E-Akte in Tübingen

Elektronische Gebäudeakte

14.11.2012 | von Daniel Becker
Die Stadtwerke Tübingen verbessern den Kundenservice in der technischen Verwaltung.
Foto: Benjamin Haas, Fotolia.de

Mitarbeiter der Stadtwerke Tübingen müssen sich regelmäßig detaillierte Informationen über die Gebäude beschaffen, die das Unternehmen mit Strom, Gas, Wasser und Wärme versorgt - sei es bei der Auftragsplanung und -steuerung, der Projektierung oder dem Messstellenbetrieb. Ein recht aufwendiger Prozess, da die Informationen und der dazugehörige Schriftverkehr bis dato auf Papier in mehr als 30.000 Akten auf über 40 Quadratmeter Bürofläche verwaltet wurden. Dabei konnten Mitarbeiter die benötigten Auskünfte nicht selbst einholen. Alle Anfragen gingen zuerst an den Fachbereich Verteilung, Netzdokumentation und Planauskunft bei den Stadtwerken Tübingen. Die Bearbeitungsprozesse erforderten viel Zeit und manuellen Aufwand, außerdem ließen sich telefonische Kundenanfragen nie direkt beantworten.

Eine Akte für alles

Die Stadtwerke haben deshalb gemeinsam mit dem Softwareanbieter Forcont die spezifischen Anforderungen an die Struktur und den Funktionsumfang der Aktenlösung definiert und dann auf Basis der "Forcont Factory FX" als Projekt "Gebäudeakte" umgesetzt. Neben allgemeinen Daten wie Verwalter, Ansprechpartner, Baugesuche oder Briefverkehr gibt es für jede der Sparten Strom, Gas, Wasser und Wärme individuelle Dokumentenarten, die durch die Stadtwerke beliebig erweiterbar sind.

Automatische Zuordnung

So werden in der Sparte Strom neben den Anmeldungen beispielsweise Informationen zu Zählern, Einspeiseanlagen und Prüfprotokollen gepflegt - inklusive Fotos oder Skizzen. Gemäß der vorher definierten Struktur wurde für jeden Standort - auf Grundlage von Daten des Geoinformationssystems (GIS) - automatisch eine Gebäudeakte erzeugt, die nun alle relevanten Informationen und Dokumente enthält. Die Altakten wurden von einem Scan-Dienstleister als PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Anschließend werden die PDFs über einen Import-Job automatisch den entsprechenden elektronischen Gebäudeakten zugeordnet. Für die Aktualität des Adressbestands sorgt der tägliche Abgleich mit dem GIS.

Das Aufrufen und die Bearbeitung der Akten erfolgen heute ausschließlich elektronisch. Der gesamte anschluss- und gebäudebezogene Briefverkehr wird eingescannt und der jeweiligen Akte zugeordnet. So hat jeder Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf den vollständigen Sachverhalt. Der interne Postweg entfällt vollständig. Mehrwert liefert auch der verbesserte Kundenservice: Telefonische Anfragen lassen sich jetzt sofort bearbeiten. Selbst wenn ein Mitarbeiter ausfällt, können die Kollegen problemlos einspringen.

Deutliche Kostenerparnis

Der schnellere, flexiblere Zugriff spart über alle Prozessschritte hinweg deutlich Kosten. Nach der erfolgreichen Einführung der Gebäudeakte wurde das Einsatzspektrum der Forcont-Lösung weiter ausgebaut. Dabei setzten die Stadtwerke auf das "Forcont Factory FX Vertragsmanagement". (uk)