In modernen Unternehmen sind heute nahezu alle Personen und Abteilungen an Entwicklungsprozessen beteiligt. Die effektive und transparente Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten wird zu einem kritischen Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg.
Viele Firmen führen Collaboration-Lösungen ein, um die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen zu fördern. Trotzdem scheitern zahlreiche Projekte. Accenture-Analyst Alex Kass zeigt in dem Bericht "Making Collaboration Technology Work for the Enterprise: A Process-Oriented Perspective" auf, wie sich Collaboration-Initiativen in fünf Schritten erfolgreich umsetzen lassen.
Grundvoraussetzung dafür ist laut Kass eine Strategie, um Collaboration-Projekte prozessorientiert umzusetzen. Dazu müssen die implementierten Collaboration-Technologien so tief wie möglich in die betroffenen Geschäftsprozesse eingebettet und mit diesen verknüpft werden. Andernfalls scheitert das gesamte Vorhaben.
- Google Docs
Mit "Google Docs" lassen sich neben klassischen Dokumenten im Word-Stil auch Präsentationen oder Tabellen erstellen und im Team bearbeiten. Die Bedienung erfolgt weitgehend intuitiv und stellt Office-Nutzer vor keine größeren Probleme. <br /><br /> Einzige Voraussetzung für die Nutzung von Google Docs: Die Einrichtung eines kostenlosen Google-Kontos sowie eine funktionierende Internetverbindung. <br /><br /> <a href="http://docs.google.com/" target="_blank">...zu Google Docs</a> - Springloops
Die kostenlose "Free"-Version von "Springloops" wendet sich im wesentlichen an Web-Entwickler, die im Team am Quellcode eines Projekts arbeiten. Springloops arbeitet dabei rein webbasiert und bietet schon in der kostenlosen "Free"-Version eine Fülle an nützlichen Features, wie beispielsweise einen AJAX-Code-Browser, die Möglichkeit bestehende Projekte zu importieren oder auch Roll-Back-Features. <br /><br /> Wer mehr als drei aktive Projekte gleichzeitig bearbeiten möchte, muss auf eines der kostenpflichtigen Pakete zurückgreifen. <br /><br /> <a href="https://www.springloops.com" target="_blank">...zu Springloops</a> - Zoho Docs
Ähnlich wie Google Docs arbeitet "Zoho Docs" rein webbasiert und kommt ohne die Installation zusätzlicher Software aus. Nach Einrichtung eines User-Accounts können Dokumente erstellt sowie weitere User zur Mitarbeit eingeladen werden. Die Benutzeroberfläche orientiert sich dabei an dem klassischen MS-Word-Schema und stellt den Nutzer vor keine größeren Probleme. <br /><br /> <a href="https://www.zoho.com/de/docs/" target="_blank">...zu Zoho Docs</a> - Gobby
Im Gegensatz zu Google Docs präsentiert sich "Gobby" im wesentlichen als reines Entwicklertool. Nach Erstellen eines kostenlosen Useraccounts und Installation der Software können via Gobby simultan mehrere Dokumente im Team bearbeitet werden. Gobby bietet hierbei die Möglichkeit einem Dokument die jeweils verwendete Programmiersprache zuzuordnen. Wer möchte, kann sich während des gemeinsamen Codens, via Chat-Funktion, beraten. <br /><br /> <a href="https://gobby.github.io/" target="_blank">...zu Gobby</a> - QuickTopic
Nach Erstellen eines User-Accounts lassen sich mit „QuickTopic" einzelne Dokumente hochladen und im Team besprechen. Einzelne Abschnitte eines Dokuments können dabei via "comment dot" geflaggt und kommentiert werden. <br /><br /> Einziger Wermutstropfen bleibt die Tatsache, dass nur Dokumente im HTML-Format akzeptiert werden. Für Word-Dokumente empfiehlt es sich daher diese vor dem Upload als HTML-Datei abzuspeichern. <br /><br /> <a href="http://www.quicktopic.com/" target="_blank">...zu QuickTopic</a> - SubEthaEdit
Für "SubEthaEdit" hat die Münchner Softwareschmiede The Coding Monkeys 2003 einen der begehrten Apple Design Awards erhalten. Seitdem hat sich der kollaborative Texteditor für den Mac kontinuierlich weiterentwickelt und bietet heute zahlreiche nützliche Funktionen ohne überladen zu sein. Dazu zählen unter anderem ein Kommandozeilen-Tool, das komplexe und interaktive Arbeitsabläufe mit dem Terminal ermöglicht, eine mächtige Druckfunktion, Syntax-Hervorhebung, Html-Export und AppleScript-Unterstützung. <br /><br /> <a href="http://subethaedit.net/">... zu SubEthaEdit</a>
Schritt 1: Business-Ziele festlegen
Wer ein Collaboration-Projekt durchführt, sollte bereits zu Beginn die angestrebten Ziele kennen und den Business-Nutzen definieren. Die Kernfrage lautet: "Welche Prozessverbesserungen sollen durch eine optimierte Zusammenarbeit erzielt werden?" Die Antworten fallen von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus.
Die einen wollen neue Produkte schneller entwickeln und zur Marktreife führen, andere wiederum die Qualität ihrer Produkte und Services erhöhen, Innovationen fördern oder Beziehungen zu Kunden vertiefen.
Schritt 2: Geschäftsprozesse analysieren und auswählen
Sind die übergreifenden Geschäftsziele festgelegt, geht es daran die Geschäftsprozesse zu ermitteln, die durch Collaboration-Maßnahmen verbessert werden sollen. Dazu sind zunächst die betroffenen Prozessarten zu klassifizieren und die erforderlichen Änderungen konkret festzulegen - ob Modifikation oder komplette Restrukturierung. Schließlich muss noch untersucht werden, ob Prozessänderungen im Rahmen eines Collaboration-Projektes nur die eigene Firma betreffen oder auch Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten.
