Mit Hilfe von Enterprise Resource Planning (ERP) sollen sich Geschäftsprozesse über diverse Abteilungen wie beispielsweise Finanzen, Human Resources, Procurement oder Vertrieb hinweg standardisieren, vereinheitlichen und integrieren lassen. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über ERP-Systeme, -Anbieter, -Implementierung und die zugehörige Kostenstruktur wissen sollten.
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ERP - Definition
Enterprise Resource Planning beschreibt einen Systemverbund von Applikationen, die Geschäftsprozesse fachabteilungsübergreifend vereinheitlichen und integrieren. Typischerweise operieren ERP-Systeme auf einer integrierten Software-Plattform und nutzen einheitlich definierte Daten, die in einer Datenbank zusammenlaufen.
Ursprünglich wurde Enterprise Resource Planning für die produzierende Industrie entwickelt - inzwischen hat sich die Nutzung von ERP-Systemen aber auf viele weitere Branchen ausgeweitet - zum Beispiel den Bildungs- und Behördensektor, das Hotelgewerbe oder die Healthcare- und Finanzindustrie. Jede Branche stellt dabei eigene Anforderungen an Enterprise Resource Planning: Behörden setzen für gewöhnlich beispielsweise statt auf traditionelle Beschaffung auf Contract Lifecycle Management, während im Finanzsektor - etwa zur Überprüfung von Schecks und Kreditkartendaten - gänzlich andere Prozessabläufe abgebildet werden müssen.
Enterprise Resource Planning - die Vorteile
ERP-Systeme verbessern die Effizienz von Unternehmen und Organisationen auf verschiedenen Wegen, so das Versprechen der Hersteller: Durch die Integration von Finanzdaten in einem einzelnen System vereinheitlichen sie beispielsweise das Finanzdaten-Reporting. ERP-Lösungen integrieren auch Bestellmanagement und vereinfachen so Herstellung, Inventarisierung, Buchführung und Vertrieb - während sie gleichzeitig die Fehleranfälligkeit reduzieren.
Die meisten ERP-Systeme beinhalten auch Funktionen für das Customer Relationship Managament (CRM), beispielsweise um Kundeninteraktionen zu tracken. Das ermöglicht tiefere Einblicke und Erkenntnisse über das Verhalten und die Bedürfnisse der Kunden. ERP Software ist außerdem in der Lage, Herstellungs- und Support-Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren sowie das Beschaffungswesen über die Bedarfe der verschiedenen Business Units einer Organisation hinweg zu vereinheitlichen. Standardisierte HR-Plattformen gehören ebenfalls zu den Dingen, die sich mit Hilfe von Enterprise Resource Planning umsetzen lassen - hierdurch wird zum Beispiel ermöglicht, Zeiterfassung, Ausgabenmanagement oder Weiterbildungen zentral zu erfassen. Das erleichtert das bereichsübergreifende Reporting für Unternehmen, speziell solche, die in stark regulierten Branchen agieren.
Funktionieren ERP-Systeme so, wie sie sollen, lässt sich der Zeitaufwand für die Abwicklung von Geschäftsprozessen drastisch reduzieren. Zudem trägt der Einsatz von Enterprise Resource Planning durch gemeinsame Datenpools und -definitionen zu einer verbesserten Zusammenarbeit und damit zu einer optimierten Entscheidungsfindung bei.
Die Standardisierungen, die durch die Einführung eines ERP-Systems Einzug halten, resultieren in flexibleren Strukturen und können dazu beitragen, Unternehmen mit agiler zu machen. Obwohl die zentralisierte Datenbank einer ERP-Lösung ein größeres Ziel für Angreifer darstellt, ist diese deutlich einfacher abzusichern als ein Flickenteppich aus Daten, der sich über verschiedene Systeme verteilt.
