Der Kostendruck auf die indirekten Produktionsfaktoren hat sich seit den ersten wirtschaftlichen Abschwungsignalen im zweiten Quartal 2001 kontinuierlich erhöht. Damit wurde vielerorts der Ruf nach IT-Outsourcing wieder laut. Die Vergabe von Aufgaben an Fremdfirmen muss allerdings mit Vorsicht genossen werden, denn Outsourcing ist nicht notwendigerweise gleichzusetzen mit Kostensenkung und führt im schlimmsten Fall zu einer reduzierten Qualität.
Wenn die Qualität auf der Strecke bleibt
Zwar kann Outsourcing zu Einsparungen führen, trotzdem bleibt grundsätzlich die Frage, ob nicht die gleiche oder sogar eine höhere Kostenreduzierung auch durch innerbetriebliche Verbesserungen möglich gewesen wäre. Denn die gesunkenen Kosten entstehen häufig nicht durch gewachsene Effizienz, sondern eher durch ein ersatzloses Streichen von Aufgabenfeldern. Unternehmen, die schon seit langem mit ausgelagerten IT-Leistungen leben, können hiervon ein Lied singen.
Prinzipiell ist gegen eine Verringerung von Leistungen, sofern sie am Bedarf orientiert ist, nichts einzuwenden: Zu oft haben sich über die Jahre Leistungssituationen eingespielt, die weder wirtschaftlich noch betrieblich motiviert sind. Entscheidend ist, wie man zu einem messbaren Ergebnis kommt: über eine bewusste Leistungsanpassung und -steuerung (Service-Level-Agreements und Management) oder über eine zufällige Leistungsreduzierung, weil der Outsourcer keine anderen Dienste erbringen kann oder will.
Wann lohnt sich Outsourcing überhaupt? Die Sparpotenziale lassen sich klar eingrenzen:
- Menge: Der Outsourcing-Anbieter kann mit Stückzahlen operieren, die ein einzelnes Unternehmen nicht erreicht, und darüber seine Fixkosten stärker verteilen. Für den Kunden lohnt sich demnach die Auslagerung von Massendiensten. Dazu zählen Desktop-Services wie zum Beispiel Softwaredistribution an viele Anwender.
- Spezialisierung: Der Outsorcer kann sich - auch aufgrund der größeren Mengen - stärker spezialisieren und damit die einzelnen Teilfunktionen und Prozessschritte den jeweils kostengünstigsten Arbeitskräften übertragen, die sich dafür eignen. Er kann einfachere Aufgaben durch relativ niedrig bezahlte Mitarbeiter erledigen lassen und damit den Gesamtpreis seiner Leistung senken. Innerhalb von Anwenderunternehmen geht das nur selten, so dass qualifizierte und oft teure Generalisten Funktionen ausüben müssen, mit denen sie unterfordert sind.
- Know-how: Outsourcing-Anbieter können Lösungen, die sich bei einem Kunden bewährt haben, auch bei anderen anwenden.
- Reglementierung: Die zu erbringenden Leistungen sind in der Regel allein schon wegen der notwendigen Verträge exakt definiert. Es werden Regeln sowohl für vertragskonformes als auch für nicht vertragskonformes Verhalten beschrieben. In den meisten Unternehmen fehlen solche Regeln für die interne Leistungserbringung. Die damit verbundene Ineffizienz, unnötige Transaktions- und Wartekosten lassen sich durch eine geregelte Auslagerung vermeiden. Häufig wird durch Outsourcing eine Leistung zum ersten Mal überhaupt kontrolliert und korrekt abgerechnet.
Auf "versteckte" Kosten achten
Outsourcing kann also Geld sparen. Es kostet aber auch welches. Konzeption und Implementierung der Auslagerung können je nach Art und Umfang schnell Beträge von mehreren 100000 Euro verschlingen. Hinzu kommt eine komplizierte Kosten- und Leistungskontrolle im laufenden Betrieb, vor allem, wenn man mit mehreren Dienstleistern arbeitet. Und last, but not least entstehen Transaktionskosten im Fall eines geplanten oder ungeplanten Dienstleisterwechsels. Wer Outsourcing erwägt, sollte, bevor er eine verbindliche Entscheidung trifft, die Kosten auf drei Jahre hinaus genau berechnen.
Eine Möglichkeit, sich an das Thema heranzutasten, ist das selektive Outsourcing. Darunter versteht man die Auslagerung einzelner, klar isolierbarer Leistungsbereiche, wobei die Betriebsverantwortung im Unternehmen bleibt. Diese Lösung bietet sich beispielsweise im Fall von Fusionen oder Firmenübernahmen an. Kauft ein Unternehmen binnen kurzer Zeit mehrere Konkurrenten, können für die in diesem Fall stark beanspruchten IT-Spezialisten Freiräume geschaffen werden, indem beispielsweise der Betrieb der verteilten Desktops ausgelagert wird. Das Unternehmen behält allerdings weiterhin die volle Planungskompetenz und -verantwortung für das Desktop-Management.
Der Vorteil gegenüber dem klassischen Outsourcing, also der Abgabe sämtlicher IT-Leistungen an einen IT-Service-Provider, liegt in der Trennung von Bereitstellung und Betrieb. Der Nachteil ist, dass die hierdurch erzielbaren kurzfristigen Kostensenkungen tendenziell geringer sind. Doch es bleibt die Flexibilität bei der Auswahl des Leistungspartners. Im Notfall kann das sehr wichtig sein. (rs)
*Martin Woyke ist geschäftsführender Gesellschafter der Comconsult Kommunikationstechnik GmbH in Aachen.