Wo das System schwächelt

"Exceln" mit Grenzen

Karin Quack arbeitet als freie Autorin und Editorial Consultant vor allem zu IT-strategische und Innovations-Themen. Zuvor war sie viele Jahre lang in leitender redaktioneller Position bei der COMPUTERWOCHE tätig.
Fachbereiche nutzen gerne Excel. Das weiß auch Bernd Flohr, Demand-Manager bei Bizerba. Schließlich gehört er dazu. Aber er weiß auch, wo das System schwächelt.

Bizerba in Balingen - das ist kein mittelständischer Zulieferbetrieb, wie es sie in Baden-Württemberg zuhauf gibt. Der Hersteller von Wiegesystemen, Schneidemaschinen, Preisauszeichnungsanlagen und vorgefertigten Etiketten ist in über 100 Ländern präsent - in etwa zwei Dutzend davon mit Niederlassungen. Weltweit beschäftigt Bizerba 3000 Mitarbeiter, von denen 40 Prozent in Balingen arbeiten.

Bernd Flohr, Bizerba: „Naturgemäß tritt der Vertrieb gegenüber der Produktion immer pessimistisch auf. Aber ich muss der Produktion möglichst genau sagen, was sie einkaufen soll.“
Bernd Flohr, Bizerba: „Naturgemäß tritt der Vertrieb gegenüber der Produktion immer pessimistisch auf. Aber ich muss der Produktion möglichst genau sagen, was sie einkaufen soll.“
Foto: Bizerba

Um die Vertriebsplanung der nationalen Märkte zu konsolidieren und danach die Produktionsaufträge anzustoßen, nutzt Bernd Flohr, Global Demand Manager bei Bizerba, seit 2006 eine Planungssoftware. Genauer gesagt: das Tool "Prevero 7" von der Prevero AG in München.

Die Ausgangslage

Vor sieben Jahren gab es bei Bizerba noch keinen einheitlichen Planungsprozess und auch keine tagesaktuellen Steuerungsinformationen für das Management. Die Genauigkeit der Disposition und Produktionsplanung hing also von den Angaben der internationalen Vertriebsmannschaft und der Intuition des Demand-Managers ab.

Mit Ersterer hat Flohr so seine Erfahrungen: "Naturgemäß tritt der Vertrieb gegenüber der Produktion immer pessimis-tisch auf", weiß der Demand-Manager, "aber ich muss der Produktion möglichst genau sagen, was sie einkaufen soll, und manche Teile haben eine Wiederbeschaffungszeit von einem Jahr."

Anders als in der Automobilindustrie, wo der Kunde auch gern mal ein paar Monate auf seine neue Limousine wartet, will ein Industriebetrieb sein neues Wiegesystem am liebsten schon gestern nutzen, spätestens aber in zwei Wochen, wie Flohr versichert: "Im Prinzip ist solch eine Waage, sogar das Modell mit Kamera oder integriertem Tablet, innerhalb von zwei Stunden fertig. Aber wenn nur ein einziges Teil fehlt, gibt es keine Waage!"

Möglichst tägliche Informationen

Darüber hinaus möchten Disposition und Produktion möglichst täglich wissen, wie die Planung für die nächsten Wochen, Monate und Jahre aussieht. Dazu brauchen sie ebenfalls aktuelle, verlässliche und auf unterschiedlichen Ebenen konsolidierbare Informationen. Der Impuls zur Erneuerung des Planungssystems kam deshalb von hier.

Die Systemauswahl

Der zentrale IT-Bereich in Balingen, das sind derzeit etwa 50 Mitarbeiter, machte sich also auf die Suche nach geeigneten Lösungen. Flohr und sein Team entschieden sich dann für Prevero 7. "Das Werkzeug ist Excel-ähnlich", erläutert der Demand-Manager: "Es bietet quasi eine leere, wenn auch mit viel Intelligenz ausgestattete Hülle, lässt den individuellen Aufbau von Reports zu und erfordert kein großes IT-Know-how." Die Anwender hätten das Sys-tem nach ein paar Tagen Schulung durchaus selbst beherrschen können. Und wer ehrlich sei, müsse einräumen, dass auch Excel nicht unbedingt intuitiv zu bedienen sei.

