Nachbearbeitung im Rechenzentrum - das ist keineswegs nur "Paperwork": Längst hat sich die COM-Ausgabe als ein Mittel bewährt, der Papierflut Herr zu werden. Davon handelt der folgende Bericht.
Die Rechenzentrale Bayerischer Genossenschaften eG unterhält zur EDV-mäßigen Abwicklung des Geschäftsbetriebes der mehr als 1000 angeschlossenen Volks- und Raiffeisenbanken zwei Großrechenzentren in München und Nürnberg. Darüber hinaus sind
über Datenfernverarbeitung noch an 20 weiteren Orten - verteilt über ganz Bayern - Datenstationen installiert.
Das Anwendungsspektrum erstreckt, sich über Bankbuchhaltung, Warengeschäft, Molkereiabrechnungen, Versorgungsabrechnungen, Fakturierungen etc. (siehe auch Interview der Woche, Seite 4).
Überlegungen, Mikrofilm für die verschiedensten Anwendungsgebiete einzusetzen, begannen im Jahre 1970. Zu diesem Zeitpunkt war auf dem Verfilmungsmarkt der Rollfilm klar dominierend. Für die vorgesehenen Anwendungsgebiete paßte in unserem Fall eine derartige Lösung aus organisatorischen Gründen nicht so recht ins Konzept. Glücklicherweise bahnte sich zu diesem Zeitpunkt die Entwicklung in Richtung Planfilm/Microfiche an. Die Vorteile lagen auf der Hand: Durch Indexierung der Verfilmung waren eine bessere logische Ablage und vor allem ein besseres Wiederauffinden gegeben. Der Verfilmungs- und Suchbegriff "Kontonummer" mit seiner Eindeutigkeit bot sich förmlich an. Der Rationalisierungseffekt für unsere Kunden bestand darin, daß Listen mit mehreren 100 oder 1000 Seiten plötzlich auf ein (in Ausnahmefällen einige) Mikrofiches über Bildschirm im dauernden Zugriff waren. Somit wurde erreicht, daß das Kernstück der gesamten Buchhaltung über den Zeitraum eines Jahres und noch länger hinweg in einem kleinen Karteikasten im DIN-A6-Format zur Verfügung steht.
Aufklärung tut not
Ein weiterer wesentlicher Vorteil ergab sich daraus, daß sich unsere Kunden nur noch ein in Technik und Bedienung einfaches Mikrofiche-Lesegerät gegenüber einem komplizierteren Rollfilm-Lesegerät anschaffen mußten.
Die Aufklärungsarbeit und Einweisung der Kunden in das neue Verfahren erfolgten in einer Seminarreihe.
Die ersten Reaktionen waren keinesfalls nur positive Als Gegenargumente wurden immer wieder die schlechte Lesbarkeit des Mikrofilms und somit "tränende Augen" beim Arbeiten sowie fehlende Möglichkeiten für die bekannten Bleistiftrandnotizen angeführt.
Lernlösung "Service-Büro"
Obwohl von Anfang an klar war, daß - mittel- und langfristig betrachtet - zur besseren und termingerechteren Abwicklung eigene Verfilmungssysteme installiert werden müssen, entschied sich die Rechenzentrale, anfangs für die Abwicklung über ein Service-Büro. Dieser Schritt zeigte sich als absolut richtig, da der Mikrofilm für EDV-Fachleute - vor allem sind hier die Operateure, die die Verfilmung durchführen, gemeint - eine neue Materie darstellt, die eine gewisse Umerziehung des Personals erforderlich machte.
In Gesamtorganisation einbetten
Das Verfilmungsvolumen steigerte sich bis heute auf rund 30000 Mikrofiches monatlich. Weitere wesentliche Steigerungen stehen durch Übernahme neuer Gebiete bevor. Unser Volumen wird sich in den nächsten zwei Jahren voraussichtlich mehr als verdoppeln.
Wie sieht die Weitere Zukunft des Mikrofilms in unserem Hause aus?
Nachdem Bedenken grundsätzlicher Art, die anfangs gegenüber dem Mikroflimverfahren bestanden, schon einige Jahre hinter uns liegen, können wir heute neue Probleme objektiv angehen. Der wichtigste Punkt, der bei Übernahme neuer Gebiete berücksichtigt werden muß ist der, daß der Einsatz von COM nicht nur auf gegebenen Voraussetzungen aufbaut, sondern daß der Mikrofilm mit seinen eindeutigen Stärken organisatorisch richtig eingebettet wird.
Ergänzung zur Online-Verarbeitung
Eine völlig neue Einsatzmöglichkeit für die nächsten Jahre in unserem Hause ergibt sich im Zusammenhang mit der einzuführenden Online-Verarbeitung. In diesem Bereich sehen wir den Mikrofilm und COM nicht als Konkurrenz zu einer Online-Lösung, sondern als notwendige Ergänzung.
Bei Ausfall des Online-Netzes wird der Offline-Notbetrieb, der ja immer gewährleistet werden muß, mit Hilfe von COM gegenüber Papier auf jeden Fall verbessert, da auf Papier weder zeitlich betrachtet noch von der Datenmenge her gesehen die erforderlichen Daten so kostengünstig und zeitschnell zur Verfügung gestellt werden können wie auf einem Mikrofiche.
*Franz Axtner ist Leiter der EDV-Abteilung der Rechenzentrale Bayerischer Genossenschaften eG, München.