ERP-Systeme - 4 Schlüssel-Features
Umfang, Zielsetzung und Funktionalitäten von ERP-Systemen variieren stark - die meisten Lösungen weisen jedoch folgende Charakteristiken auf:
Unternehmensweite Integration: Geschäftsprozesse werden end-to-end über Abteilungen und Business Units hinweg integriert. Eine neue Bestellung initiiert beispielsweise einen automatischen Liquiditätscheck, fragt die Produktverfügbarkeit ab und bringt die Vertriebsplanung auf den neuesten Stand. Ist die Bestellung verschickt, wird automatisch eine Rechnung versandt.
Prozesse (nahezu) in Echtzeit: Weil die im obigen Beispiel dargestellten Prozesse innerhalb weniger Sekunden nach Bestelleingang ablaufen, lassen sich Probleme schneller identifizieren, wodurch in aller Regel mehr Zeit bleibt, diese zu korrigieren.
Gemeinsame Datenbank: Die Nutzung einer gemeinsamen Datenbank ermöglicht, eine bestimmte Datendefinition aufzusetzen, die unternehmensweit zum Einsatz kommt. Einige ERP-Lösungen spalten physische Datenbanken zum Zweck der Performance-Verbesserung auf.
Konsistenz in Look und Feel: Software mit einem konsistenten User Interface erfordert weniger Einarbeitungszeit und wirkt professioneller. Wenn ein ERP-Anbieter andere Softwarehäuser übernimmt, wird ein konsistenter Look und Feel zu Gunsten einer schnelleren Markteinführung des Öfteren über Bord geworfen - die meisten Anbieter beheben die Inkonsistenzen jedoch relativ zügig.
ERP-Lösungen - Typen im Überblick
ERP-Lösungen lassen sich in vier Kategorien (Tiers) unterteilen, die an der Größe und Komplexität der Unternehmen und Organisationen, die sie zum Einsatz bringen, ausgerichtet sind:
Tier I ERP-Lösungen unterstützen große, international agierende Unternehmen dabei, unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich Währungen, Sprachen und Regulatorien unter einen Hut zu bringen. Zu den Anbietern von Tier I ERP-Systemen gehören seit jeher beispielsweise Oracle und SAP. Inzwischen werden auch Microsoft und Infor in diese Kategorie eingeordnet.
Tier I ERP-Systeme für Behörden richten sich an große Regierungsinstitutionen, die spezielle Anforderungen an Accounting, HR und Beschaffung stellen. Zu den Anbietern in diesem Bereich zählen unter anderem SAP, Oracle und Infor.
Tier II ERP Software unterstützt Großunternehmen, die multinational, aber nicht global agieren. Das können auch Business Units globaler Großunternehmen sein. Diese Lösungen für Enterprise Resource Planning sind im Vergleich zu Tier-I-Systmen weniger breit angelegt. In diesem Bereich tummeln sich - je nach Kategorisierung - bis zu 45 verschiedene Anbieter.
Tier-II-Government-Lösungen fokussieren auf lokale Regierungsinstitutionen. Zu den Anbietern gehört unter anderem UNIT4.
Tier III ERP-Lösungen richten sich an mittelgroße Unternehmen. Diese Systeme unterstützen eine Handvoll verschiedener Sprachen und Währungen, in der Regel aber nur ein Alphabet. Je nach Einordnung weist dieser Bereich bis zu 100 verschiedene Anbieter auf.
Tier IV ERP-Systeme sind für kleinere Unternehmen konzipiert und legen ihren Fokus im Regelfall auf das Rechnungswesen.
Im Laufe der letzten Jahre haben die ERP-Anbieterunternehmen neue Systeme auf den Markt gebracht, die speziell für Cloud-Umgebungen konzipiert sind. Enterprise Resource Planning aus der Cloud erfreut sich steigender Beliebtheit und lässt sich in zwei wesentliche Kategorien aufteilen:
ERP as a Service - multi-tenant: Die Kunden, die diese Systeme zum Einsatz bringen, operieren alle auf derselben Code-Basis und haben keinen Zugriff auf den Quellcode. Anwenderunternehmen können zwar einzelne Konfigurationen, aber keine Veränderungen an der Software selbst vornehmen. Fällt so ein System aus, sind alle Kunden gleichermaßen betroffen.
