Überdurchschnittlich steigende Personalkosten und explodierende Energiekosten zwingen immer mehr Unternehmen dazu, ihre Aktivitäten, Abteilungen und Kostenstellen auf Rationalisierungsmöglichkeiten hin zu überprüfen. Eine Abteilung wird dabei oftmals übersehen: die eigene Hausdruckerei.
Betrachtet man die historische Entwicklung der Hausdruckerei, so zeigt
sich immer wieder der gleiche Ablauf. Am Anfang standen Kopiergeräte in den einzelnen Fachabteilungen, dann wurden diese modernisiert und ergänzt um einen zentralen Kopierautomaten. Leistungsfähiger, leichter bedienbar und vielseitiger einsetzbar wurden aber nicht nur die Kopiergeräte, sondern auch die Kleinoffset-Maschinen, so daß der Schritt vom Kopieren zum Drucken schnell getan war, erleichtert durch ein vielfältiges Angebot in- und ausländischer Hersteller.
Für den Ausbau der zentralen Kopierstelle zur Hausdruckerei fanden sich gute Argumente, die auch auf den ersten Blick überzeugend wirkten: Der Vervielfältigungsauftrag wurde intern schneller ausgeführt als extern; man brauchte sieh bei vertraulichen Schriftstücken keine Gedanken zu machen, ob die zu beauftragende Druckerei vertrauenswürdig genug war; der Verfasser des Schriftstückes hatte unmittelbaren Kontakt zur Vervielfältigungsstelle und mußte nicht den Einkauf zwischenschalten.
Diese Argumente wurden schließlich sogar gestützt durch die Feststellung der auftraggebenden Stelle, daß in denjenigen Fällen in denen am Markt Vergleichsangebote eingeholt wurden, die Kosten der eigenen Stelle meistens niedriger waren als die Preise laut Angebot einer Druckerei. Dabei wurde oftmals sogar bewußt verdrängt, daß es sich bei den Kostenangaben der Hausdruckerei um interne Berechnungspreise handelt, die die tatsächlichen Kosten meistens nicht vollständig wiedergeben. Es wurden und werden deshalb selten für Hausdruckereien Wirtschaftlichkeitsberechnungen durchgeführt. Oder scheut man vielleicht deshalb Berechnungen durchzuführen, weil sich herausstellen könnte, daß die eigene Hausdruckerei unwirtschaftlich arbeitet?
Zur Überprüfung der Wirtschaftlichkeit müssen Kosten- und Leistungsrechnungen und Vergleiche mit Leistungen gewerblicher Druckereien angestellt werden. Vielen Hausdruckereien mangelt es bereits an einer Grundvoraussetzung. Die Druckabteilung ist keine eigenständige Kostenstelle, eine exakte Kosten- und Leistungserfassung ist demnach nicht möglich. In diesen Fällen wird jeder Vergleich mit der gewerblichen Druckindustrie zugunsten der Hausdruckerei ausfallen, da die argumentierende Druckabteilung selbstverständlich daran interessiert ist, die Druckleistungen aus Auslastungsgründen im eigenen Hause zu erbringen, es sei denn, sie ist dafür nicht ausgerüstet. Doch selbst dann, wenn die Durchführung einer Kosten- und Leistungsrechnung, die der Erfassung und Bewertung aller in der Abteilung erstellten Leistungen und der dabei anfallenden Kosten dient, zumindest auf keine organisatorischen Schwierigkeiten stoßt, ist es in vielen Betriebsdruckereien noch ein weiter Weg bis zu einer exakten Wirtschaftlichkeitsrechnung.
Leistungen müssen genau erfaßt werden
Die Erfassung der Leistungen, wie bedruckte Seiten oder erledigte Druckaufträge (insgesamt beziehungsweise je Zeiteinheit) oder benötigte Zeiteinheiten, ist unabdingbare Voraussetzung für eine Kostenrechnung und damit auch für den Vergleich mit den Druckereien draußen. Dabei sollten jedoch nicht nur die Fertigungszeiten einbezogen werden, sondern auch die Hilfszeiten und Ausfallzeiten. In kaum einer Hausdruckerei sind die Druckmaschinen vollständig ausgelastet, gleiches gilt auch für die Arbeitskräfte. Diese erbringen dann oftmals andere Leistungen mit, wodurch die ohnehin schon schwierige Kosten- und Leistungsrechnung verschleiert wird. Andere Abteilungen werden durch die Druckabteilung subventioniert oder umgekehrt. Nur durch eine korrekte Erfassung der Zeiten, in denen die Druckmaschinen gelaufen sind, ist es möglich, Kapazitätsauslastungen festzustellen.
