Unter den Begriffen Document Management oder Enterprise Content Management wird eine Anwendungswelt verstanden, die verschiedene Anwendungsszenarien und Einsatzgebiete umfasst. Hinsichtlich der Entwicklungsabteilungen eng verwandt mit dem PLM, kann das Enterprise Content Management beziehungsweise Document Management alle Unternehmensbereiche unterstützen.

Überall im Unternehmen fallen Dokumente an, die erfasst, bearbeitet und in vielen Fällen auch archiviert werden müssen. Rechtliche Vorschriften verlangen beispielsweise für steuerrechtlich relevante Dokumente eine revisionssichere, langfristige Archivierung. Auch E-Mails unterliegen im geschäftlichen Verkehr solchen Vorschriften.

Neben diesen zwingenden Anforderungen kann ein ECM-System aber auch den Workflow, also die Arbeitsabläufe, in vielen Bereichen des Unternehmens unterstützen und vereinfachen. Dies fängt bei Unterstützung für die Content-Bereitstellung im Marketing (beispielsweise für Webseiten) an und führt bis hin zu servicenahen Bereichen, denen schnell und effizient Informationen zur Verfügung gestellt werden müssen.

Dr. Cristian Wieland, Head of Analytics bei RAAD Research führt aus: „Die Komplexität des Themas führt dazu, dass zumeist nur kleine Bereiche aus dem ECM-Komplex umgesetzt werden. Doch bereits zu Beginn sollten die Unternehmen eine klare Strategie aufstellen und einzelne Milestones definieren um Fehlinvestitionen zu vermeiden.“ Im Rahmen einer aktuellen Studie von RAAD bei knapp einhundert der größten Unternehmen der deutschen Automotive-Industrie und deren Tochterunternehmen wurde die Relevanz des Enterprise Content Managements für die Unternehmen untersucht.

Dabei konnte festgestellt werden, dass das Thema in den IT-Abteilungen aktuell höchste Relevanz hat. Mehr als vier von fünf CIOs gaben an, dass der Themenkomplex aktuell wichtig oder sogar sehr wichtig für das Unternehmen ist. Damit hat der Umgang mit unstrukturierten Informationen momentan in der Automotiveindustrie sogar häufiger eine höhere Relevanz als das Thema Business Intelligence.

Mit Blick auf einzelne Prozesse des ECM sticht momentan noch immer vor allem der Kernprozess der Archivierung hervor. Hier finden sich mit 14 Prozent die mit Abstand meisten Planungen für Investitionen. Rechtliche Anforderungen zwingen die Unternehmen zur Investition in revisionssichere Archivierungslösungen, auch die E-Mail-Archivierung ist noch längst nicht in allen Unternehmen umgesetzt. Hier wird auch mittelfristig noch Umsetzungsbedarf bestehen.

Der Branchenkenner von RAAD erläutert: „Gerade beim Enterprise Content Management heißt es immer, auch über aktuelle Anforderungen hinaus zu denken. So müssen sich die Unternehmen gerade im Automobilsektor der Herausforderung stellen, Intellectual Property zu sichern und zu bewahren. Die Abstimmung von Archivierungsstrategien in verschiedenen Bereichen der Unternehmen im Vorfeld kann dazu beitragen, Kosten zu sparen.“ (mhr)

Über RAAD Research

RAAD Research erstellt Marktstudien und Analysen im Umfeld von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. Die relevanten Markttrends in Bezug auf Softwaresysteme, Infrastruktur und IT-Dienstleistungen werden durch empirische Marktforschung auf wissenschaftlich fundierter Basis ermittelt, analysiert und verständlich aufbereitet.