ERP as a Service - single-tenant: Andere Cloud-ERP-Anbieter favorisieren eine Single-Tenant-Architektur. Dabei basiert jede Lösung auf einem ERP-Kern, der sich je nach Anforderung individuell erweitern und konfigurieren lässt. Jeder Kunde hat seine eigene Cloud-Instanz, in der sein eigenes ERP läuft. Bei Ausfällen sind nur einzelne Kunden betroffen.
ERP in einer IaaS Cloud: Unternehmen, die ihr ERP eigenständig erweitern, aber dennoch nicht auf eine Cloud-Lösung verzichten wollen, bietet sich zudem die Option, auf einen IaaS-Anbieter wie AWS oder Microsoft auszuweichen und ihr ERP-System in der Public Cloud zu betreiben - entweder selbst oder durch einen Dienstleister. Das resultiert in einer Standort-Verlagerung ihrer Server.
Für das Gros der Unternehmen bietet ERP as a Service drei wesentliche Vorteile: Die initialen Kosten sind geringer, Upgrades auf neuere Versionen sind einfacher und kosten- und zeitaufwändige Eigenentwicklungen fallen weg (das kann auch ein Vorteil sein).
Die beste ERP Software finden
Die richtige ERP-Lösung zu finden, gehört zu den größten Herausforderungen von IT-Entscheidern. Neben den oben aufgeführten Kategorien sollten bei dieser Entscheidung eine ganze Reihe von Funktionalitäten bedacht werden. In jedem Fall ist es wichtig, einen Anbieter zu wählen, der Erfahrung in der jeweiligen Branche vorweisen kann. Ist das nicht der Fall, kann die Aufklärung des Anbieters über branchenspezifische Anforderungen eine zeitraubende Angelegenheit werden.
Eine Hilfestellung bei der Ermittlung des für Ihre Zwecke passenden ERP-Systems gibt der Beitrag "The best ERP systems: 10 Enterprise Resource Planning Tools compared" unseres US-Schwesterportals CIO.com. Der Artikel stellt diverse ERP-Lösungen namhafter Anbieter auf den Prüfstand, zum Beispiel von Epicor, Infor, Microsoft, SAP, NetSuite und Oracle.
ERP-Implementierung vorbereiten
In der Regel laufen erfolgreiche ERP-Implementierungen unter der Ägide eines Executive Sponsors ab. Dieser stattet den Business Case mit Budget aus, holt die notwendigen Genehmigungen ein, überwacht den Fortschritt des Projekts und beseitigt Hindernisse. Er steht dabei in engem Austausch mit dem CIO, der für die Integration von existierenden Systemen, die Datenmigration und die notwendigen Infrastruktur-Upgrades verantwortlich zeichnet. Der CIO unterstützt darüber hinaus auch bei der Ermittlung des richtigen Partners zur Implementierung des ERP-Systems.
Da die Implementierung eines Systems für Enterprise Resource Planning mit neuen Geschäftsprozessen, Rollen und Verantwortlichkeiten einhergeht, sollte auch ein Verantwortlicher für das Change Management in das Projekt mit einbezogen werden. Nur so wird sichergestellt, dass alle Beteiligten ein umfassendes Verständnis darüber entwickeln, wie die ERP Software sich auf ihre Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe auswirkt. In vielen Fällen wird das Change Management auch an externe Dienstleister ausgelagert, die unter Umständen eine bessere, weil unabhängige Perspektive mit einbringen können.
Wichtig sind beim Vorhaben, ein ERP-System zu implementieren auch Projekt- und IT-Projektmanager. Falls für die Implementierung Dienstleister zum Einsatz kommen, sollten deren Vertreter in das Kern-Team aufgenommen werden.
