Die Frankfurter Fondsbank aus Frankfurt am Main, eine Tochter der BHF-Bank, hat ihre Belegverarbeitung modernisiert. Im Fondsgeschäft fällt eine Fülle an Kundenbelegen an, etwa Depoteröffnungen, Abrechnungen, Jahresdepotauszüge und Kauforders. Der Finanzdienstleister verarbeitet unterschiedliche Formate für ein- und ausgehende Post, etwa Briefe, Textverarbeitungsdateien, eingescannte Belege und Faxe. Gesetze schreiben vor, jedweden Schriftverkehr mit dem Kunden zu archivieren. Um Geschäftsdokumente rasch und gezielt in der Ablage zu finden, werden sie mit Meta-Informationen beschrieben. Damit die Endkunden (die Kunden der Mandanten der Fondsbank) Depot-Informationen über ein Internet-Portal abrufen können, müssen Schriftstücke entsprechend aufbereitet werden.

Dienstleister für MLP und Sal. Oppenheim

Mit Endkunden hat die Frankfurter Fondsbank nicht direkt zu tun: Das Unternehmen betätigt sich als Mehrmandantendienstleister für Fondsgesellschaften und Banken, betreibt eine Vermittlerplattform für unabhängige Finanzdienstleister und wickelt im Kundenauftrag verschiedene Modelle zur betrieblichen Altersversorge ab. Zu den Nutzern der Services zählen beispielsweise MLP und Sal. Oppenheim. Insgesamt verwaltet die Frankfurter Fondsbank 900 000 Depots mit einem Gesamtvolumen von 15 Milliarden Euro.

Indexerzeugung vereinheitlichen

Hatte die Gesellschaft zuvor für jeden Mandanten eigene Verarbeitungsverfahren für Kundenbelege, laufen solche Dokumente nun zentral in einer "Belegintegrationsplattform" (BIP) auf. Früher gab es auch keine einheitliche Methode, Dokumente unterschiedlicher Formate zu handhaben. Vielmehr wurde ein Index als Begleitinformation zur Ablage im Archiv an verschiedenen Stellen im Unternehmen erzeugt, was nicht nur aufwändig, sondern auch fehleranfällig war.

Eine Arbeitsentlastung lohnte sich schon deshalb, weil die Bank im Jahr 2006 etwa 8,5 Millionen zu archivierende Druckseiten produzierte und 2,2 Millionen Belege manuell ins Archiv überführt. Da Papierpost von einem Scan-Dienstleister erfasst und vorverarbeitet wurde, mussten Teile des Stammdatenbestands außer Haus gegeben werden.

Anwendungsintegration

Mittlerweile automatisiert die BIP die weniger effizienten manuellen Abläufe. Das System erzeugt an zentraler Stelle einen Index für die unterschiedlichen Formate und leitet die Daten an das Internet-Portal, das Archiv sowie an die Applikation "Diamos" weiter, eine Branchenlösung für Depot- und Fondsdienstleister. Für jedes ein- oder ausgehende Dokument vergibt die Plattform die Depotnummer und das Mandantenkennzeichen. Da diese Merkmale auf Papierbelegen durch Erfassungssysteme selbständig erkannt werden, benötigt der externe Scan-Service für die Vorverarbeitung keine Kopie der Stammdaten mehr.

Regelwerk für Kundendokumente

"Mit Scannen, Weiterleiten und Ablegen war es aber nicht getan", bemerkt Gerhard Oehne, Geschäftsführer der Frankfurter Fondsbank. Zwar sollen die Endkunden ihren Schriftverkehr über das Internet-Portal abrufen können, doch nicht alle Dokumente dürfen dort erscheinen. Nicht zulässig ist dies für Jahressteuerbescheinigungen. Ein Regelwerk sorgt dafür, dass solche Schriftstücke von der BIP identifiziert werden. Sie gelangen wie gewohnt per Post zum Kunden und wandern gleichzeitig ins Archiv, erscheinen jedoch nicht im Internet-Konto. Weitere Regeln sorgen demnächst dafür, dass Kunden, die ihre Korrespondenz nur noch online lesen, erst gar keinen Ausdruck mehr zugeschickt bekommen.

Oehne zufolge hat BIP die Investitionen von rund 200 000 Euro bereits nach acht Monaten durch Einsparungen eingespielt. Realisiert wurde das Projekt in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister Syngenio aus Grasbrunn bei München. Die Geschäftslogik der BIP basiert auf kundenspezifischen Java-Routinen. Zur Datenintegration verwendet die Fondsbank die Software "Genius" des Softwarehauses Hummingbird, die ohnehin schon im Haus genutzt wird.

Gleiches gilt für das Reporting-Werkzeug des Business-Intelligence-Spezialisten Business Objects. Letzteres ist erforderlich, um die Belegverarbeitung zu überwachen. Grundsätzlich wären für das Projekt auch Dokumenten-Management-Systeme in Frage gekommen, und Oehne hatte sich auch mit der Software "Documentum" von EMC beschäftigt, sie erwies sich aber als zu umfangreich. "Wir benötigen keine ausgefeilte Dokumenten-Verwaltung mit Workflow-Steuerung, sondern Methoden zur Integration von Belegen in bestehende Anwendungssysteme."

Postrückläufer automatisch behandeln

Neuerdings bearbeitet die Fondsbank mit Hilfe der BIP auch Postrückläufer, also versendete Briefe, die wegen falscher Adressen zurückkommen, was beispielsweise bei Jahresaussendungen wie Fragebögen schon mal vorkommt. Bei solchen Dokumenten wird der Datamatrix-Code im Sichtfenster des Umschlags eingelesen, Index-Daten für das Archiv erzeugt sowie das Backend-System über die ungültige Adresse informiert. Ferner erstellt die Belegverarbeitungslösung automatisch einen Brief an Vermittler mit der Bitte, die neue Kundenadresse in Erfahrung zu bringen.

Vereinfacht hat sich auch die Textverarbeitung in der Bank: Kundenkorrespondenz wird am PC als Standardbrief oder individuell erzeugt. Microsoft Word verfügt über ein Zugriffsmodul für Diamos, um Kundendaten auszulesen. Beim Drucken des Dokuments erzeugt BIP ein indexiertes Image und legt es im Archivsystem in der Kundenakte ab.

Up-to-date im Call-Center

Neben der wesentlich effizienteren Belegverarbeitung hat sich auch die Servicequalität für die Mandanten verbessert, weil per Post an den Kunden ausgesandte Informationen zeitnah in den Backend-Systemen zur Verfügung stehen. "Unsere Mandanten können auf aktuelle Daten in ihren Call-Center-Systemen zugreifen, wenn der Kunde den Brief im Briefkasten hat", so Oehne. Dies sei bisher nicht möglich gewesen.