Berlecon-Studie: Unternehmen profitieren von Web 2.0

Bei der Einführung sind allerdings ein paar organisatorische Herausforderungen zu meistern.

Positive Auswirkungen auf innerbetriebliche Kommunikation, Wissens-Management und interne Zusammenarbeit attestiert das Berliner Marktforschungsunternehmen Berlecon Research GmbH den unter dem Stichwort Web 2.0 zusammengefassten Web-Techniken. In einem aktuellen Report mit der Überschrift "Web 2.0 in Unternehmen" gingen die Analysten der Frage nach, welche Vorteile die interne Nutzung von Weblogs, Wikis und Social Software hat und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen.

Ob der Einsatz von Web-2.0-Anwendungen dem Unternehmen einen Vorteil bringt, ist nicht zuletzt eine Frage der Firmenkultur.
Ob der Einsatz von Web-2.0-Anwendungen dem Unternehmen einen Vorteil bringt, ist nicht zuletzt eine Frage der Firmenkultur.

Der nutzergesteuerte Informationsaustausch und die vernetzten Wissensstrukturen, die durch Web-2.0-Techniken und -Anwendungen möglich werden, halten allmählich Einzug in die innerbetrieblichen Prozesse, konstatiert Berlecon Research. Immer mehr Unternehmen experimentierten bereits mit Wikis, Weblogs, Social-Bookmark-Systemen und internen Social Networks.

Laut Berlecon-Report lassen sich auf diese Weise die Informationen effizienter verteilen und letztlich auch die Arbeitsprozesse verändern: Nicht mehr die Reihenfolge des E-Mail-Eingangs, sondern die Relevanz der Information entscheidet über die Bearbeitung. Und damit gestaltet sich die Zusammenarbeit der Mitarbeiter unabhängiger von bestehenden Organisationsstrukturen, also besser vernetzt und flexibler.

Der Informationsstrom kehrt sich um

"Web-2.0-Anwendungen können den internen Informationsfluss im Unternehmen effizienter machen", bestätigt die Berlecon-Research-Geschäftsführerin Nicole Dufft. Ein Großteil der internen Kommunikation werde heute per E-Mail abgewickelt, Informationen beispielsweise über die cc-Funktion an große Gruppen verteilt, ohne dabei die tatsächliche Relevanz für die Empfänger zu berücksichtigen.

Das resultiere nicht nur in überfüllten Posteingängen, sondern habe noch unangenehmere Konsequenzen, gibt Dufft zu bedenken: "Weniger zeitkritische E-Mails oder solche mit nachgelagerter Priorität werden oft gelöscht oder verschoben. Dabei können wichtige Informationen verloren gehen."

Web-2.0-Anwendungen hingegen kehren den Informationsstrom um: Der Empfänger entscheidet selbst, wann er welche Informationen abruft, wobei Feeds sicherstellen, dass er nichts Wichtiges verpasst.

Wissen im Firmengedächtnis gespeichert

Zudem können Blogs, Wikis und Social Bookmarks dabei helfen, das Wissens-Management zu verbessern. Die Informationen werden nicht mehr gehortet, sondern zentral bereitgestellt, so dass sie über Suchmaschinen abfragbar sind. "Heute liegt wertvolles Wissen häufig auf den Desktops von Mitarbeitern und geht mit ihrem Weggang verloren", erläutert Dufft. Mit Hilfe von Web-2.0-Anwendungen werde das Wissen ins "Firmengedächtnis" aufgenommen und "nachhaltig verfügbar gemacht."

Last, but not least erleichtern solche Anwendungen auch die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen oder Standorte. Wikis lassen sich als zentrale Projektplattform nutzen, indem Planung, Statusreports und Spezifikationen sowie Links und Dateien dort abgelegt werden.

Auf dieses Weise sind alle Beteiligten in der Lage, die projektbezogenen Informationen unabhängig von Ort und Zeit einzusehen sowie mit sofortiger Wirksamkeit zu aktualisieren. Dokumente können gemeinsam erstellt und bearbeitet werden. "Das Problem, dass verschiedene Versionen eines Dokuments kursieren und womöglich die falsche Version bearbeitet wird, entfällt", ergänzt Dufft. Veränderungen würden umgehend sichtbar und alle Teilnehmer mit Hilfe von Feeds darüber informiert. In wenigen Jahren dürften Web-2.0-Anwendungen in vielen deutschen Unternehmen zum Arbeitsalltag gehören, prognostiziert Berlecon Research.

Konzepte, Techniken, Anwendungen

Web 2.0 ist ein Sammelbegriff für unterschiedliche Techniken und Anwendungen.
  • Architektur der Partizipation/kollektive Intelligenz: Die Anwendungen und Dienste erlauben es jedem Nutzer, eigene Inhalte einzubringen (Stichwort "User Generated Content").

  • Dezentrale Organisation und Wissensvernetzung: Die Inhalte entstehen ohne zentrale Steuerung oder Kontrolle. Die Kommunikation erfolgt nicht hierarchisch, sondern vernetzt. Das Wissen wird durch Links und Querbezüge in einen Gesamtzusammenhang gestellt.

  • Organisches Wissenswachstum: Die Nutzer entwickeln die Inhalte gemeinsam und kontinuierlich weiter.