ERP-Implementierung in 5 Schritten
In der Praxis strukturieren Unternehmen die Implementierung von ERP Software in fünf Schritten:
1. Genehmigung einholen
Der Executive Sponsor beaufsichtigt die für die Genehmigung notwendige Dokumentation. Das entsprechende Dokument gibt für gewöhnlich Auskunft über folgende Punkte:
Definition der Anforderungen
Beschreibung von Umfang und Zielsetzung des Programms
Annahmen
Kosten der Implementierung
Zeitplan für die Implementierung
Risiken bei Entwicklung und Betrieb
Angestrebte Benefits
Ist die Dokumentation komplett, präsentiert der Executive Sponsor diese dem Vorstand zur formellen Absegnung des Projekts.
2. Programmplanung
Der grobe Zeitplan der Dokumentation wird im Anschluss granular aufgesetzt und sollte folgende Schritte beinhalten:
Festlegung der Teammitglieder
Finalisierung der entsprechenden Verträge (Software, Technologie und Services)
Planung von Infrastruktur-Upgrades (zum Beispiel Prozessoren, Storage-Ressourcen)
Erstellung von Ablaufplan und Timeline (spezifische Aufgaben, Abhängigkeiten, Ressourcen)
3. Konfiguration der Software
Dies ist die aufwändigste und schwierigste Phase der ERP-Implementierung. Zu den wesentlichen Schritten hierbei zählen:
Gap-Analyse: Das Wissen über Lücken in bisherigen Geschäftsprozesse und Applikationen hilft dem Projektteam zu ermitteln, wie genau sich die Prozesse verändern müssen, um optimal mit der ERP Software zusammenzuspielen.
Konfiguration von Parametern: Das ERP-System wird entsprechend auf die neuen Geschäftsprozesse eingestellt.
Abschluss zusätzlicher Entwicklungs-Tasks: Falls nötig, müssen Interfaces für andere Systeme oder zur Migration von Daten programmiert werden.
Datenmigration: Datendefinitionen werden standardisiert und Datenbestände hinsichtlich ihrer Qualität und Redundanz überprüft. Im letzten Schritt werden die bereinigten Daten in das neue ERP-System migriert.
Systemtest
Systemdokumentation: Die funktionale und technische Dokumentation wird erstellt. Anbieter verfügen für gewöhnlich über eine Dokumentation, die sich auf die Standards des Anwenderunternehmens anpassen lässt.
Infrastruktur-Upgrades
4. Deployment
Bevor die ERP-Lösung in die Produktivphase übergeht, müssen noch einige Schritte absolviert werden. Dazu gehören:
Mitarbeiter-Schulungen: Alle Beteiligten müssen über den Umgang mit dem System geschult werden und die nötigen Berechtigungen erhalten.
Support-Planung: Ein Support-Team ist nötig, um bei Fragen oder Problemen zum ERP mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.
Systemtest: Die neue Lösung muss ausgiebig getestet werden, um sicherzustellen, dass sie sicher und responsiv ist sowie allen im Business Case gestellten Anforderungen genügt.
Go-Live: Wenn der Executive Sponsor das ERP-System für "production-ready" befindet, folgt die Umstellung beziehungsweise Inbetriebnahme der neuen ERP-Lösung.
5. Stabilisierung des Systems
Im Anschluss an das Deployment des ERP-Systems stellen sich in den meisten Fällen leichte Performance-Einbußen ein. Das ist der Einführung neuer Prozesse, Rollen, Tools und Metriken geschuldet. Zusätzlich können nicht ausreichend bereinigte Datensätze und Bottlenecks in der Infrastruktur für Schwierigkeiten sorgen.
Enterprise Resource Planning - versteckte Kosten
Im Zuge der ERP-Projektplanung werden vier Faktoren regelmäßig unterschätzt:
Veränderung der Geschäftsprozesse: Die meisten Mitarbeiter sind mit ihrer Arbeitsumgebung zufrieden, wenn sie nicht zuvor schon mit besseren, moderneren Systemen gearbeitet haben. Wenn die Verbesserungen sich bemerkbar machen, fühlen sich viele Teams motiviert, weitere Optimierungen anzustreben. Das kann oft zu zusätzlichem Aufwand und Kosten führen.
