Interview Winfried Holz Atos Deutschland

"Ende 2013 schreiben wir intern keine E-Mail mehr"

Spezialgebiet Business-Software: Business Intelligence, Big Data, CRM, ECM und ERP; Betreuung von News und Titel-Strecken in der Print-Ausgabe der COMPUTERWOCHE.
2011 kündigte Atos-Chef Thierry Breton das "Zero Email Project" an und sorgte damit für großes Aufsehen. Deutschland-Geschäftsführer Winfried Holz erläutert COMPUTERWOCHE-Redakteur Martin Bayer, wie weit der Dienstleister damit ist.

CW: 2011 hat Atos angekündigt, die E-Mail intern abzuschalten. Wie weit sind Sie damit?

Winfried Holz, Atos Deutschland: "Ende 2013 schreiben wir intern keine E-Mail mehr."
Winfried Holz, Atos Deutschland: "Ende 2013 schreiben wir intern keine E-Mail mehr."
Foto: Atos Deutschland

Holz: Wir stecken aktuell in den letzten Phasen der abschließenden Verhandlungen mit den Arbeitnehmervertretungen. Das ist aus meiner Sicht auch sehr wichtig für das gesamte Projekt. Wir wollen schließlich mit einem allgemeinen und vollen Konsens in dieses Vorhaben hineingehen. Viele Dinge, die wir hier bezogen auf die neue Kommunikations- und Collaborations-Kultur regeln, haben schließlich wichtige mitbestimmungsrelevante Hintergründe. Das Ganze soll ja auch einen gewissen Referenzcharakter haben für andere Projekte, die wir dann hoffentlich auch in Deutschland haben werden.

CW: Wie sieht Ihr weiterer Zeitplan aus?

Holz: Wenn wir die Verhandlungen in diesem Quartal abgeschlossen haben, geht es konkret in die Umsetzung. Es gibt bereits eine Pilotvereinbarung, die Tests laufen und die ersten Mitarbeiter beginnen damit zu arbeiten. Der gesamte Rollout für alle Mitarbeiter in Deutschland soll dann ab dem 1. Juli starten. So sieht der Umsetzungszeitplan aus.

CW: Wie haben Sie die Umstellung vorbereitet?

Holz: Das Projekt, das mit der Ankündigung im Februar 2011 eingeläutet wurde, hat im Grunde mehrere Phasen. Die erste Phase bestand aus einer Analyse. Hier haben wir das E-Mail-Verhalten bei Atos intensiv untersucht und gemessen. Daraus konnten wir wichtige Erkenntnisse gewinnen. Parallel dazu haben wir uns auf dem Markt nach Tools umzuschauen. Wir wollen die E-Mail durch ein Enterprise Social Network (ESN) ablösen. Die Zahl der Tools hat uns allerdings überrascht - wir haben insgesamt über 200 Werkzeuge gefunden. In der Endauswahl haben wir uns mit zwei Tools intensiver beschäftigt. Dafür gab es dann auch Pilot-Communities mit jeweils über 500 Mitarbeitern. Schließlich haben wir uns für BlueKiwi entschieden, ein französisches Startup-Unternehmen, das wir letzten Endes auch erworben haben.

CW: Was hat die Analyse des E-Mail-Verhaltens denn ergeben?

Holz: Aufbauend auf der Analyse des E-Mail-Verkehrs, haben wir mit so genannten Awareness-Trainings begonnen. Dabei ging es um grundlegende, ganz offensichtliche Dinge, wie: Wenn ein Mitarbeiter eine E-Mail bekommt, sollte er sich, bevor er auf den Antworten-Knopf drückt, überlegen, an welche Personen er diese Antwort schickt. Man sollte grundsätzlich darüber nachdenken, welche Verteilerkreise jede E-Mail erreichen soll.

Im Prinzip also einfache Verhaltenstrainings, wie Mitarbeiter mit E-Mails umgehen sollten. Das haben wir in einigen Bereichen sehr intensiv getan und dann auch die Resultate gemessen. Beispielsweise konnten wir den E-Mail-Verkehr damit teilweise um 30 Prozent reduzieren - einfach nur durch dieses Awareness-Training. Es gilt, sich bewusst zu machen, was man eigentlich mit einer E-Mail macht, oder eben nicht.

CW: Verändert sich Ihre Organisation durch das Abschalten der E-Mail?

Holz: Zur Vorbereitung des Rollout gehört auch, die entsprechende Community-Struktur aufzubauen. Dabei gilt es im Prinzip, die künftigen virtuellen Organisationsstrukturen zu definieren und zu designen. Dafür gibt es sogenannte Community-Verantwortliche: Die überlegen sich, wie die Communities aussehen sollen und übernehmen dann auch die Verantwortung, ihre Communities mit den notwendigen Tools zu betreuen - in Bezug auf Trainings und die effiziente Nutzung der Werkzeuge.

CW: Entsprechen diese Communities den bestehenden Organisationseinheiten von Atos, also einer Marketing- und HR-Abteilung, oder funktionieren diese Communities auch abteilungsübergreifend?

