Deshalb müssen zunächst - je nach Funktion der Anwender - Benutzergruppen definiert werden. Für eine mögliche Unterteilung böten sich beispielsweise - das Sekretariat,
- die Sachbearbeitung,
- das Management und
- die Unternehmensführung an.
Während die Sachbearbeitung mit einfacheren Systemen, die einer Karteikartenverwaltung entsprechen, auskommen, ist die Unternehmensführung auf komplexe Abfragen über Gesamtunternehmensdaten angewiesen. Nicht berücksichtigt wird in diesem Fallbeispiel, daß sich die wirkliche Aufgabenverteilung im Laufe der Zeit weiterentwickelt und menschliche Aspekte ebenfalls eine wichtige Rolle spielen. Hierzu gehören zum Beispiel hierarchische Machtfaktoren, Einflußmöglichkeiten sowie Fachkenntnisse. Untersucht wurde der IDV-Bedarf von rund 50 Mitarbeitern einer Fachabteilung ohne Sekretariat und Management. Die Befragung wurde anhand von Fragebogen durchgeführt. Die Fragen selbst orientierten sich an den IDV-Möglichkeiten und wurden dementsprechend gruppiert. Dagegen bezogen sich die Formulierungen auf die Tätigkeiten der Mitarbeiter. So wurde, um die Notwendigkeit einer Datenbankfunktion am Arbeitsplatz zu ermitteln, das derzeitige Tätigkeitsbild nach Listenbearbeitung und ihrer Ausprägung hinterfragt. Das Ergebnis waren 23 Fragen, die die Bereiche Textverarbeitung, Datenverwaltung, Kalkulation, Grafik sowie Datentransfer betrafen. Aufgrund dieser Befragung konnte man deutlich Abweichungen bei den jeweiligen Tätigkeiten erkennen. So erstellte zwar nahezu die Hälfte der Interviewten Material für Präsentationen, doch nur ein Drittel dieser Mitarbeiter führte sie auch durch. Überraschend gering war auch der Anteil derjenigen, die mit Kollegen kooperierten. In den meisten Fällen hätte ein Arbeitsplatz einfach mit Eingabe/Verarbeitung/Ausgabe beschrieben werden können.
Für die Gruppierung dieser Mitarbeiter erstellte man eine Cluster-Analyse. Bei der Auswertung ergaben sich drei Gruppen:
*Administration
Hierbei handelt es sich um die größte Gruppe. Zu ihrem Aufgabenbereich gehört, Einzelfälle zu verfolgen und abzuwickeln. Ihr IDV-Bedarf war deshalb mehr auf Textverarbeitung/Formularerstellung ausgerichtet. Die Mitarbeiter der Administration kommunizierten weniger als andere mit ihren Kollegen.
*Steuerung/Regelung/Planung
In dieser Abteilung werden komplexe Auswertungen über mittlere bis große Datenbestände durchgeführt. Ihr Job bestand darin, Entwicklungen nachzuvollziehen, entsprechende Planungen vorzunehmen und bei unerwünschten Entwicklungen Maßnahmen einzuleiten. Ihren Tätigkeiten entsprechend war diese Gruppe besonders an komplexen Datenverwaltungs- und Kalkulationstools interessiert.
* Datentransfer
Diese zahlenmäßig kleinste Gruppe beschäftigt sich vor allem mit der Zusammenfassung und Weitergabe von Daten. Die Kommunikation mit anderen Mitarbeitern war größer als bei den anderen Abteilungen. Das Hauptinteresse des Bereichs Datentransfer galt Instrumenten, die sie bei der Erstellung von Präsentationen und in der Kommunikation unterstützen.
Die Befragung in dem DV-Unternehmen erhebt nicht den Anspruch, repräsentativ zu sein. Dennoch ist interessant, daß der Bedarf der Mitarbeiter an IDV-Tools nicht ihrer hierarchischen Rangordnung entspricht. Deshalb sollte jeder Betrieb vor der Einführung von IDV eine ähnliche Analyse vornehmen. Sie ist auf jeden Fall einer theoretischen Unterteilung vorzuziehen. Mit ihr läßt sich herausfinden, ob beispielsweise der Manager ein Telefon und Berichtssystem benötigt, die Sachbearbeitung dagegen ein Multifunktionsterminal, das dem neuesten Stand der Technik entspricht.
Demgegenüber muß das Ergebnis zweifelhaft sein, wenn man schon vor Beginn der IDV-Einführung von falschen Voraussetzungen, die die Strukturierung' der Mitarbeiter betrifft, ausgeht.