Mit SAP Fakturierung verbessert

Gisa nutzt gebündelte Services

Dr. Andreas Schaffry ist freiberuflicher IT-Fachjournalist und von 2006 bis 2015 für die CIO.de-Redaktion tätig. Die inhaltlichen Schwerpunkte seiner Berichterstattung liegen in den Bereichen ERP, Business Intelligence, CRM und SCM mit Schwerpunkt auf SAP und in der Darstellung aktueller IT-Trends wie SaaS, Cloud Computing oder Enterprise Mobility. Er schreibt insbesondere über die vielfältigen Wechselwirkungen zwischen IT und Business und die damit verbundenen Transformationsprozesse in Unternehmen.
Anzeige  Der IT-Dienstleister Gisa aus Halle bündelt seine Services und schafft so einen durchgängigen und portalgestützten End-to-End-Prozess für die aufwandsbezogene Fakturierung mit Kunden.

Zu den Aufgaben von CIOs gehört es, IT-Anwendungen, die Geschäftsmodelle und -prozesse unterstützen, rasch und flexibel an neue Markterfordernisse anzupassen. Ein wichtiges Instrument kann SOA sein. Denn Services unterstützen die IT darin, neue, anpassungsfähige und kollaborative Geschäftsprozesse sowie Geschäftsmodelle zu entwickeln. Damit ist SOA eindeutig ein Thema für das Top-Management. Das bestätigt eine aktuelle Studie der IT- und Management-Beratung Capgemini ("IT-Trends 2009 - Zukunft sichern in der Krise") unter 130 CIOs. Mehr als 70 Prozent der Befragten gaben dabei an, dass die Planung und der Aufbau einer SOA inzwischen Top-down erfolgen.

Lagerhaltung über Systemgrenzen vereinheitlichen

Technische Kernelemente einer SOA sind wiederverwendbare und standardisierte Web Services, die einzelne Geschäftsfunktionen kapseln. Mit diesen Software-Bausteinen lassen Geschäftsabläufe, wie etwa die Lagerhaltung, unabhängig von einzelnen Anwendungslösungen beschreiben und über Systemgrenzen hinweg vereinheitlichen. Das ermöglicht die rasche Einbindung von Kunden und Geschäftspartnern in die eigenen Geschäftsabläufe.

Mit Enterprise Service aus dem ES Bundle "Electronic Bill Presentment and Payment" sowie eigenen Services schafft der IT-Dienstleister Gisa GmbH aus Halle einen vollständig elektronischen sowie weitgehend automatisierten End-to-End-Prozess für die aufwandsbezogene Fakturierung.
Mit Enterprise Service aus dem ES Bundle "Electronic Bill Presentment and Payment" sowie eigenen Services schafft der IT-Dienstleister Gisa GmbH aus Halle einen vollständig elektronischen sowie weitgehend automatisierten End-to-End-Prozess für die aufwandsbezogene Fakturierung.

Das Konzept der Web Services hat SAP um eine betriebswirtschaftliche Komponente erweitert. Sogenannte Enterprise Services beinhalten - anders als Web Services - auch eine dokumentierte geschäftliche Semantik. Enterprise Services und deren Dokumentationen fasst SAP unter einer gemeinsamen betriebswirtschaftlichen Fragestellung zu Enterprise Services Bundles (ES Bundles) zusammen. Werden die gebündelten Services in einer bestimmten Abfolge kombiniert, lassen sich Prozessschritte definieren und Service-orientierte Geschäftsszenarien rasch aufbauen.

Service-Orientierung als Geschäftsstrategie

Davon profitieren Unternehmen wie der IT-Dienstleister Gisa GmbH aus Halle. Die Service-Orientierung ist ein wesentlicher Bestandteil in der IT- und Geschäftsstrategie von Gisa. Ziel des Unternehmens ist es, innovative Service-Angebote einzuführen, um damit Bestandskunden langfristig zu binden und Neukunden zu gewinnen. "Wir treiben damit den Aufbau einer strategischen und übergreifenden Unternehmensplattform voran. Das sind wichtige Voraussetzungen für die Umsetzung unserer langfristigen Wachstumsstrategie", erklärt Jürgen Klaus, Prokurist und Projektleiter bei der Gisa GmbH.

In Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Mathematik und Informatik der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg baute der mittelständische IT-Dienstleister einen Service-basierten und portalgestützten Prozessablauf für die aufwandsbezogene Fakturierung von Kundenprojekten auf. Dieser wird Anfang 2010 die derzeit noch papierbasierten und deshalb auch zeitaufwendigen und teuren Prozesse bei der aufwandsbezogenen Faktura ablösen.