Change Management: Obwohl Prozessoptimierungen zu mehr Effizienz und Effektivität führen, gehen Veränderungen auch mit einem gewissen Maß an Unsicherheit einher. Ein Change-Management-Programm bietet der Belegschaft Rückhalt und hilft dabei, Akzeptanz für die Veränderungen zu schaffen. Der Aufwand für solche Change-Initiativen wird gerade von auf diesem Gebiet unerfahrenen Führungskräften oft unterschätzt.
Datenmigration: Vor der Implementierung eines Systems für Enterprise Resource Planning haben Unternehmen oft mit sich überlappenden Datenbanken und laxen Regularien zu kämpfen. Je verbindlicher das Regelwerk in Sachen Datendefinition ausfällt desto weniger Zeit wird die Datenmigration in Anspruch nehmen. Allerdings wird der Zeitrahmen für die Migration oft unterschätzt - insbesondere wenn nicht alle Datenquellen identifizierbar sind.
Maßgeschneiderte Systeme: ERP Software auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen ist im Unternehmensumfeld seit jeher Gang und Gäbe - was nicht heißt, dass es auch ein "Best Practice" ist. Im Gegenteil: die Anpassung von ERP-Systemen treibt die Kosten signifikant in die Höhe, weil die Nutzer zahlreiche Features nachfragen werden. Dazu können Schwierigkeiten bei der Gewährleistung kommen: Probleme müssen auf nicht-modifizierter Software reproduziert werden, um diese in Anspruch nehmen zu können. Auch die Upgrade-Fähigkeit leidet bei eigenständigen Anpassungen: Jede Aktualisierung durch den Anbieter erfordert in der Regel weitere Tests und neue Anpassungen. In die Kostenberechnung sollte deshalb auch die Migration auf neue Releases einbezogen werden.
Warum ERP-Projekte scheitern
Die Gründe für gescheiterte ERP-Projekte decken sich mit denen aller anderen Projekte: Die gängigste Ursache ist ein schwacher Executive Sponsor, der sich nicht auf allen Ebenen des Unternehmens durchsetzen kann, kein Interesse am Projekt mitbringt oder von anderen Verantwortlichkeiten abgelenkt wird. Weitere Gründe für ERP-Fehlschläge sind schlecht definierte Projektziele, Schwächen im Projektmanagement, unzureichende Ressourcen oder schlechte Datenhaltung.
Gründe für den Fehlschlag von ERP-Projekten, die in direktem Zusammenhang mit der Software stehen gibt es ebenfalls:
Falsche Wahl: ERP-Lösungen (insbesondere Tier-I-Systeme) sind sehr komplex und bieten eine Vielzahl von Optionen. Einige Unternehmen sind der Überzeugung, dass Tier I genau das Richtige für jeden Zweck darstellt. In der Praxis nutzen selbst globale Unternehmen oft nur einen Bruchteil solcher Systeme. Auf der anderen Seite sind Tier-II- und Tier-III-Systeme nicht für komplexe, weltumspannende Geschäftsprozesse geeignet.
Interner Widerstand: Zwar kann jede Einführung neuer Software Widerstände hervorrufen, bei ERP-Lösungen ist das aber in besonderem Maße der Fall. Das liegt oft daran, dass einzelne Abteilungen die durch Enterprise Resource Planning Einzug haltenden Standardisierungen als Kontrollmechanismen des Managements missverstehen. Das kann dazu führen, dass bestimmte Mitarbeiter versuchen, die Implementierung zu torpedieren - beziehungsweise die vorgelagerten Prozesse so weit wie nur möglich in die Länge ziehen.
Auch Befürworter der ERP-Einführung können einer allgemeinen Desillusionierung zum Opfer fallen - zum Beispiel wenn das Team, das für die Implementierung zuständig ist, keinen richtigen Support leistet oder nicht in der Lage ist, angemessen zu kommunizieren. Solche desillusionierten Ex-Befürworter können sich in vehement agierende Gegner verwandeln, wenn sie das Gefühl haben im Stich gelassen zu werden.
Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation CIO.com.