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Viele Mitarbeitende haben in den letzten Jahren die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit erkannt und sind nun kaum noch bereit, auf diese zu verzichten. Laut einer Umfrage von Owl Labs aus dem Jahr 2022 haben sich einige Beschäftige (26 Prozent) so sehr an die Arbeit von zu Hause gewöhnt, dass sie ein Jobangebot sogar ablehnen würden, wenn der potenzielle Arbeitgeber keinen flexiblen Arbeitsort ermöglicht.
Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, kommen also um das Thema hybride Arbeit nicht herum. Im zunehmend undurchsichtigen Dschungel der Collaboration-Tools besteht jedoch die Gefahr, dass sie ihre Collaboration-Projekte an die Wand fahren, wenn sie sich nicht mit den klassischen Fallstricken hybrider Arbeit auseinandersetzen.
Typische Fehler bei der Collaboration-Auswahl
1. Fehlende Bedarfsanalyse
Wenn Unternehmen feststellen, dass sie auf dem Weg zur digitalen Transformation hinterherhinken, treffen sie häufig unüberlegte und kurzfristige IT-Entscheidungen. Tools werden dann teilweise ohne eine gründliche Bewertung der tatsächlichen Bedarfe angeschafft, oft ohne die Mitarbeitenden einzubeziehen. Auch die tatsächlichen Arbeitsprozesse werden vor Anschaffung nicht immer gewissenhaft erfasst: Wie oft arbeiten Teams im Büro oder von zu Hause? Für welche Aufgaben ist es sinnvoll, wenn das ganze Team vor Ort ist? Was kann grundsätzlich im Home-Office erledigt werden? Für welche Art von Meetings brauche ich Tools für hybride Zusammenarbeit (sprich, eine Gruppe vor Ort Anwesender arbeitet mit einzelnen Remote-Mitarbeitenden zusammen)? Nur so lässt sich die Anzahl der regelmäßig an Meetings teilnehmenden Personen feststellen und die Bedürfnisse ausloten, damit sinnvolle Investitionsentscheidungen getroffen werden können.
2. Mangelnder Dialog mit der Belegschaft
Neben der bereits erwähnten Umfrage hat Owl Labs im März dieses Jahres zudem erhoben, wie Unternehmen aktuell mit ihren Collaborations-Tools für die hybride Zusammenarbeit zurechtkommen. Laut dieser Erhebung hat die Mehrheit der befragten Mitarbeitenden (58 Prozent) keinen Einfluss auf IT-Entscheidungen. Gleichzeitig berichten über ein Drittel (35 Prozent) der Hybrid-Arbeitenden von Überforderung durch zu viele Collaboration-Werkzeuge und mehr als die Hälfte (55 Prozent) von regelmäßigen IT-Problemen.
Unternehmen scheinen außerdem dazu zu neigen, insbesondere Frauen bei den IT-Entscheidungen für hybride Zusammenarbeit zu übergehen. Der Umfrage nach hat nur knapp ein Drittel (31 Prozent) der befragten Frauen Einfluss auf die Tool-Auswahl, gegenüber 43 Prozent der befragten Männer. Das Ergebnis: Frauen empfinden die bereitgestellte IT in Bezug auf ihre Bedürfnisse häufiger unpassend (17 Prozent) als Männer (12 Prozent).
3. Unpassende IT
Unpassende Collaboration-Technik kann dazu führen, dass Arbeitsprozesse erschwert werden oder IT-Investitionen vergeudet sind, weil Tools nicht genutzt werden. Das ist vor allem dann problematisch, wenn Mitarbeitende zum Beispiel gerne wieder ins Büro kommen wollen, die Ausstattung im Büro ihnen aber einen Nachteil bei der hybriden Zusammenarbeit mit zu Hause arbeitenden Kolleg:innen bietet.
Einen wichtigen Faktor stellt dabei der Konferenzraum dar. Laut den Ergebnissen von Owl Labs bevorzugt demnach die Mehrheit der Befragten (62 Prozent) bei hybriden Meetings im Büro vom eigenen Laptop aus teilzunehmen, statt sich gemeinsam mit anwesenden Kolleg:innen vom Konferenzraum aus zuzuschalten. Befürchtete lange Einrichtungszeiten, technische Schwierigkeiten oder fehlende Technologie sind hier offenbar ein Hindernis. Das Problem: Die Teilnahme vom eigenen Laptop, während gleichzeitig andere Teammitglieder aus demselben Raum über ihren eigenen Laptop zugeschaltet sind, bringt dann wieder neue Probleme der Akustik mit sich. Mangelnde Technik macht die hybride Zusammenarbeit im Büro also unbequem, obwohl sie eigentlich das Gemeinschaftsgefühl stärken sollte.