Techniken

  • Feeds und Newsreader: Durch Newsfeeds wird die Informationsvielfalt beherrschbar. Diese von vielen Websites zur Verfügung gestellten XML-basierenden Dienste erlauben den Nutzern, selbst festzulegen, welche Inhalte für sie relevant sind und übermittelt werden sollen.

  • Tagging und Voting: Tags dienen nicht nur dazu, Inhalte leichter wiederzufinden. Vielmehr lassen sich die Metadaten auch auswerten, um Inhalte "Bottom-up" zu ordnen. Mit Votes werden die Inhalte bewertet. Wenn sich genug Nutzer am Tagging und Voting beteiligen, entsteht eine aussagekräftige "Folksonomy" (dezentrale und selbstorganisierte Kategorisierung des Wissens).

  • Ajax: Mit den Ajax-Techniken (Asynchronous Javascript and XML) lassen sich interaktive Web-Seiten dynamisch und reaktionsschnell gestalten, weil diese Techniken den Datenaustausch mit dem Server auf das Notwendigste beschränken.

Anwendungen

  • Weblogs sind Web-Seiten, auf denen ein Autor ohne große technische Kenntnisse Inhalte publiziert, die sich dank einer Kommentarfunktion auch diskutieren lassen. In der internen Unternehmenskommunikation sind Weblogs ein Kanal für den Dialog über Hierarchie- und Abteilungsgrenzen hinweg.

  • Bei Wikis handelt es sich um editierbare Websites, deren Inhalte jeder berechtigte Nutzer erweitern oder modifizieren kann. Während Weblogs die Informationen statisch bereitstellen, unterstützen Wikis deren dynamische Entwicklung. Deshalb eigenen sie sich für die Zusammenarbeit von zeitlich und räumlich getrennt operierenden Mitarbeitern.

  • Social-Bookmarking-Systeme ermöglichen eine zentrale Verwaltung und Archivierung von "Lesezeichen" im Intra- oder Internet. So wird das Wissen aus privaten Bookmark-Sammlungen allgemein nutzbar. Das erleichtert den Kollegen die Suche nach Informationen zu bestimmten Themen.

  • Social Networks wie Xing oder LinkedIn werden im Geschäftsumfeld rege genutzt. Innerhalb eines Unternehmens spielen sie aber – zumindest in Deutschland – kaum eine Rolle. Dabei könnten auf diesem Weg Organisationsstrukturen und Hierarchien transparent und nachvollziebar dargestellt, also die jeweils geeignetsten Ansprechpartner schnell und sicher identifiziert werden.

Die Voraussetzungen für den Web-2.0-Erfolg

Um die Effizienzgewinne zu erzielen, müssen die Unternehmen bei der Einführung eine Reihe von Bedingungen erfüllen. Die Herausforderungen sind dabei weniger technischer als organisatorischer Natur.

  • Beispielsweise ist es notwendig, bei der Einführung von Web-2.0-Anwendungen klare Richtlinien und Standards zu definieren und zu berücksichtigen. So muss es beispielsweise verbindliche Vorgaben zu unerwünschten Inhalten oder unangemessener Sprache gegen sowie darüber, wie die einzelnen Wikis oder Weblogs voneinander abgegrenzt werden, wie sie sich in die Gesamtstruktur einordnen sollen und wie Zugriffsrechte zu vergeben und zu verwalten sind.

  • Zudem sollten diese Anwendungen von Anfang an in die täglichen Arbeitsprozesse eingebunden und mit anderen Kommunikationskanälen integriert werden. Denn Web-2.0-Anwendungen können ihre Vorteile erst entfalten, wenn eine gewisse kritische Nutzermasse erreicht ist.

  • Kritisch ist auch die Wahl des richtigen Informationskanals. Zum Beispiel eignen sich Wikis oder Weblogs nicht für Informationen, die eine unmittelbare Rückmeldung des Empfängers erfordern, die vertraulich bleiben sollen oder deren Autorenschaft zweifelsfrei nachweisbar sein muss. Hier haben E-Mails die besseren Argumente für sich.

  • Vor allem die Integration unterschiedlicher Web-2.0-Techniken sorgt für die gewünschte Effizienzsteigerung. Alle Wissensdatenbanken, Verzeichnisse, Wikis und Blogs sollten sich integriert durchsuchen lassen. Sonst entstehen nur weitere Wissenssilos. Unified-Communications-Konzepte und eine integrierte Benutzerführung steigern den Handhabungskomfort und damit die Akzeptanz.

  • Last, but not least benötigen Web-2.0-Anwendungen als Rahmenbedingung eine offene und kritische Kultur der Eigenverantwortung und partnerschaftlichen Zusammenarbeit. Für die Unternehmensleitung ist damit ein gewisser Kontrollverlust verbunden. Die Mitarbeiter müssen sich unter anderem mit dem Gedanken anfreunden, dass sie leichter ersetzbar werden, wenn sie ihr Wissen mit den Kollegen teilen.

Wie Berlecon Research in Erinnerung ruft, handelt es sich beim Einzug von Web 2.0 in die Unternehmen nicht nur um den Einsatz neuer Techniken und Anwendungen, sondern vor allem um neue Denkansätze, die die Unternehmenskultur verändern werden. Der Report zitiert hier den irischen Softwareentwickler und Publizisten Tim O'Reilly: "Web 2.0 is an attitude, not a technology."