Jeder, der ernsthaft eine Wirtschaftlichkeitsrechnung erstellen will, muß sich die Mühe machen, die Arbeitsergebnisse zumindest einen Monat lang - besser noch für ein ganzes Jahr - festzustellen. Zur Verdeutlichung sollen hier beispielhaft folgende Leistungen
Hausdruckerei im Ein-Mann-Betrieb angesetzt werden. Bei einer ganztägig besetzten Hausdruckerei werden monatlich zirka 250 "Jobs" mit jeweils (durchschnittlich) 350 Drucken, das sind täglich zwischen 12 bis 15 verschiedene Auflagen, abgewickelt. Dabei ist bereits berücksichtigt, daß die Allein-Bedienungskraft neben der reinen Druckleistung noch erhebliche Vor- und Nachbearbeitungsaufgaben wahrzunehmen hat. Somit ergibt sich ein monatliches Druck- beziehungsweise Vervielfältigungsvolumen von rund 80 000 Drucken. Der Berechnung liegt die Erfahrung zugrunde, daß unter Berücksichtigung von Urlaubs-, Krankheits- und Ausfallzeiten von einer Person jährlich 205 Arbeitstage, also 1640 Arbeitsstunden geleistet werden. Das sind monatlich 17 Arbeitstage beziehungsweise 137 Arbeitsstunden. Vereinfachend wird die durchschnittliche Leistung pro Arbeitsstunde gewonnen, indem die Zahl der Drucke pro Monat durch die Gesamtzahl der effektiven monatlichen Arbeitsstunden dividiert wird. Im aufgeführten Beispiel berechnen sich eine Leistung von 600 Drucken pro Stunde.
Besser als bei der Erfassung der Leistungen sieht es mit der Kostenerfassung in vielen Hausdruckereien aus. Papier und Druckplatten werden eingekauft und sind kostenmäßig leicht zuzuordnen. Auch die Personalkosten lassen sich bei sorgfältiger Leistungsrechnung entsprechend unterbringen. Aber bereits die Abschreibungskosten, die Verzinsungskosten für die Anlage, die Sachgemeinkosten, wie Ersatzteile, Reparaturen, Instandhaltung, Energie, Farbe, die Kosten für den Kundendienst, wenn die Anlage gemietet ist, fallen bei vielen Hausdruckereien unter den Tisch. Auch die Verwaltungsarbeit in Form eines Verwaltungskostenanteils darf nicht unterschlagen werden. Unter keinen Umständen vergessen sollte man bei sorgfältiger Wirtschaftlichkeitsrechnung den kalkulatorischen Unternehmerlohn. Warum sollen immer nur die anderen Abteilungen (Vertrieb, Produktion) die Gewinne erwirtschaften? Auch für die Kostenseite wird im folgenden ein Beispiel durchgerechnet.
Die Personalkosten einer Person setzen sich zusammen aus
- Bruttobezügen einschließlich Urlaubsgeld, Zulage und Entschädigungen,
- Sonderzuwendungen, zum Beispiel 13. Monatsgehalt,
- Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung
- Sonderleistungen, zum Beispiel Unterstützungen, Essenszuschüsse
- indirekten Verwaltungskosten Allgemein üblich sind rund 12 Prozent Aufschlag auf die Summe der vorstehenden Personalkosten,
- anteiliger Verrechnung der Personalkosten des Leiters beziehungsweise der Aufsichtsperson der Hausdruckerei,
- Personalkosten für Aushilfen/Ersatz wahrend Urlaub und Krankheit.
Es ist durchaus realistisch, pro Person von 4500 Mark Personalkosten pro Monat auszugehen.