ES Bundles - die Bausteine für Service-basierte Geschäftsabläufe

Technisch gesehen erweitern ES Bundles die Funktionalität von SAP ERP sowie weiteren Anwendungen der SAP Business Suite. Jedes ES Bundle für SAP ERP wird mit den dazugehörigen Dokumentationen über die Enhancement Packages ausgeliefert. Für die anderen Lösungen der SAP Business Suite sowie die Branchenlösungen werden diese als Software-Add-Ons bereitgestellt. Derzeit gibt es rund 70 ES Bundles für die ERP-Kernprozesse sowie weitere für industriespezifische Prozesse. Diese Informationen stehen über ein interaktives Wiki-Format im SAP Developer Network zum Abruf bereit. Es bietet Kunden und SAP-Partnern zugleich eine Plattform, um Erfahrungen auszutauschen.

Leistungsscheine nicht mehr per Fax unterwegs

Kunden wie auch Anwender Gisa profitieren von diesem modernisierten End-to-End-Prozess für die aufwandsbezogene Fakturierung. So können sie nach eigenen Angaben einfacher und sicherer Informationen austauschen und Transaktionen ausführen. Bisher tragen Gisa-Mitarbeiter in so genannte "Leistungsscheine", die im Service-Modul von SAP ERP hinterlegt sind, regelmäßig die für Kunden erbrachten Leistungen ein. Die Leistungsscheine werden jeweils monatlich ausgedruckt und die eingetragenen Leistungsdaten durch den Vorgesetzten bzw. Projektleiter bei Gisa genehmigt. Diese schicken die Leistungsscheine per Post oder Fax an Kunden zur Bestätigung. Sobald diese vorliegt, erzeugt die Finanzbuchhaltung bei Gisa in SAP ERP die Rechnung und versendet diese.

Leistungsdaten direkt auf Kundendesktops bringen

Künftig bringt das Unternehmen die Leistungsnachweise über sein Kundenportal direkt auf die Desktops seiner Kunden. Diese können hierüber auf alle für die Rechnungsabwicklung notwendigen Funktionen zugreifen. Eine Installation zusätzlicher Software vor Ort bei Kunden ist dafür nicht erforderlich. Für reibungslose und rasche Abläufe sorgen entsprechende Prozessschritte.

Wie bisher erfassen Gisa-Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Kosten auftragsbezogen in der SAP-Software. Die Leistungen stellt Gisa im Mitarbeiterportal dem jeweils zuständigen Projektleiter zur Verfügung, der sie online genehmigt. Sobald die Leistungsscheine intern freigegeben sind, werden Kunden automatisch per E-Mail benachrichtigt. Diese können über ihren individuellen Zugang zum Kundenportal die Leistungen einsehen, prüfen sowie elektronisch freigeben. Speziell für Kunden, mit denen eine elektronische Rechnungslegung vereinbart ist, schafft Gisa damit vom Auftragseingang bis zum Rechnungsversand einen durchgängig elektronischen Ablauf.

Services holen Daten aus dem ERP-Backend

Technisch gesehen nutzt Gisa für den Prozess selbst entwickelte Services sowie Enterprise Services aus dem ES Bundle "Electronic Bill Presentment and Payment" (EBPP) in Verbindung mit SAP ERP. Über das ES Bundle liefert SAP vorgefertigte Services - "Find Open Item by Customer" und "Find Cleared Item by Customer" - für die Anzeige von offenen und gezahlten Posten aus.

Diese können auch für die aufwandsbezogene Fakturierung eingesetzt werden. Sie holen die erforderlichen Daten aus dem ERP-Backend und zeigen diese im Portal an. Darüber hinaus nutzt Gisa eigene und wiederverwendbare Services für das Versenden von Reklamationen per E-Mail und das Einbinden von Qualitätsberichten in das Portal. Jeweils eigene Services erstellt Gisa für die Anzeige der Positionen und die Statusänderung erstellt.

Beim Aufbau des Service-basierten Prozesses konnte Gisa bereits Erfahrungen aus einem früheren Projekt nutzen. So hatte der mittelständische IT-Dienstleister, mit Enterprise Services aus dem ES Bundle EBPP eine "Musterlösung" für den elektronischen Rechnungsablauf zu Kunden aufgebaut.