Mit der PDF/A-Norm ISO 19005-1 wurde im September 2005 ein Formatstandard für die langfristige Archivierung elektronisch erstellter Dokumente verabschiedet. Es soll sich sowohl für gescannte Dokumente als auch für vektorisierte Dateien oder beispielsweise Office-Dateien und CAD-Zeichnungen verwenden lassen (siehe auch "PDF/A konserviert Schriftstücke"). Der Markt reagiert darauf mit einer wachsenden Zahl spezieller Werkzeuge zur automatisierten Umwandlung vorhandener Dokumente. Ein solches Beispiel ist die Software "Mypdfconvert" der Firma Detec aus Rüsselsheim. Laut Anbieter lassen sich neben PDF- und Grafikformaten auch Dateien gemäß den Spezifikationen anderer PDF-Versionen in PDF/A umwandeln. Für ihre Arbeit verwendet die Konvertierungs-Engine eine vom Spezialisten Dynaforms entwickelte PDF-Bibliothek.

Den Einsatzschwerpunkt seiner Software liegt laut Detec auf archivierten PDF- oder TIFF-Dokumenten, deren Anzeige, exakte Wiedergabe und Reproduzierbarkeit längerfristig sichergestellt werden soll. Die Dauer kann durch gesetzliche Vorgaben geregelt sein, zum Beispiel zehn Jahre bei Rechnungen. Zugleich kann das Produkt auch bei der Posteingangsbearbeitung zum Einsatz kommen, um neu eingetroffene digitale oder im Haus eingescannte Dokumente direkt in das PDF/A-Format zu überführen. Optional können Anwender die PDF/A-Dateien digital (qualifiziert) signieren und bei der Arbeit mit TIFFs eine OCR-Software vor der Umwandlung einbinden. Die mit Letzterer extrahierten Texte können dann zusammen mit der Grafik als PDF/A archiviert werden. (as)