Dokumentenbasierte Prozesse

Dokumenten-Management wird zum Enterprise-Information-Management

Spezialgebiet Business-Software: Business Intelligence, Big Data, CRM, ECM und ERP; Betreuung von News und Titel-Strecken in der Print-Ausgabe der COMPUTERWOCHE.
Immer mehr Unternehmen kümmern sich um ihre dokumentenbasierten Prozesse. Der Trend geht zu Enterprise-Content-Management-(ECM-)Lösungen, Ziel ist ein umfassendes Enterprise-Information-Management (EIM).

Viele Unternehmen sehen sich gezwungen, auf die zunehmende Daten- und Informationsflut zu reagieren. Insbesondere mittelständische Betriebe gehen vermehrt dazu über, digitale Akten oder eine elektronische Rechnungseingangs-Verarbeitung einzuführen. Allerdings gibt es hier durchaus noch Luft nach oben. Erst gut die Hälfte der deutschen Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern setzt bereits professionelle Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ein, wie aus dem "DMS Trend Report 2014", einer von Softselect vorgenommenen Anwenderbefragung, hervorgeht.

Welche Lösungen aus dem Umfeld ECM/DMS werden Sie innerhalb der nächsten drei Jahre einführen? Angabe in Prozent; n = 210
Welche Lösungen aus dem Umfeld ECM/DMS werden Sie innerhalb der nächsten drei Jahre einführen? Angabe in Prozent; n = 210
Foto: Softselect

Aus Sicht der Analysten zeichnet sich der Trend ab, dass sich klassische DMS- und ECM-Lösungen zu einem umfassenderen Enterprise-Information-Management (EIM) entwickeln. "Unter diesem Label werden moderne Ansätze zusammengefasst, die das Dokumenten-Management noch tiefgreifender und umfassender in den Geschäftsprozessen verankern", erklärt Michael Gottwald, Geschäftsführer von Softselect. EIM gelte als Weiterführung des ECM.

"Durch die Kopplung von DokumentenManagement mit dem Business-ProcessManagement sowie mit Groupware- und Business-Intelligence-Anwendungen sollen Informationen unabhängig vom Datentyp unternehmensweit schneller verfügbar gemacht werden", sagt der Branchenexperte. Ziel sei die ganzheitliche Verwaltung und Organisation von strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen.

Dieser Trend spiegelt sich auch in der Entwicklung der ECM-Systeme wider, wie die aktuelle "DMS/ECM Software Studie 2015" von Softselect belegt. Die Dokumenten-Management-Lösungen werden umfangreicher, stellen die Analysten fest. Durch die Erweiterung um Module für eine bessere Zusammenarbeit (Collaboration), komplexe Workflow-Steuerungen und zahlreiche Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten wächst das Funktionsangebot der ECM-Suiten.

Dabei sei zu beachten, dass Anwender im Zuge eines EIM-Projekts auch ihre Organisation und Abläufe in die Überlegungen einbeziehen wollten. ECM- oder DMS-Lösungen liefen im Hintergrund und bildeten lediglich die technische Basis. Sie stellten die Infrastruktur und den Technikkern der eigentlichen EIM-Anwendungen bereit. Laut Softselect geht der Trend eindeutig zu integrierten Suiten.

Zwar sind klassische Client-Server-Installationen im ECM-Umfeld nach wie vor die Regel, jedoch wird den Marktbeobachtern zufolge das Angebot an Cloud-Lösungen im ECM-Bereich in den kommenden Jahren stark wachsen. Derzeit investierten Cloud-Storage-Anbieter aus den USA massiv, um im ECM-Segment Fuß zu fassen. Allerdings sei die Akzeptanz für Cloud-Anwendungen hierzulande noch recht verhalten.

Einen Durchbruch werde Cloud-ECM voraussichtlich erst dann erzielen, wenn die zu verwaltenden Daten aus den Vorsystemen wie ERP und CRM, Office-Anwendungen und E-Mail ebenfalls in der Cloud bereitgestellt werden. Um in diesem Zukunftsmarkt jetzt schon mitzumischen, gehen die etablierten Hersteller vermehrt dazu über, hybride Cloud-Modelle zum Beispiel für die Archivierung in einem Rechenzentrum anzubieten.