Die Zukunft der E-Mail

Die E-Mail ist und bleibt das Kommunikationsmedium Nummer eins in der Business-Welt. Laut einer Studie der Radicati Group aus diesem Jahr erhält und versendet jeder Business-Anwender aktuell durchschnittlich 121 E-Mails pro Tag. Bis 2018 soll diese Zahl auf 140 weiter anwachsen und das, obwohl auch Social-Media-, Collaboration- und File-Sharing-Tools in Unternehmen Einzug halten. Im privaten Bereich geht die E-Mail-Nutzung tendenziell zurück. »Viele Digital Natives kommunizieren überwiegend in sozialen Netzwerken miteinander, so dass einige Unternehmen für junge Berufseinsteiger bereits E-Mail-Schulungen für Business-Kommunikation durchführen«, so Lynn Thorenz, Director Research & Consulting von IDC.

Obwohl sich Enterprise Social Networks und Collaboration Software auch in Unternehmen verbreiten und traditionelle E-Mail-Funktionen enthalten, bleibt das E-Mail-System weiterhin eine unternehmenskritische Anwendung, die sich in Art und Nutzung allerdings im Wandel befindet. Die interne Unternehmenskommunikation geschieht immer weniger per E-Mail, sondern verstärkt über interne Messaging-Systeme und Unternehmensportale. Dokumenten-Sharing findet häufig ebenfalls außerhalb der E-Mail-Systeme über File-Sharing-Dienste statt, was den Speicherbedarf reduziert und die Versionierung erleichtert.

Weltweite Marktanteile im Bereich E-Mail-Applikationen laut IDC (Stand: Mai 2014)

Wie gehen die Anbieter von E-Mail-Systemen mit dem sich ändernde Nutzerverhalten im geschäftlichen Umfeld um? Laut IDC sind Microsoft und IBM die beiden Top-Anbieter von E-Mail-Applikationen im Business-Bereich. 2013 hatten sie gemeinsam einen weltweiten Marktanteil von 86,6 Prozent am Gesamtumsatz von ca. 3,6 Milliarden Dollar. Auf dem nächsten Platz folgt die Attachmate Group mit Novell und Groupwise. Wenn auch Google in Deutschland im B2B-Umfeld bisher nur eine Nebenrolle spielt, kann das Unternehmen - weltweit auf Platz acht im Ranking - gute Wachstumsraten aufzeigen und im Business-Sektor speziell im Start-up- und Gaming-Bereich punkten. Allerdings mangelt es Google neben technischen Möglichkeiten auch an einer Partnerlandschaft, die für mittlere und große Unternehmen eine große Unterstützung bei IT-Projekten darstellt.

Microsoft hat seine dominante Marktführerschaft mit dem clientseitigen Microsoft Outlook fest im Griff. Eingebettet in »Office 365« trifft es als Webanwendung und verknüpft mit Office- und Collaboration-Tools ebenfalls den Nerv der Zeit. Dagegen wirkt IBM mit Notes eher etwas blass. Doch mit der Ankündigung von »IBM Mail.-next« hat der Konzern Anfang des Jahres positive Signale gesetzt. »Einige Verantwortliche von Unternehmen waren wie ich von der Präsentation angetan. Entscheidend wird aber sein, wie schnell und wie gut IBM die vorgestellte Vision in die Praxis umsetzt,« berichtet IDC-Analystin Thorenz. Erste Produkte hat IBM nun gegenüber Computerwoche für Ende des Jahres angekündigt. Novell hat mit der Vorstellung und Verfügbarkeit von Groupwise 14 im April dieses Jahres bereits vorgelegt.

Microsoft: Viele E-Mail-Innovationen rund um Office 365

Microsoft ist mit einem Marktanteil von 64,6 Prozent 2013 am weltweiten Markt für E-Mail-Applikationen laut IDC der absolute Platzhirsch in diesem Bereich. Im Zusammenhang mit Office 365 bietet die E-Mail-Komponente Exchange Server mit Outlook Web Access als Client und damit verbundene Kommunikations-Applikationen neue Möglichkeiten, die E-Mail-Flut gerade im geschäftlichen Umfeld besser zu beherrschen. »Um die digitale Kommunikation und E-Mail-Nutzung effizient zu gestalten, vernetzt Microsoft die verschiedenen Kommunikationstools stärker miteinander und macht sie intelligenter. Außerdem entwickeln wir Lösungen, um die Dokumentenbearbeitung für den Einzelnen und für Gruppen zu vereinfachen, so dass sich das E-Mail-Aufkommen hierfür reduziert«, berichtet Peter Fischer, Group Manager Business Productivity von Microsoft.