Für die Bedarfsplanung nutzen die Ländergesellschaften derzeit 240 relativ grobgranulare Produktgruppen - "etwa auf dem Level von Audi A3 Diesel, also ohne Motorausstattung, Lackfarbe und Sitze", führt Flohr aus. Einmal im Jahr, meist im September, übermitteln sie ihre Planungsdaten an das Demand-Management, damit Flohr die Disposition und die Produktion mit den Forecasts füttern kann. Sie bekommen eine rollierende Dreijahresplanung - aktuell die für 2014, 2015 und 2016 -, die sich auf Monatsebene herunterbrechen lässt.

Als Basis für ihre Planung nutzen die Länder die Ergebnisse des jeweils im März oder April stattfindenden globalen Sales-Meetings. Die bekommen sie in Form von Excel-Tabellen übermittelt und schicken sie auch in derselben Form zurück (siehe Grafik "Der Planungsprozess bei Bizerba").

"Die Länder wollen immer noch exceln", sagt Flohr, "und ich kann es verstehen, ich mache das auch gern." Zudem ließen sich die Daten mit Hilfe einer Import-Schnittstelle innerhalb eines Tages von Excel auf Prevero konvertieren, führt er ins Feld.

Warum Excel so persistent ist

Aus diesem Grund habe Bizerba bislang nicht versucht, die ausschließliche Nutzung des Planungs-Tools durchzusetzen, sagt Flohr. Bis zum vergangenen Jahr habe er selbst sich auch nicht so intensiv um das Thema kümmern können, denn er zeichnete auch noch für die Auftragsabwicklung verantwortlich. Das habe sich allerdings inzwischen geändert.

Gründe für die Excel-Persistenz

In den frühen Prevero-7-Jahren habe es keine Inhouse-Spezialisten für das Tool gegeben, ergänzt Flohr die Gründe für die Persistenz von Excel. Jede technische Änderung habe bei einem externen Berater in Auftrag gegeben werden müssen. Da hätten sich die Anwender einfach daran gewöhnt, das Problem schnell selbst zu lösen. Doch im vergangenen Jahr ließen sich zwei Bizerba-Mitarbeiter von Prevero als Experten für das Tool ausbilden. Sie fungieren jetzt als interne Berater, so dass ein Großteil der aus den Fachbereichen stammenden Anforderungen mit Bordmitteln erfüllbar sind.

Der Planungprozess bei Bizerba: Bislang machen die Länder immer noch den Umweg über Excel. Aber 2014 will Bizerba die Produktionswerke mit aktuellen Daten direkt aus dem Planungs-Tool steuern. Quelle: Bizerba
Der Planungprozess bei Bizerba: Bislang machen die Länder immer noch den Umweg über Excel. Aber 2014 will Bizerba die Produktionswerke mit aktuellen Daten direkt aus dem Planungs-Tool steuern. Quelle: Bizerba

Auch ein technisches Problem war dafür verantwortlich, dass sich die Länder so lange sträubten, ihre Planungsdaten gleich in Prevero einzustellen: Anfangs sollten sie dafür ein VPN nutzen - nicht gerade eine schnelle und komfortable Lösung, wie Flohr einräumt: "In manchen Ländern hat das wirklich keinen Spaß gemacht."

Deshalb trat Bizerba seinerzeit an Prevero mit der Bitte heran, einen Web-Client für die Lösung zu entwickeln. Den gibt es inzwischen. "Wir waren einer der initialen Anwender", verrät der Demand-Spezialist.

Warum Excel nicht mehr reicht

Damit ist eigentlich auch die letzte Entschuldigung für die Excel-Nutzung weggefallen. Und nun will Flohr daran gehen, die Vorteile der Lösung voll und ganz zu nutzen: "Wenn man etwas schnell zum einmaligen Gebrauch macht, ist Excel nach wie vor in Ordnung", insistiert er, "aber hier geht es darum, regelmäßige Vorgänge immer gleich zu bearbeiten."