So gelingen Collaboration-Projekte
Die erfolgreiche Integration digitaler Tools erfordert eine umfassende Planung und strategische Umsetzung. Nur so lassen sich in einer zunehmend vernetzten Welt die Vorteile digitaler Collaboration-Tools voll ausschöpfen und die Effizienz und Produktivität der Mitarbeitenden verbessern. Folgende Tipps sollten Sie beachten.
1. In IT investieren, die das Gemeinschaftsgefühl stärkt
Technik, die sich fürs Home-Office oder One-on-One-Meetings anbietet, ist nicht automatisch auf hybride Zusammenarbeit im Büro übertragbar. Die in den letzten Jahren neu entstandene Situation, nämlich dass eine Gruppe von Mitarbeitenden im Büro arbeitet, während die andere remote tätig ist, oft im Wechsel, bringt neue Anforderungen an unsere Arbeitsplätze mit sich. Die Flexibilität der neuen Arbeitskultur muss sich folglich in der verwendeten Technik widerspiegeln: Starre Front-of-Room-Kameras, die nicht mit den Bewegungen der Teilnehmenden zusammenwirken, stehen einer produktiven Meeting-Atmosphäre dabei oftmals im Weg. Adaptive Lösungen, die sich mithilfe von KI aktiv an die Bedürfnisse ihrer Benutzer:innen anpassen, schaffen hier Abhilfe. Intelligente Technik, die automatisch auf die gerade sprechende Person fokussiert und auf natürliche Art und Weise die beste Ansicht dieser Person zeigt, stärken das Gemeinschaftsgefühl in Konferenzen und Ideen können in Echtzeit ausgetauscht werden. Tools wie digitale Whiteboards und 360-Grad-Videokameras können eine effektive und integrative Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitsumgebung fördern.
2. Hilfe in Anspruch nehmen
Hybride Arbeit ist kein Selbstläufer. In einer von Digitalisierung geprägten Arbeitswelt werden die Anforderungen an die technischen Fähigkeiten und Kenntnisse des Managements wie der Mitarbeitenden immer höher. Es ist in Ordnung, hierbei überfordert zu sein oder Support zu benötigen. Um die Auswahl der Collaboration-Tools besser zu koordinieren und Arbeitsplätze - egal ob im Büro oder hybrid - für die digitale Zusammenarbeit auszustatten, kann es helfen, wenn Unternehmen ihre IT-Teams mit Mitarbeitenden unterstützen, die sich speziell auf Anliegen rund um hybride Arbeit fokussieren können. Diese können als Bindeglied zwischen den verschiedenen Abteilungen für effektive und gleichberechtigte IT-Entscheidungen sorgen.
3. Schulungen gegen Vorurteile anbieten
Soll die digitale Collaboration langfristig gelingen, reicht es nicht aus, wenn Unternehmen lediglich die geeigneten Collaboration-Tools bereitstellen. Vorurteile gegenüber zu Hause Arbeitenden (sog. "Proximity Bias") ist nach wie vor in vielen Köpfen von Führungskräften verankert. Schulungen speziell für das Management hybrider Teams können hier Abhilfe schaffen. Damit alle Mitarbeitenden die Collaboration-Technik effektiv nutzen können, sollten Unternehmen daher regelmäßige Schulungsprogramme anbieten und ihreBeschäftigten mit den Funktionen und Best Practices der Technologie vertraut machen. Dadurch können mögliche Schwierigkeiten beim Einsatz vermieden und die Effizienz gesteigert werden.
Digital Collaboration als Wettbewerbsvorteil
Die Veränderung unserer Arbeitswelt wird in den nächsten Jahren weiter Fahrt aufnehmen. Wenn Unternehmen ihre Mitarbeitenden dabei nicht an digital besser aufgestellte Konkurrenz verlieren wollen, müssen sie ganzheitlich geeignete Lösungen für die hybride Arbeitsumgebung finden. Durch klassische Fehler wie Tool-Overload, fehlende Teilhabe und Benachteiligung bestimmter Mitarbeitergruppen bei der IT-Auswahl behindern sie sich dabei jedoch oft selbst. Setzen Arbeitgeberstattdessen auf eine bedarfsorientierte, partizipative und faire Herangehensweise bei der Tool-Auswahl, können sie die digitale Kollaboration erfolgreich vorantreiben.