Personalisiert auf den jeweiligen Nutzer von Office 365 hat Microsoft mit »Office Graph« eine interaktive Zusammenstellung der relevantesten Informationen entwickelt und im Frühjahr 2014 vorgestellt. Die Daten werden dabei aus der Kollaborationssoftware SharePoint, Microsoft Exchange, dem Unified Communications-Tool Lync (Skype for Business), dem sozialen Netzwerkdienst für Unternehmen Yammer und Office zusammengestellt und durch einen selbstlernenden Algorithmus aktualisiert. Mit einem Mausklick stellt Office Graph so auf der Nutzeroberfläche die relevantesten Informationen aus verschiedenen Netzwerken zusammen. Auf einen Blick soll so ersichtlich sein, welcher Kollege gerade an welchen Dokumenten arbeitet, welche Projekte vom Nutzer selbst erstellt, kommentiert oder weiter empfohlen wurden. Über den neu vorgestellten Delve-Client (Codename Oslo) erhält der Anwender proaktiv Dokumente und Informationen, die zu seiner aktuellen Arbeit passen.

Mit »Clutter« hat Microsoft Ende März 2014 eine weitere Applikationen für Outlook Web Access innerhalb Office 365 vorgestellt, die mittels künstlicher Intelligenz für weniger E-Mails sorgt. Cluttern bedeutet, dass Outlook Web Access auf Basis des Nutzerverhaltens intelligent lernt und die Prioritäten im Postfach sortiert.

Um beispielsweise im Team Präsentationen gemeinsam vorzubereiten oder lange Teilnehmerlisten für Veranstaltungen zu aktualisieren, gibt es häufig Probleme mit dem Verschicken, Bearbeiten und Erkennen von Änderungen und aktuellen Versionen in Dokumenten, die per E-Mail-Anhänge umher geschickt werden. Dies will Microsoft mit »Enhanced Document Collaboration« fortan vermeiden. Dabei können die Projekt-Beteiligten parallel an einem Dokument in der Cloud arbeiten, das automatisch immer auf dem aktuellsten Stand ist.

Weiterer wichtiger Baustein, um das Bearbeiten von Dokumenten und letztlich auch die Kommunikation zu erleichtern, ist das Bestreben von Microsoft die Office-Komponente auf allen - auch Microsoft-fremden - Betriebssystemen in voller Funktionalität und Qualität anzubieten. So ist Office 365 unabhängig von einzelnen Plattformen automatisch für fünf verschiedene Geräte zu verwenden. Ein Schritt zur Plattformunabhängigkeit stellt die Unterstützung der Android-Plattform durch Outlook Web Access dar, auch iPhone und iPad werden neben Windows-Plattformen bereits unterstützt.

»IBM Mail.-next« mit ersten Ergebnissen noch 2014

Unter dem Codenamen »IBM Mail.-next« stellte IBM erstmal Ende Januar dieses Jahres die Idee für eine neue E-Mail-Generation für Business-Anwender vor. Sie soll in der Lage sein, die weiterhin anwachsende E-Mail-Flut besser zu bewältigen. Geplant ist dies unter anderem mit Hilfe von Priorisierungsmechanismen und intelligenten Suchfunktionen, die sich über das E-Mail-System hinaus auf Business- und Kollaborations-Applikationen erstrecken. »Seit zwei Jahren arbeitet IBM an einer neuen E-Mail-Vision. Mit einem ersten Ergebnis werden wir Ende 2014 auf den Markt kommen«, berichtet Dr. Peter Schütt, Leader Collaborations Solutions Strategy & Knowledge Management von IBM. Gleichzeitig teilt er mit, dass das Unternehmen im Zuge von »IBM Mail.-next« in den nächsten Jahren weitere Lösungen entwickeln wird, die die E-Mail-Nutzung vereinfachen und kosteneffizienter gestalten sollen.

Der für Ende des Jahres geplante Browser-basierte E-Mail-Client ist zunächst aus der Cloud verfügbar und baut serverseitig auf »IBM Domino« auf. Er soll optisch ein völlig neues Design besitzen, das auch Eigenschaften von Tablet-PCs optimal nutzt. Beispielsweise zeige sich dies laut Schütt beim Einsatz von Touch-Funktionen und der guten Lesbarkeit von E-Mail-Anhängen. Dabei sehe das Design vor, den für Unternehmensanwender wichtigen Kalender immer im Blickfeld des Nutzers zu haben. Zusätzlich wird es eine entsprechende mobile E-Mail-App für Smartphones auf iOS und Android geben, die optimal auf deren Bildschirmgröße zugeschnitten sein wird.

Dynamische Folder ersetzen statische

Client und App sollen bereits das Konzept der dynamischen Folder realisieren, die sich aufgrund von Suchen über E-Mails und anderen Informationsquellen wie soziale Unternehmensmedien und Geschäftsanwendungen bilden können. Damit ersetzen die dynamischen Folder die heute üblichen statischen Folder, die E-Mail-Anwender zu bestimmten Themen einrichten und darin entsprechende E-Mails abspeichern. Da aber immer mehr Informationen nicht mehr nur via E-Mail, sondern auch über andere Anwendungen und Kanäle wandern, enthalten die statischen Folder laut IBM immer größere Informationslücken. Deshalb will das Unternehmen dieses Problem mit dynamischen Folder lösen.