Holz: Im Grunde beides - zum einen gibt es auch künftig sicher weiter noch die Linienorganisation, in der natürlich auch die neue Kommunikationsform genutzt werden soll. Aber - und das ist der entscheidende Punkt - es sind gerade die virtuellen übergeordneten Communities, die nicht in einer Line-Organisation abgebildet sind und von denen wir uns entscheidende Produktivitätsvorteile versprechen. Gerade in unserer Branche bilden sich im Zuge von Projektarbeiten die Teams immer wieder neu. Wenn es um große Deals geht, arbeiten 100 oder 200 Leute über die ganze Welt verteilt in einem Team zusammen.

CW: Sie sorgen mit diesem Konzept also für mehr Flexibilität?

Holz: Exakt, und genau da sehen wir auch das Riesenpotenzial unseres Community-Konzepts. Dann wird eben genau für so ein Projekt-Team eine Community gegründet. Es werden einfach die Teilnehmer benannt und die Regeln festgelegt. Da sehen wir mit der ESN-Plattform rund um BlueKiwi einen wesentlichen effizienteren Austausch in der Zusammenarbeit.

CW: Wie haben denn Ihre Mitarbeiter reagiert, als sie von den Zero-E-Mail-Plänen erfahren haben?

Holz: Im Grunde genommen haben unsere Mitarbeiter genauso reagiert wie die Öffentlichkeit, als Thierry Breton 2011 das Vorhaben ankündigte. Intern haben sicher viele gelächelt und sich gefragt: Was ist denn jetzt da los? Was haben die sich denn schon wieder ausgedacht? Mittlerweile haben auch in Deutschland viele Mitarbeiter in Communities mitgearbeitet. Da gibt es erste Erfahrungsberichte und die klangen wirklich begeistert. Aufgrund der intensiven Verhandlung mit den Betriebsräten mussten wir am Ende das Engagement einer Reihe von Mitarbeiten bremsen. Daran sieht man, wie gut das Werkzeug angenommen wurde.

CW: Wie urteilen Ihre Leute denn heute?

Holz: Durch den Hype und die Wirbel, die das Thema verursacht hat, und die Tatsache, dass wir uns als Atos eng mit dem Thema verbunden haben und uns auch damit identifizieren, hat sich das Bewusstsein gewandelt. Die Leute stellen heute fest: Ich glaube, das was wir hier machen, ist richtig. Da entwickelt sich inzwischen auch ein gewisser Stolz. Aber eins muss man auch ganz klar sagen: Es gibt natürlich auch noch eine gewisse abwartende Haltung, weil wir es eben noch nicht ausgerollt haben.

CW: Laut einer Gartner-Untersuchung scheitern die meisten Social-Media-Initiativen daran, dass die Verantwortlichen einfach ein Werkzeug in die Organisation kippen und dann beten, dass es irgendwie genutzt wird. So einfach funktioniert das Ganze aber wohl nicht?

Holz: Vollkommen richtig. Das viel wichtigere Element ist die Kulturveränderung im Unternehmen, die stattfinden muss. Schließlich führen wir das neue Werkzeug ein und schalten zugleich die E-Mail ab. Auch das halte ich für eine wichtige Grundprämisse. Sonst besteht nämlich die Gefahr von zwei verschiedenen Welten, wenn Sie ein Tool zusätzlich parallel zur E-Mail einführen. Dann muss man immer hin- und herschalten und ist im Grunde weniger produktiv.

Deshalb halten wir am Grundsatz unserer Einführungsstrategie fest. Es wird sicher eine kurze Einführungsphase geben, in der die Systeme parallel neben her laufen. Aber Ende 2013 schreiben wir intern keine E-Mail mehr - Punkt. Da müssen wir zwar noch technisch noch ein bisschen dran arbeiten, weil wir nach wie vor externe E-Mails haben werden, die wir verarbeiten müssen - aber dieser Plan steht.

CW: Wie haben Sie das mit den externen Mails gelöst?

Holz: Dafür wird es entsprechende Schnittstellen geben. Das ESN stellt ja eine Art Cockpit dar - so lässt es sich wohl am besten beschreiben. Es wird auch künftig andere Plattformen und Tools geben wie Sharepoint und Wikis. All diese Themen haben wir heute schon - sie werden übrigens noch nicht so intensiv genutzt, wie wir es uns wünschen würden. Diese Plattformen lassen sich dann künftigen über das ESN steuern beziehungsweise ansteuern. Mit den externen E-Mails ist es dann vergleichbar, auch diese werden dann sinnvoll in das System eingebunden.

CW: Auf welche Aspekte galt es bei dem ESN-Tools besonders zu achten?

Holz: Das Entscheidergremium, welches Tool genutzt werden soll, bestand aus unseren eigenen Mitarbeitern. Übrigens: Breton hat kurz nachdem er zu Atos kam, intern eine Scientific Community eingeführt. Das sind heute über 90 Kollegen aus dem gesamten Unternehmen, überwiegend junge innovative Leute. Er hat damit so eine Art Think Tank aufgebaut. Aus diesem Kreis kam auch die Idee mit der E-Mail-Ablösung. Dort hatte man sich überlegt: Was machen wir eigentlich mit den ganzen Hochschulabsolventen, wenn die nur noch Facebook nutzen? Teams aus dieser Scientific Community haben schließlich auch den Auswahlprozess begleitet.

