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Freitags keine E-Mail, bitte

19.10.2007
Einige Manager versuchen, in ihren Unternehmen einen E-Mail-freien Wochentag einzuführen. Nach einer schmerzhaften Übergangsphase sind die Ergebnisse meistens sehr gut.

Der amerikanische Mobilfunkkonzern U.S. Cellular hat es versucht: Freitags, so verfügte Chief Operating Officer (COO) Jay Ellison, darf das E-Mail-System nicht benutzt werden. Die gute Absicht hinter der strengen Regel: Die Mitarbeiter sollen mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit haben und ihr Kommunikationsbedürfnis im direkten telefonischen oder Vier-Augen-Gespräch mit Kunden und Kollegen stillen. Der Erfolg war zunächst bescheiden, wenn man einem Beitrag im "Wall Street Journal" glauben darf. Beim US-Mobilfunker gab es eine mittelschwere Rebellion, insbesondere im Marketing ging das Verständnis für diese Maßnahme gegen Null. Es sei eine "nutzlose Hürde" in der Kommunikation entstanden, beklagte sich die Marketing-Leiterin, die Geschäftsleitung habe wohl keine Vorstellung davon, wie wichtig die E-Mail-Kommunikation geworden ist (siehe auch: Sieben Tipps für das E-Mail-Marketing). Später gewöhnten sich die Mitarbeiter jedoch an das Verbot und lernten die neu gewonnene Freiheit sogar zu schätzen.

Die US-Mobilfunker stehen mit ihrer Experimentierfreude keineswegs allein. Auch bei Intel und Deloitte & Touche soll es Bestrebungen oder sogar erste Versuche geben, den Freitag zum E-Mail-freien Tag zu machen. Es kann nur gut sein, so argumentieren die Geschäftsführungen, wenn die Mitarbeiter einmal nicht elektronisch mit dem Kunden oder Kollegen korrespondieren, sondern ihn anrufen oder bei ihm anklopfen.

Kalkuliertes Risiko

Die meisten Firmen, die solche Experimente wagen, beschränken indes das Risiko, indem sie das Beantworten dringender Anfragen vom Kunden oder Geschäftspartner erlauben. Letztendlich verfolgen sie lediglich das Ziel, die tägliche E-Mail-Routine unter den Mitarbeitern aufzubrechen und Aufmerksamkeit für die viele überflüssige Kommunikation zu wecken. Wer sich an die E-Mail-Verfügung nicht hält, so berichtet das Wall Street Journal, muss in einigen Firmen mit empfindlichen Strafen rechnen oder wird zum Chef zitiert.

Die Marktforschungs- und Beratungsgesellschaft Radicati Group berichtet, dass in diesem Jahr die Zahl der E-Mails die von jedem einzelnen Mitarbeiter in Unternehmen versandt werden, um 27 Prozent steigen wird. Wurden 2006 noch täglich 37 Mails verschickt, sollen es 2007 schon 47 sein. Ein Drittel der Nutzer fühlen sich durch das hohe Aufkommen an elektronischer Post gestresst, so fand eine Studie der University of Glasgow heraus. Dieser Untersuchung zufolge gibt es nicht wenige Nutzer, die ihr Postfach 30 bis 40 Mal pro Stunde kontrollieren.

Manager beobachten zudem, dass immer mehr Mitarbeiter das E-Mail-System nutzen, um schwierigen Situationen, möglicherweise auch Konfrontationen, aus dem Weg zu gehen. Informationen werden verschleppt, versteckt oder unterschlagen. Der Informationsgehalt ist meist knapper als die gesprochene Mitteilung, außerdem führen schlechte oder unachtsame Formulierungen oft zu Missverständnissen und Streit (siehe auch: Tipps für den E-Mail-Verkehr).

In den meisten Firmen, die einen E-Mail-freien Tag eingeführt haben, sollen die Mitarbeiter – nach einer längeren Gewöhnungsphase - zufrieden und dankbar sein. Sie entkommen dem Tagstrott, sprechen miteinander und fühlen sich befreit. Man darf gespannt sein, wie viele diesen mutigen Schritt wagen – immerhin hat sich auch der Casual Friday in vielen Unternehmen durchgesetzt – sogar in Banken, was früher undenkbar war. (hv)