MÜNCHEN - Eine "einzig wahre Möglichkeit", die Kosten von Informationssystemen zu ermitteln, gibt es nicht. David R. Vincent, General Manager des Instituts for Software Engineering in München*, ist anderer Meinung: weder seien die Kostenfaktoren variabel, noch werde erkannt, daß diese Systeme Teil der Unternehmensressource "Information sind.
Auf der Fertigungsebene wurden die traditionellen Kostenrechnungsprinzipien entwickelt, um variable Material-, Lohn- und Gemeinkosten auf der Grundlage einer Produktionseinheit zu ermitteln. In einem Werk wird Material erst verbraucht wenn Dinge produziert werden sollen, Personal erst angefordert oder am Arbeitsplatz gehalten, wenn wirklich produziert werden soll. Der größte Teil der Gemeinkosten läuft weiter, so daß es möglicherweise ein Problem der Gemeinkostenaufteilung gibt.
Bei Informationssystemen gibt es jedoch nur wenige variable Kosten, beispielsweise Papier, Magnetbandspulen, Strom und vorübergehend eingestellte Arbeitskräfte. Die übrigen Kosten, beispielsweise für Hardware, Software, Entwicklung, Mitarbeiter, Einrichtungen und Management, sind relativ fest.
Die einzige echte Variable hierbei ist die Menge an Arbeit, die mit diesen relativ festen Kosten erledigt werden kann; dies entspricht weitgehend der Aufteilung der Fertigungsgemeinkosten. Aus diesem Grund ist zum Verstehen und zur Analyse der Kosten von Informationssystemen eine angemessenere Kostenrechnungsmethode dringend erforderlich.
Der erste Schritt zur Lösung dieses Problems besteht darin, zu erkennen, daß Informationssysteme lediglich ein Teilaspekt einer sich ständig weiterentwickelnden, wesentlich umfassenderen Unternehmensressource, der Information, ist. Die Art der hierbei zu berücksichtigenden Kosten läßt sich anhand der vier wichtigsten Bereiche von Informations-Aktivitäten Speicherung, Verwaltung, Verarbeitung und Datenübertragung beschreiben.
Mit dem ständigen Anwachsen des Bestands an Informationen in einem
Unternehmen gewinnt die Speicherung dieser Ressource neue Bedeutung. Dies geht einher mit der Einführung von Festplatten auf Direktzugriff-Speichergeräten, die zwar die Speicherung von immer mehr Daten auf einer einzigen Platte ermöglichen, gleichzeitig aber mehr und mehr Platz in Anspruch nehmen folglich stellen sie eine immer höher werdende Investition dar. Es gibt zwar andere Arten der Informationsspeicherung, beispielsweise Magnetband- und Massenspeichergeräte aber mit der zunehmenden Verwendung der Informationen auf Echtzeitbasis sind diese immer weniger geeignet. Die Frage, ob Daten überhaupt gespeichert werden sollen und können, sowie die Entscheidung über die geeignete Speichermethode kann nur beantwortet werden, indem die Kosten für die Speicherung an die Organisation weitergegeben werden, die mit den Daten arbeitet.
In der vorliegenden Arbeit wird davon ausgegangen, daß der Endbenutzer der Informationen derjenige ist, der am besten über den Wert der Ressource Information Bescheid weiß. Das Informationssystem-Management hat die Aufgabe, dem Benutzer ausreichende Kostenangaben zu liefern, um sicherzustellen, daß dieser in die Lage versetzt wird, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Das Datenbank-Managementsystem sowie das E/A-Untersystem sind die Ressourcen, die Informationen zum Abruf verfügbar machen. Schutz und Integrität der Daten werden durch entsprechende Verwaltung der Informationen sichergestellt.