CW: Wie ging es dann mit BluKiwi unter dem Dach von Atos weiter?

Holz: BlueKiwi war ja ein kleines Startup-Unternehmen mit rund 30 Mitarbeitern, die schon einige Kunden gewonnen hatten, vor allem in Frankreich. Nachdem wir das Unternehmen übernommen hatten, haben wir sehr schnell die Entwicklungsmannschaft verstärkt - um zwei Dinge zu tun: Einmal um das Tool weiterzuentwickeln, damit es unsere Anforderungen erfüllt, und auch um die Cloud-Fähigkeit sicherzustellen. Wir bieten BlueKiwi als eine unserer ersten Lösungen voll Cloud-fähig an. Wir werden auch selbst BlueKiwi aus der Cloud nutzen und es unseren Kunden aus der Cloud anbieten. Da mussten wir auf der technischen Seite einiges an Entwicklungsarbeit hineinstecken.

CW: Damit entsteht aus der Geschichte eine Lösung, die Sie dann auch Ihren Kunden im SaaS-Modell anbieten können?

Holz: Exakt - wir haben bereits eine Consulting-Practice in Deutschland dafür aufgebaut, die auch unser Projekt zunächst intern begleitet. Diese Erfahrung wollen wir dann aber auch in neues Geschäft umsetzen. Es gibt auch bereits erste Kunden, die Interesse gezeigt haben.

CW: Wie sieht denn die Resonanz im Markt aus?

Holz: Das Interesse ist gewaltig. Jeder Kunde ist interessiert. Einige so sehr, dass sie schon jetzt konkret anfragen, ob wir bereits Pilotinstallationen von BlueKiwi vermarkten.

CW: Wie haben denn die Anbieter von E-Mail-Lösungen reagiert? Gab es da Anfeindungen?

Holz: Nein, gar nicht. Man muss ja sehen, dass sich die großen IT-Player ebenfalls weiterentwickeln und immer stärker Werkzeuge für das Social Enterprise anbieten. Nur ein Unternehmen hat sich meines Wissens nach kritisch dazu geäußert hat und meinte, es sei alles Quatsch, was Atos da vorhabe. Ansonsten haben viele meiner Kollegen bei den anderen IT-Anbietern natürlich erst einmal geschmunzelt, wie sie davon gehört hatten. Mittlerweile, so glaube ich, ärgern sich aber viele, dass sie nicht selbst auf so eine Idee gekommen sind.

CW: Beobachten Sie generell eine Abkehr von der E-Mail?

Holz: Wir bewerten in unserem Ascent Journey 2016 Trendbericht die aus unseren Sicht wichtigen Themen für die kommenden Jahre. Da gehört Collaboration eindeutig dazu. Es hat angefangen mit der "Foundation IT", der klassischen horizontalen IT, dann kam die "Business-enabling IT". Das war die Zeit, in der wir viel über Geschäftsprozesse gesprochen haben. Jetzt kommt das Thema "Collaborative IT". Das wird ebenso für einen Umbruch sorgen, wie wir es bei den Stufen zuvor gesehen haben.

CW: Manche Mitarbeiter horten ja gerne ihr Wissen, um sich so für das Unternehmen möglichst wichtig und unentbehrlich zu machen. War es denn schwierig, Ihre Leute dahin zu bekommen, dass sie ihr Wissen teilen?

Holz: Das ist ein absoluter Kernpunkt. Meine These ist, dass in dieser neuen Welt der Collaborative IT das Thema Knowledge Management an Bedeutung zunimmt. Daran arbeitet man ja schon viele Jahrzehnte - an sich mit wenig Erfolg. Ich kenne kein Unternehmen, das dieses Thema wirklich erfolgreich gelöst hat. Ich glaube aber, dass es sich mit unserem Ansatz lösen lässt. Die Frage nach Expertenwissen im Unternehmen und Kopfmonopolen ist berechtigt.

Wir haben das oft genug im Rahmen unserer Projekte bei Kunden gesehen, wenn es um das Thema Knowledge-Transfer ging, wie schwer das ist. Im Rahmen unseres Vorhabens ist mir das Thema allerdings noch nicht als Barriere begegnet. Hier stehen die Kommunikationsmöglichkeiten in Teams und Communities im Vordergrund. Sicher folgt daraus, dass damit Wissen faktisch viel transparenter und auch leichter zugänglich wird. Ob und was das für Auswirkungen auf einzelne Mitarbeiter hat, ist allerdings zumindest bis dato noch kein Thema.

CW: Aber es geht schon um diese beiden Grundpfeiler: Kommunikation und effizienterer Austausch von Wissen?

Holz: Richtig - das sind aus meiner Sicht die beiden wichtigen Effekte, die wir uns von dem Projekt versprechen. (mhr)