Schritt 3: Benötigte Collaboration-Funktionen definieren
Im nächsten Schritt werden die für einzelne Prozesse festgelegten Optimierungsmaßnahmen auf Collaboration-Funktionen herunter gebrochen. Wer die Prozesse bei der Produktentwicklung fachbereichsübergreifend gestalten will, braucht Funktionen, um gemeinsame Aktivitäten zu koordinieren und zu steuern. Das beinhaltet die Verteilung von Arbeitsaufgaben und Statusmitteilungen.
Ebenso gibt es Funktionen, um die richtigen Spezialisten und Wissensträger zu ermitteln oder für die Suche in einer Knowledge-Datenbank. Hinzu kommen Funktionen für den synchronen Meinungsaustausch durch Brainstorming, Ad-hoc-Meetings oder in der täglichen Teamkoordination sowie für asynchrone Diskussion.
- Vyew
Hier kommen Anwender in virtuellen Räumen zusammen, um gemeinsam Texte, Bilder oder Videos zu begutachten und Anmerkungen anzufügen. Dafür steht ihnen wie bei anderen Reviewing-Lösungen eine Reihe von Werkzeugen wie etwa Textmarker zur Verfügung. <br /><br /> <a href="http://vyew.com/s/">... zu Vyew</a> - InVision
InVision ist ein anspruchsvoller Web-Dienst, mit dem Designer interaktive Prototypen für Desktop-, Mobile- und Watch-Apps kollaborativ erstellen und mit Kollegen und Kunden auf professionelle Weise teilen und diskutieren können. <br /><br /> <a href="http://invisionapp.com/">... zu InVision</a> - ConceptShare
"ConceptShare" richtet sich primär an Kreative, die Bilder, Videos, Grafiken und Designvorschläge online diskutieren wollen. Zu ändernde Bereiche können in den einzelnen Dateien markiert und kommentiert werden. Positiv hervorzuheben ist insbesondere die Unterstützung verschiedenster Grafik- und Videoformate. <br /><br /> <a href="http://www.conceptshare.com/">... zu ConceptShare</a> - ReviewStudio
Mit "ReviewStudio" lassen sich Bilder, Videos, PDFs und Dokumente im Team online bearbeiten und erfolgte Änderungen diskutieren. Zu ändernde Bereiche können über graphische Tools markiert sowie mit Kommentaren versehen werden. <br /><br /> <a href="https://www.reviewstudio.com">... zu ReviewStudio</a> - InMotion
"InMotion" präsentiert sich als funktionsstarkes Tool für Kreative, die den Reviewprozess von Grafikenwürfen, Bildmaterial, Texten, Videos und Flash-Animationen möglichst effizient managen wollen. So bietet der Dienst neben den klassischen Collaborative Reviewing Funktionen unter anderem die Möglichkeit verschiedene Projekte rollenbasiert zu verwalten sowie detaillierte Reportings zu erstellen. <br /><br /> <a href="http://www.inmotionnow.com/">... zu InMotion</a> - ProofHQ
"ProofHQ" erlaubt den Upload aller gängigen Bild-, Video- und Textformate. Änderungswünsche und Antworten auf diese können dann über graphische Tools und Kommentarfunktionen eingefügt werden. <br /><br /> <a href="http://www.proofhq.com/">... zu proofHQ</a> - Diigo
"Diigo" richtet sich eigentlich an Forscher, die Wissensnetzwerke aufbauen und aktuelle Forschungsergebnisse diskutieren wollen. Zu diesem Zweck bietet Diigo unter anderem die Möglichkeit von Webseiten Snapshots zu erstellen. Diese können dann im Team mittels verschiedener Werkzeuge beliebig kommentiert und markiert werden. Damit eignet sich der Dienst natürlich auch hervorragend für die Weiterentwicklung bestehender Webseiten. <br /><br /> <a href="http://www.diigo.com/">... zu Diigo</a>
Schritt 4: Mögliche Fallstricke antizipieren
Collaboration-Vorhaben bergen ihre Tücken. Oft scheitert die Zusammenarbeit, weil es kein gemeinsames Verständnis und kein abgestimmtes Vorgehen gibt. Durch geeignete Collaborative-Technologien lässt sich dieser Overhead reduzieren. Damit ein Collaboration-Roll-Out erfolgreich ist, müssen Kennzahlen und Anreizsysteme angepasst und Prozesse und Collaboration-Tools orchestriert werden.
Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus, ob im Büro oder im Home Office, über verschiedene Zeitzonen hinweg reibungslos zusammenarbeiten können.
Schritt 5: Die richtige Collaboration-Lösung auswählen
Für die oben beschriebenen Collaboration-Funktionen und -Aktivitäten gibt es diverse Softwarelösungen von verschiedenen Herstellern. Bei der Auswahl der Software müssen Unternehmen darauf achten, dass diese die vorab festgelegten Collaboration-Aktivitäten funktional abbilden können. Wer schwerpunktmäßig Aufgaben verteilt und eine Statusübersicht braucht, der braucht ein Tool für das Taskmanagement und die Projektplanung.
Für die gemeinsame Produktentwicklung wird dagegen eine Lösung benötigt, mit der sich Dokumente in Echtzeit verteilen sowie versionieren und speichern lassen. Ebenso gibt es Tools für die strukturierte Wissenssuche und Repositories für die Ablage von Dokumenten. Für die Optimierung der Kommunikationsprozesse werden Web-Conferencing- und Unified-Communications-Lösungen sowie Werkzeuge für den Aufbau von Enterprise-Blogs und -Foren benötigt.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO.de. (mhr)