Die im Zusammenhang von »IBM Mail.-next« angekündigte Nachverfolgung von Aktionen soll der Ende des Jahres erscheinende E-Mail-Client ebenfalls bereits können. Da aufgrund ständig neu eintreffender E-Mails die Bearbeitung von etwas älteren E-Mails häufig vergessen wird, will IBM E-Mails von wichtigen Personen stärker in den Vordergrund stellen als andere. In der weiteren Vision wird die Auswahl automatisch aufgrund der Analysen von Daten aus Kalendersoftware, sozialen Medien und ähnlichem funktionieren. Schließlich enthält der Kalender, was in den nächsten Stunden und Tagen wirklich wichtig ist. Ebenso sind Informationen aus dem Projekt, in dem Anwender zurzeit mitarbeiten, im Zweifelsfall von höherer Bedeutung als das übliche Grundrauschen. Eine E-Mail vom Chef, der dem System aus dem Berichtsweg bekannt ist, sollte auch prominent positioniert werden.

Groupwise von Novell zeigt sich offen und integrativ

Novell will Unternehmen eine Kommunikationsplattform bieten, die sicher, mobil und compliance-gerecht ist. Neben den klassischen Email-, Adressbuch- und Kalenderfunktionen umfasst dies auch Themen wie Enterprise Social Collaboration, Instant Messaging, mobiles Filesharing und mobiles Drucken. Der Hersteller will die bestehende Infrastruktur der Unternehmen »mobil« machen, sodass existierende Systeme weiter nutzbar sind. Ferner wird die individuelle Auswahl des Clients durch Standard-Protokolle zunehmen, ohne die Kostenvorteile im Server-Bereich zu verlieren.

Seit April dieses Jahres ist die Novell-Lösung Groupwise 2014 für E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben verfügbar. Zu den technischen Neuerungen zählen unter anderem 64-Bit-Agenten, erweiterte Analyse- und Reporting-Möglichkeiten sowie Funktionen zur Delegation von einzelnen Administrationsrechten. Weiterhin unterstützt die Version aktuelle Plattformen, Browser und mobile Geräte und bietet erweiterte Such- und Archivierungswerkzeuge. Anwender können zudem einfach jedes Element (beispielsweise Emails, Kalendereinträge oder Aufgaben) duplizieren oder ändern, sowie über eine neue Nutzeroberfläche »Quick Lists«, dynamische Menüs und »Just in time«-Optionen nutzen. Dadurch hat der Benutzer direkten Zugriff auf das, was er gerade benötigt, ohne die Oberfläche zu überfrachten. Durch die Integration von Groupwise 2014 mit Lösungen wie »Novell Vibe«, der Enterprise-Social-Collaboration-Plattform, sowie »Novell Filr«, der Lösung für sicheres, compliance-gerechtes mobiles Datei-Sharing, führt Novell bestehende E-mail-Systeme und neue Kommunikationswege zusammen.

Das bietet die Novell-Roadmap

Groupwise 2014 SP1 ist noch für dieses Jahr geplant, ebenso neue Versionen von »GroupWise Mobility Service« zur Unterstützung mobiler Anwender und alternativer Clients sowie »Novell Messenger 3«. Novell arbeitet außerdem an einer neuen Version von GroupWise (Codename: Cornell) mit neuen zusätzlichen Sicherheitsfunktionen sowie Neuerungen für Anwender. Auch eine neue Version von Novells Social Collaboration Plattform für Unternehmen, Vibe (Codename: Hudson), ist für das erste Quartal 2015 geplant.

Michael Kleist, Managing Director Central Europe, Novell und Attachmate, berichtet, auf welche Schlüsselthemen Novell bei der Groupwise-Weiterentwicklung besonders achtet: »Wir konzentrieren uns besonders auf die hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen unserer Kunden, die gesetzliche Vorgaben und Regulierungen erfüllen müssen. Dazu gehören Themen wie hochentwickelte Authentifizierung und Autorisierung, Schutz und Kontrolle von Email-Inhalten und Anhängen, weitere Optimierung von Post-Office sowie die Integration von industrie-spezifischen Zertifizierungen.« Wichtig für künftige Entwicklungen seien ebenfalls die weitere Integration von Industrie-Standards, um den Kunden Flexibilität bei der Auswahl ihrer Clients für den Zugriff auf Mails und Informationen zu ermöglichen. Im Mittelpunkt der Entwicklungsarbeit stehen außerdem die Mobilität, freie Kombinierbarkeit der Lösungen und Total Cost of Ownership sowie Agilität und Stabilität.