Bisher haben die Benutzer zur Erfüllung ihrer Verarbeitungsanforderungen auf zentrale Datenverarbeitungsanlagen zurückgegriffen. Als die ersten Minicomputer auf den Markt kamen, begannen einige Anwender, eigene Verarbeitungsressourcen aufzubauen, während sie gleichzeitig weiterhin den Zentralprozessor nutzten. Mit der zunehmenden Verbreitung von Mikro-Computern werden vermutlich immer mehr Benutzer dazu übergehen, die eigenen Informationen auf lokaler Ebene selbst zu verarbeiten. Ein Grund sind die kurzen Antwortzeiten. Deshalb muß der Benutzer bei seiner Kompromiß-Entscheidung unterstützt werden, ob er zentrale oder dezentrale Verarbeitungsressourcen einsetzen soll, indem ihm Kostendaten für die zentrale Verarbeitung an die Hand gegeben werden: Diese kann er sodann mit den lokalen Verarbeitungskosten vergleichen, wobei die Vorteile der kürzeren Antwortzeiten und so weiter abgewogen werden können.
Bei zentralen Datenbanken, aber auch bei dezentralen Datenbanken, die mit dezentralen Terminals oder Prozessoren arbeiten, besteht die Notwendigkeit einer Datenübertragung. Diese Kosten umfassen im wesentlichen die Fernmeldekosten und werden zunehmend wichtiger, da die Dateiübertragung infolge der Verwendung von Personalcomputern Für die lokale Verarbeitung immer beliebter wird.
Jeder dieser obengenannten Faktoren weist ein charakteristisches Verhalten auf, und die Kostenberechnung jedes einzelnen Bereichs bedarf einer getrennten Analyse. In der nachstehenden Tabelle sind die wesentlichen Merkmale für die einzelnen Bereiche als eine Art Richtschnur aufgeführt. Für jeden Bereich ist zwar ein einheitliches Maß angegeben, aber dieses drückt nicht aus, daß es sich um additive Faktoren handeln kann, das heißt, das Maß wird in einer einzigen Zahl ausgedrückt, die mehrere verschiedene Eigenschaften umfaßt.
Die Speicherkosten stehen in Beziehung zu dem verwendeten Speichermedium (Datenträger) und dem beanspruchten Platz. Das alternative Maß "Byte" kann zur Definition des Speicherplatzes anstelle der Begriffe Spuren, Bänder etc. verwendet werden.
Die Verwaltungskosten basieren auf der Zeit, über die ein E/A-Kanal belegt ist, der Zeit, während der ein Gerät benutzt wird oder im Falle von Cache-Speichern der Zeit, während der der Cache-Speicher genutzt wird. Diese Faktoren gelten natürlich auch für andere Medien, beispielsweise für Massenspeicher- oder Magnetbandgeräte. Diese Kosten, die nicht mit den Speicherkosten zu verwechseln sind, beziehen sich auf die Wiedergewinnung der Informationen im Gegensatz zu den Kosten für die Datenspeicherung.
Wie bereits erwähnt, stehen Verarbeitungskosten in direkter Beziehung zu dem, Zentralprozessor und seinen Betriebssystemen, den Personal- und sonstigen Gemeinkosten.
Die Datentübertragungskosten sind vergleichbar mit den Telefonkosten und entsprechen der Zeit, während der eine Kommunikationsverbindung genutzt wird. Diese Verbindung muß auch das Merkmal Entfernung berücksichtigen, da die Fernmeldekosten proportional zur Entfernung steigen.
Zusammenfassend läßt sich sagen, daß dieses standardisierte Vorgehen die Kostenberechnung verbessern wird, indem sie sowohl für die Benutzer als auch das Management verständlich wird. Darüber hinaus ist es möglich, diese Kosten mit der neuen Unternehmensressource Information in Beziehung zu setzen.
* Das Institut für Software Engineering ist ein selbständiges Unternehmen von Boole & Babbage, Kalifornien, sowie der European Software Company GmbH. Es ist ein Tochterunternehmen des Instituts for Information Management in den Vereinigten Staaten.