Der zweite Kostenblock sind die Kapitalkosten (Abschreibung und Verzinsung), die sich aus dem Anschaffungswert der Maschinen, Geräte, Möbel errechnen. Natürlich ist der zugrunde liegende Anschaffungswert von Fall zu Fall sehr verschieden - je nach Anzahl und Art der verwendeten Maschinen und Gerate. Beispielhaft soll von folgender Einrichtung ausgegangen werden:
(in Mark)
1 Kleinoffset-Druckmaschine ca. 25 000
1 Platten-/Folien-/Matrizengerät ca. 4000 Mark
1 Etschgerät ca. 1500
1 Schneidemaschine und sonstige Kleingeräte ca. 3500
Maschinen und Geräte insgesamt ca. 34 000
Sonstige Einrichtungsgegenstände (Arbeits-/
Schreibtisch/ ??hränke, Regale usw.) ca. 5000
Gegenstände des Bürobedarfs (Schreib-/
Rechenmaschine usw.) ca. 2000
Gesamtanschaffungswert
Hinzu kommen noch die Kosten der Installation/
Aufstellung sowie die Transportkosten. ca. 41 000
Für Abschreibungen und Zinsen werden angesetzt: 725 Mark pro Monat. Es folgen die Sachkosten; sie beinhalten beispielsweise
(in Mark)
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
einschließlich Gerätewartung monatlich ca. 140
Materialkosten (ohne Papier) (für Matrizen,
Platten, Entwickler-, Fixier-, Etsch-,
Reinigungs- und Konservierungsmittel,
Schwämme usw.) monatlich ca. 400
Fernsprechkosten (Hausanschluß) m monatlich ca. 40
allg. Bürobedarf monatlich ca. 20
Gesamte Sachkosten monatlich ca. 600
In Kostenrechnungen werden oftmals die Raumkosten vergessen. Geht man von Jahreskosten in Höhe von 330 Mark pro Quadratmeter aus - es sind anzusetzen Mietwert pro Quadratmeter inklusive Reinigung, Heizung, Strom, Wasser, Müllabfuhr, Renovierung -, ergeben sich bei einem beispielhaft angenommenen Raumbedarf einschließlich Vorratsraum von rund 30 Quadratmeter Raumkosten von rund 825 Mark monatlich.
Aus den vorstehenden Ausführungen ergeben sich somit Gesamtkosten pro Monat (ohne Papier) in Höhe von 6660 Mark. Branchenüblich ist ein Zuschlag für Fehlleistungen von 5 Prozent, so daß sich die Kosten auf 6990 Mark pro Monat belaufen. Dividiert man die Gesamtkosten durch die Zahl der Fertigungsstunden - hier wird vereinfachend davon ausgegangen, daß die Zahl der Fertigungsstunden gleich der Zahl der Arbeitsstunden (137 Stunden pro Monat) ist, wohl wissend, daß die Zahl der Fertigungsstunden im Durchschnitt bei 112 Stunden (entspricht einem Nutzungsgrad der Anlage von 82 Prozent) liegt -, so erhält man einen Stundensatz von zirka 51 Mark. Bei 600 Drucken pro Stunde kosten somit 1000 Drucke 85 Mark.
In der Bundesrepublik Deutschland gibt es fast 7000 industrielle Druck betriebe sowie eine Vielzahl kleiner vorwiegend handwerklich ausgerichteter Druckunternehmen. Ein scharfer Wettbewerb sichert nicht nur günstige Preise, sondern auch schnelle Auftragsbearbeitung, fachmännische Ausführung und umfassenden Service. Es bieten sich deshalb Vergleiche der eigenen Kosten mit den im Wettbewerb entstandenen Preisen der Druckereien an. Dazu ist allerdings notwendig, daß den obigen Kosten noch die Ausgaben für Papier und für die Erstellung der Druckvorlage zugerechnet werden.
Die so ermittelten Kosten sollten den Preisen (ohne Mehrwertsteuer) der Druckerei gegenübergestellt werden. Es stellt sich bald heraus, daß die eigene Hausdruckerei ab einer bestimmten Auflagenhöhe (zwischen 500 und 1000 Drucke) wesentlich teurer und damit unwirtschaftlicher als die private Druckindustrie produziert.