Die Bewältigung der Informationsflut scheint in vielen Unternehmen nach wie vor ein Problem zu sein. Grund: Die Daten werden nicht auf elektronischen Datenträgern, sondern fast ausnahmslos in Listenform weitergeleitet. Für Jörk Spranger, DV-Leiter bei der Fiat Automobil AG, ist es verblüffend, wie zäh die Fachabteilungen ihre umfangreichen DV-Listen verteidigen. Der Heilbronner DV-Profi fragt deshalb regelmäßig an, ob die Sachbearbeiter wirklich alle angeforderten Informationen benötigen. Allerdings sei der Erfolg seiner Anfragen mäßig. Auch Dieter Siekmann, DV-Leiter bei der Francesco Cinzano & Cia. GmbH, muß zugeben, daß sich in seinem Haus die Papierflut nicht eindämmen läßt. Hier könne nach Ansicht des Frankfurter DV-Verantwortlichen nur eine zentrale "Filterstelle" Abhilfe schaffen. "Aber", seufzt Siekmann, "bei uns herrscht eben die Anschauung, daß die DV-Abteilung für alles und jeden zuständig zeichnet."
Karl Förster
Leiter der DV-Abteilung, Nürnberger Allgemeine Versicherung AG, Nürnberg
Wir verfügen einerseits über feste Cics-Anwendungen und ein weiterer Teil in unserem Hause hat eigene DV-Anwendungen (APL und ähnliche Produkte). Die weitergehende Informationsbewältigung erfolgt jedoch nach den konventionellen Kriterien: Es werden Listen ausgegeben.
Als Beispiel kann vielleicht der Fall der Inkasso-Abläufe dargestellt werden. Tagtäglich werden bei uns Inkassos erfaßt und die Vorgänge gebucht. Dies erfolgt über Bildschirm. Die daraus entstehenden Informationen werden dann einerseits im System zunächst zurückgestellt; diese Daten können weiterhin auf dem Bildschirm kontrolliert werden. Der zuständige Leiter kann Informationen dann jederzeit für sich beanspruchen und auslisten lassen. Der andere Weg vollzieht sich in Listen, die - mehr oder weniger - detailliert sind, wobei hier aber kein Einfluß auf eventuelle Modifikationen vorliegt. Schritte dieser Art können also erst im Nachhinein erfolgen.
Von einer regelrechten "Papierflut" kann bei uns eigentlich nicht die Rede sein. So wird grundsätzlich das nötige Volumen erstellt, das für die einzelnen Bereiche vonnöten ist. Aber es ist sicherlich sinnvoll, darüber nachzudenken, ob nicht im einen oder anderen Fall zum Zwecke einer genaueren Auswertung zusätzliche Details benötigt werden - und diese dann auch entsprechend aufbereitet - weiterzuleiten. Zweckmäßig wäre in diesem Fall auch die Anwendung eines Berichtssystems, das dem Benutzer die Entscheidung grundsätzlich überläßt welche Angaben für ihn von Wichtigkeit sind. Nach dem derzeitigen Status legt er sich jedoch fest und spezifiziert die Information, die für ihn von Belang ist.
Eine Katalogisierung oder eine Prioritätenliste, die den Zugriff auf bestimmte Informationen zuläßt oder verwehrt gibt es bei uns noch nicht. Konkret liegen uns ferner noch keine Pläne vor, um die Informationsflut generell zurückzuschrauben. Das liegt jedoch nicht an den eventuell fehlenden Gegebenheiten der hausinternen DV-Anlage, sondern vielmehr daran, daß bei uns noch nicht die Forderung in dem Maße existiert.
Jörk Spranger
Leitung DV/Organisation, Fiat Automobil AG, Heilbronn
Informationen aus der Datenverarbeitung werden in unserem Unternehmen in drei Grundformen weitergegeben: Erstens auf dem klassischen Wege (Papier in Form von Briefen, Listen), zweitens per Datenübertragungsleitung, das heißt, an Bildschirmen und dezentralen Druckern, sowie drittens auf Mikrofilm. Die vierte Möglichkeit, nämlich den Versand von Informationen auf elektronischen Datenträgern, wie zum Beispiel Magnetbändern, Disketten oder auch Bandkasetten, nutzen wir innerhalb unseres Unternehmens kaum.