Mit Prevero sei es nicht nötig, Änderungen an der Unternehmensstruktur oder dem Planungssystem händisch in jeder Tabelle nachzuziehen, lobt Flohr das Tool. Diese Informationen würden vielmehr in einer Datenbank mit Namen "Dimensionen" gespeichert und dann dynamisch - ohne Zutun des Nutzers - in alle Spreadsheets integriert. Auf diese Weise sei der Pflegeaufwand über die Jahre gerechnet erheblich geringer - um den Faktor drei bis vier, wie Flohr schätzt.

In einem integrierten System lassen sich die Planungs- und Ist-Daten auch deutlich schneller vergleichen. Sales und Marketing wollen schließlich etwaige Abweichungen zwischen den Forecasts und dem tatsächlichen Absatz möglichst aktuell wissen. Dazu liefert die IT File-basiert die aus dem SAP-Modul "SD" (Sales & Distribution) stammenden Rohdaten an. SAP ist und bleibt das steuernde System, wie Flohr beteuert: "Ich werde den Teufel tun, etwas am IT-Backbone zu ändern."

Das ist auch dem Anbieter Prevero klar. Und deshalb liefert er eine Standardschnittstelle zu SAP mit. Als langjähriger Nutzer hatte Bizerba aber schon vor deren Exis-tenz eine eigene Schnittstelle auf der Basis von SQL programmiert. Sie fungiert als reine Datenautobahn, enthält also keine codierten Organisationsdetails.

Der Unternehmensentwicklung folgend, muss dieses Interface bisweilen angepasst werden, beispielsweise wenn neue Bereiche eingegliedert werden. Das macht Flohr auch gern mal selbst - gemeinsam mit einem Entwickler aus der IT und unter Zuhilfenahme von dessen Rechner.

Arbeitsteilung IT - Fachbereiche

Die Zusammenarbeit mit der IT sei keinesfalls ein Konkurrenzverhältnis, beteuert Flohr. Als Backbone und Ordnungsinstanz sei die IT sinnvoll und notwendig: "Wildwuchs finde ich selbst nicht gut." Die Aufgabenverteilung sei klar:" Die IT, das sind die "Spezialisten der Programme", die Fachbereiche hingegen die "Spezialisten der Inhalte".

Innerhalb des IT-Bereichs gibt es jetzt auch jemanden für die Prevero-Betreuung. Laut Flohr beschränkt sich dessen Aufgabe aber darauf, Updates aufzuspielen oder etwaige technische Probleme zu lösen. Reports erstellen die Fachbereiche selbst.

Einen IT-ler, der fest im Fachbereich verankert ist, findet Flohr denn auch nicht sinnvoll. Lieber sei es ihm, auf die gesamte vorhandene Manpower in der IT zugreifen zu können: "Sonst gibt es Probleme, wenn die eine Person mal ausfällt."

Ausblick auf das nächste Jahr

So hat der Demand-Manager auch die Weiterentwicklung des Planungssystems weitgehend in die eigenen Hände genommen: "Mein Ziel ist es, 2014 die Produktionswerke mit aktuellen Daten aus Prevero zu steuern."

Dazu sei ihm eine jährliche Planung allerdings viel zu grob, konstatiert Flohr. Er möchte immer den Finger am Puls des Markts haben. Deshalb hat er vor etwa vier Monaten die zehn wichtigsten Länder auf eine monatliche Planung umgestellt - zumindest für die jeweils relevantesten Produktgruppen: "Den Kleinkram will ich von ihnen fernhalten. Den kann ich als Demand-Manager selbst berechnen."

Und was springt für die Länder raus? "Unser Ziel ist, die Liefer-Performance zu erhöhen", so Flohr. Häufiger aktualisierte Planungsdaten seien eine wichtige Voraussetzung. Außerdem wolle er den Anwendern den Abschied von Excel so leicht wie möglich machen: "Sie sollen ein System bekommen, auf das sie richtig Lust haben."