In vier Schritten zur Geschäftsprozessoptimierung

ERP-Projektmanagement im digitalen Wandel

Matthias Weber ist Experte auf dem Gebiet der Unternehmenssoftware (ERP, CRM und Warenwirtschaft). Mit seinem Beratungsunternehmen mwbsc GmbH unterstützt er ERP-Hersteller, ERP-Anbieter und mittelständische Unternehmen bei der Einführung von kaufmännischer Software.
Welche Rolle spielt eigentlich noch das ERP-System in der digitalen Transformation? Eine entscheidende! Denn mit einer Software für das Enterprise Ressource Planing lassen sich alle bestehenden Prozesse abbilden. Weisen diese Schwächen oder Lücken auf, wird das oft erst hier deutlich. Folglich sind diese Lösungen essentiell, um Optimierungspotenziale aufzudecken und kontinuierlich weiterzuentwickeln.

ERP-Einführungen brauchen heute ein modernes Projektmanagement. Doch bis es soweit ist, braucht es erst einmal ein zuverlässiges System. Um das zu identifizieren, reicht es nicht, einfach im Internet wahllos drauflos zu suchen. Vielmehr ist ein modernes Projektmanagement gefragt, das vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen hilft, eine zukunftsfähige Entscheidung zu treffen.

Schritt 1: Qualifizieren

Viele Unternehmen sind bei der Auswahl des passenden ERP-Systems überfordert. Es gibt unzählige Lösungen auf dem Markt, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Wer sich monatelange Recherchearbeiten im Internet sparen möchte, sollte einen unabhängigen ERP-Berater hinzuziehen. Er unterstützt sowohl bei der Suche als auch bei der Auswahl des Systems. Großer Vorteil: Durch die Unabhängigkeit haben sie es nicht mit einem Verkäufer zu tun, sondern mit einem Berater.

Damit der unparteiische Dritte genau weiß, was das Unternehmen braucht, bietet sich ein Erstgespräch an. Das sollte kostenlos sein, um einen ersten Eindruck zu bekommen und Vertrauen aufzubauen. Ist die Basis geschaffen, geht es um die Definition der Anforderungen, die in einem Lastenheft dokumentiert werden sollten.

Experten-Tipp: Nicht am falschen Ende sparen

Da nur die wenigsten täglich Lastenhefte schreiben, bietet sich externe Hilfe an. Zum Beispiel in Form eines Lasten-Pflichtenheft-Workshops. Er hilft dabei, alle Anforderungen zu identifizieren und eine qualifizierte Grundlage für die ERP-Auswahl zu schaffen. Der Aufwand lohnt sich: Denn sollten zum Beispiel wichtige Funktionen im selbst erstellten Lastenheft fehlen, müssen diese nachträglich und meist sehr aufwendig nachprogrammiert werden. Das treibt die Kosten wieder in die Höhe.

Sind die Anforderungen klar, können die verfügbaren ERP-Lösungen daraufhin geprüft werden. Sind dann zum Beispiel drei passende Systeme gefunden, bietet sich ein Test im Rahmen eines Software-Lösungs-Workshops an. Dabei lassen sich alle Eigenschaften, Funktionen und Nutzerfreundlichkeit auf Herz und Nieren testen - ohne die Lizenz gekauft zu haben.

Schritt 2: Implementieren

Ist die Wahl auf ein System gefallen, wird es:

  • installiert,

  • konfiguriert und anschließend

  • aktiviert.

Dieser Entwicklungs-Betrieb wird in der Praxis oft mit einem Kick-Off-Meeting gestartet. Hier geht es primär darum, die Konfiguration der Software klar zu definieren. Im letzten Schritt dieser Phase erfolgen die ERP-Aktivierung und damit die Abnahme der Installation.

Expertentipp: Ganz genau hinschauen

Es lohnt sich, genügend Zeit für die Abnahme einzuplanen und alle Anforderungen noch einmal zu prüfen. Das hat nichts mit Misstrauen gegenüber dem Berater zu tun - auch die machen Fehler oder übersehen etwas unabsichtlich. Vielmehr geht es darum, ein gutes Gefühl zu haben und gleich mit dem neuen System zu starten, ohne böse Überraschungen.

Schritt 3: Trainieren

Auf Basis des installierten und konfigurierten ERP-Systems erfolgt die Erstellung einer Test-Umgebung. In dieser erfolgen die Mitarbeiter-Schulungen. Im Test-Betrieb gilt es zuerst eine Grundschulung durchzuführen. Hierbei stehen Funktionen wie die Suche, aber auch der Aufbau der Lösung im Fokus. Im Anschluss kommt es dann zur Prozess-Schulung. Dieser zweite Teil ist nun nicht mehr allgemein, sondern auf die jeweiligen Geschäftsprozesse zugeschnitten.

Expertentipp: Dokumentation in einem ERP-Handbuch

Bei der Einführung einer neuen ERP-Software ist die Schulung anhand der Betriebsabläufe essentiell. Damit die Mitarbeiter auch jeden Schritt und Klick noch später nachvollziehen können, sollte der Berater alle wichtigen Aspekte in einem ERP-Handbuch dokumentieren. Das hilft auch zukünftigen Mitarbeitern, für die dann keine extra Schulung gebucht werden muss.

Nach der Prozessschulung und einem angemessen Zeitraum für das Selbststudium, startet dann der Echt-Betrieb. Die ersten Schritte in einem neuen ERP-System sind oft holprig. Darum braucht es einen zuverlässigen Partner, der schnell reagieren und helfen kann. Bei sehr komplexen Systemen bietet sich auch ein Training vor Ort an. Das kann einmal pro Woche für einen Monat erfolgen.

Schritt 4: Transformieren

Jede neue Software im Unternehmen bringt Veränderungen. Das gute am Wandel ist, dass er stets auch Optimierungspotenziale zutage fördert und damit das Geschäft voran bringt. Anstatt Potenziale zu ignorieren, sollten Unternehmen diese proaktiv angehen.

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht klar ist, aber die ERP-Lösung ist unmittelbar mit den Geschäftsprozessen verknüpft. Gibt es hier Lücken oder allzu komplexe Abläufe, werden sie durch die Abbildung in der Software sichtbar. Zur Lösung braucht es nicht unbedingt teure Unternehmensberatungen. Erfahrene Berater - vorausgesetzt sie haben langjährige Prozess- und Branchenkenntnisse - können hier genauso helfen.

Expertentipp: Wer nicht transformiert, der nicht gewinnt

Wer auf das Expertenwissen zurückgreift und sich beispielsweise in einer ausführlichen Geschäftsprozessanalyse zeigen lässt, was optimiert werden kann, ist im digitalen Wandel schon ein Schritt weiter. Vor allem da optimierte und effiziente Prozesse die Voraussetzung für den Unternehmenserfolg sind. Das gilt gerade in der digitalen Transformation.