Für mich ist es immer wieder verblüffend, mit welcher Zähigkeit in den Fachabteilungen DV-Listen verteidigt werden, deren Wert sicherlich unter dem der Papierkosten liegt. Wobei ich natürlich nicht sagen will, daß diese Listen überflüssig sind, aber die Vielzahl der Informationen und deren Vielfalt erscheinen mir zu hoch. Gerade hier liegt meiner Ansicht nach das Problem der Informationen auf Papier: Sie können um eine vollständige Information sicher zu stellen, nicht auf alle Details in aller Breite verzichten. Dies führt zu immer umfangreicheren und immer dickeren DV-Listen - während die Zugriffshäufigkeit zu Einzelinformationen in diesen Listen immer weiter sinkt.
Wir versuchen, in regelmäßigen Abständen die Papierflut dadurch einzudämmen, daß wir den einzelnen Abteilungen eine Aufstellung über alle von Ihnen regelmäßig angeforderten DV-Listen zukommen lassen. Danach bitten wir zu überprüfen, ob alle Daten unbedingt erforderlich sind. Der Erfolg ist meistens mäßig, denn kein Sachbearbeiter mag hundertprozentig ausschließen daß eine bestimmte Information in Zukunft mal wieder gebraucht werden könnte.
Eine Prioritätenliste haben wir leider nicht. Ich bin aber ziemlich sicher, daß man 30 Prozent der Listen mit der geringsten Priorität entfallen lassen könnte, ohne daß es den früheren Empfängern auffallen würde.
Wir rechnen damit, daß in der Zukunft durch den verstärkten Einsatz von Bildschirmdialogen und Personal Computern die Papierflut in unserem Unternehmen zurückgedrängt werden kann. Dabei erwarten wir keine Wunder, erwarten aber allein durch die teilweise Dezentralisierung des Druckoutputs auf kleine Drucker den Effekt, daß die entsprechenden Sachbearbeiter die Informationen nur dann drucken lassen, wenn sie sie wirklich in Papierform brauchen.
Dieter Siekmann
DV-Leiter bei der Francesco Cinzano & Cia. GmbH, Frankfurt
Sowohl schriftlich als auch mündlich werden bei uns die Informationen von Seiten der DV-Leitung an die Fachabteilung weitergeleitet - das ist in unserem Falle der eigentliche, normale Weg. Die Papierflut, mit der die Fachabteilung überhäuft wird, läßt sich bei uns im Prinzip nicht eindämmen. Das liegt daran, daß wir über keine zentrale "Filterstelle" verfügen. Die Papierflut allgemein wird zwar nach Sachgebieten sortiert, aber die Menge als solche läßt sich durch eine solche Maßnahme nicht verringern.
Es müßte in unserem Falle beispielsweise eine zentrale Poststelle dafür Rechnung tragen, bereits von vornherein für eine Filterung der Informationen zu sorgen, damit nicht alles in den DV-Bereich kommt. Leider ist das jetzt noch nicht der Fall. Da herrscht die Anschauung, daß die DV-Abteilung immer noch für alles und jeden zuständig zeichnet. Bei der derzeitigen Konstellation in unserem Hause sehe ich prinzipiell noch keine geeignete Lösung, um dieses Problem langfristig in den Griff zu bekommen.
Es wird in unserem Hause eine Katalogisierung vorgenommen, das heißt, wir nehmen alle wichtigen Informationen in eine Textverarbeitung mit auf. Somit kann immer wieder darauf zurückgegriffen werden, falls weitere, detaillierte Informationen benötigt werden. Die wichtigen Informationslieferanten werden in dieser Form gespeichert. Dabei sind alle Angaben wie beispielsweise Zusatzinformationen mit berücksichtigt. Die Verteilung der Informationen hausintern verläuft mehr nach allgemeinen Kriterien; eine reine Prioritätenliste für die Weiterreichen dieser Informationen existiert nicht.
Leider hat man bei uns bislang noch keine weiteren Konzepte ausgearbeitet, die konkret auf eine Eindämmung der Informationsflut hinzielen würden.