Es gibt durchaus eine Reihe vernünftiger Gründe, die für eine Vergabe von Aufträgen an externe Erfassungsbüros sprechen. Man muß dies nur bewußt tun, sonst treibt man die EDV-Kosten planlos, in die Höhe. In folgenden Fällen kann es sich lohnen, extern e Erfassungsaufträge zu vergeben:

Kurzfristige Engpässe

Wenn kurzfristig Kapazitätsengpässe durch Krankheit, oder Urlaub innerhalb der Datenerfassung entstehen, empfiehlt sich ein Auslagern eigener Erfassungsarbeiten.

Vergabe von Massenarbeiten

Es kann sich jedoch auch generell lohnen, Massenarbeiten an ein Datenerfassungsbüro zu vergeben. Wenn die Preise für das Erfassen/Prüfen im wesentlichen den hausinternen Köstensätzen entsprechen und die Fehlerquote vertretbar ist, gibt es keine prinzipiellen Einwände gegen eine, externe Erfassung, wenn man von der Wahrung der Vertraulichkeit absieht. Diese ist jedoch meistens insofern kein Problem, als vertrauliche Daten nicht komplett erfaßt werden (im Sinne eines gesamten Stammsatzes) und zweitens im allgemeinen verschlüsselt aufgegeben werden, so daß ein Externer damit nichts anfangen kann.

Durch das geplante Auslagern von Massenarbeiten erreicht man eine gleichmäßige Auslastung der hauseigenen Datenerfassung, da man je nach Auslastung seiner eigenen Mitarbeiter mehr oder weniger Erfassungsvolumen an externe Kräfte vergeben kann. Dadurch werden Leerzeiten bei der eigenen Erfassung vollständig vermieden. Gerade aber das Problem der Leerzeiten ist in jeder hauseigenen Datenerfassungsabteilung gegeben, wenn man nicht auslagert.

Die Vermeidung von Leerzeiten ist aus Kostengründen erforderlich. Würde man eine interne Abteilung danach steuern, Leerzeiten zu vermeiden, ohne daß ausgelagert wird, so würden die Lieferzeiten von der Erfassung an das Rechenzentrum erheblich darunter leiden. Die Folge wären verlängerte Lieferzeiten der Auswertungen an die Fachbereiche und möglicherweise Leerzeiten auf dem Computer. Gerade dies aber wäre unwirtschaftlich.

Extremes Belegaufkommen

In vielen Rechenzentren gehen an bestimmten Tagen des Monats extrem viele Belege ein, die möglichst rasch erfaßt und verarbeitet werden müssen. Bei herkömmlicher Erfassung über Lochkarten oder Magnetband oder Datensammelsysteme kommt es hier regelmäßig zu Engpässen. In betriebseigenen Datenerfassungsabteilungen ist es nicht üblich, Überstunden zu machen.

Datenerfassungsbüros können extreme Belegschwankungen in vielen Fällen gut aus. gleichen. Viele derartige Unternehmen haben sich darauf spezialisierte über Nacht Belege für ihre Kunden zu erfassen. Sie beschäftigen Hausfrauen, welche auf Abruf bereitstehen. Vielfach erfassen derartige Kräfte auch zu Hau. se. Dadurch wird eine erstaunliche Flexibilität erreicht, so daß kurze Lieferfristen auch bei extrem hohem Belegaufkommen möglich sind,

Die Vorteile günstiger Kosten pro Erfassungsbeleg lassen sich mit denen schneller Lieferzeiten durch eine solche Vorgehensweise verbinden. Je größer das Erfassungsvolumen pro Jahr für das einzelne Unternehmen ist, welches vergeben wird, um so flexibler reagieren Erfasssungsbüros in ihrer Vertragsgestaltung.

TP-Systeme mit Eingabe

Wenn man sich damit beschäftigt, integrierte TP-Systeme mit direkter Dateneingabe und/oder Bestandsveränderung langfristig einzuführen, muß man seine Personalplanung hinsichtlich der Datenerfassung darauf abstimmen. Durch derartige TP-Systeme wird die Art der Erfassung verändert. Es kommt jetzt verstärkt darauf an, einen Vorgang im Dialog mit dem Computer zu erledigen. Die Leistung hinsichtlich der Datenerfassungsgeschwindigkeit ist von untergeordneter Bedeutung.

Bis zum Start der TP-Verfahren lagert man zweckmäßigerweise zusätzliches Erfassungsvolumen aus. Wenn die TP-Systeme reibungslos laufen und die Sachbearbeiter nunmehr die Eingabearbeiten übernommen haben, kann man die externen Datenerfassungskosten mit einem Schlag abbauen. Diese Vorgehensweise läßt sich mit hauseigenen Kräften nicht durchfuhren.

Fazit

Man wird nicht umhin kommen, eine kleine interne Datenerfassung selbst zu beschäftigen, weil immer wieder: kurzfristig Erfassungsarbeiten konventionell abzuwickeln sind. Man muß sich jedoch gezielt Gedanken darüber machen, wie groß die hauseigene Datenerfassung sein soll.