Zehn Productivity-Tools für den Alltag

Der Markt für Software-Anwendungen im Bereich Produktivität scheint immer lukrativer zu werden, wenn man sich das immer größere Angebot anschaut. Jeden Tag kommen neue Tools für Web, Desktop und vor allem für Smartphones auf den Markt, die das Leben der Anwender sowohl privat als auch beruflich einfacher machen sollen. Das Angebot reicht von Aufgabenverwaltungs-Lösungen über digitale Notizbücher und Tools für Wissensmanagement bis hin zu innovativen Online-Automatisierungs-Diensten, die den Einsatz von Social Media optimieren können. Das Funktionsspektrum der heutigen Productivity-Tools ist sehr breit gefächert. Die meisten davon adressieren in erster Linie "Knowledge Workers" beziehungsweise IT-Profis, die viel Zeit vor dem Computer verbringen.

Auf den folgenden Seiten finden Sie zehn praktische und innovative Anwendungen, die für mehr Produktivität im Alltag von Software-Entwicklern, Admins und Designern sorgen können.

1. Producteev
Mit “Producteev” bietet sich eine moderne und anspruchsvolle Aufgabenverwaltung, die für Web, Mac OS X, Windows, iPhone und Android erhältlich ist.

2. Flow
“Flow” ist eine leichtgewichtige und elegante Task-Management-Lösung mit starkem Fokus auf Kollaboration. Verschiedene Clients für Web, Desktop und Mobile sorgen für die nötige Flexibilität, die bei Productivity-Tools heute nicht fehlen darf.

3. Meetin.gs
“Meetin.gs” ist ein effizientes Tool für Profis, die ihre Besprechungen effizient planen, verwalten und protokollieren möchten. Wer ein Maximum an Produktivität bei Besprechungen anstrebt, der sollte sich diese Lösung unbedingt näher anschauen.

4. Bamboo Paper
“Bamboo Paper” verwandelt das iPad in ein hochwertiges digitales Notizbuch, das in Sachen Design und Funktionalität kaum zu toppen ist.

5. Instapaper
Mit dem Web-basierenden Dienst "Instapaper" lassen sich interessante Online-Artikel zentral ablegen, um sie später bequem zu lesen - auch unterwegs mit dem Smartphone und ohne Internetverbindung.

6. Springpad
Die Cloud-basierende Anwendung “Springpad” ist ein anspruchsvolles Online-Notizbuch, das in direkter Konkurrenz zu Evernote, dem Platzhirsch unter den Productivity-Tools, steht. Die Anwendung hilft, wichtige Dinge nicht zu vergessen.

7. Ifttt
Die kostenlose Web-Anwendung “Ifttt” (“If this then that”) bietet einen sehr innovativen und einfachen Weg, populäre Web-Dienste miteinander zu verknüpfen - auf Basis der Wenn-Dann-Logik.

8. Wappwolf Automator
Wenn man Dateien immer gleich bearbeiten muss, kann das umsonst erhältliche Erweiterungstool für Dropbox “Wappwolf Automator” tolle Dienste leisten und dem User viel Zeit ersparen.

9. Buffer
Mit dem Online-Tool “Buffer” können Anwender Status-Updates auf Twitter, LinkedIn und Facebook in vordefinierten Zeitintervallen automatisch veröffentlichen.

10. Hootsuite
Mit der Web-Anwendung “Hootsuite” lassen sich alle wichtigen Social-Web-Plattformen, darunter Twitter, Facebook, LinkedIn und Foursquare, auf einem zentralen Dashboard effizient im Team verwalten.

Producteev: Aufgaben in den Griff bekommen

Bei "Producteev" handelt es sich um eine Web-basierende Task-Management-Lösung, die sich durch eine Reihe besonders innovativer Funktionen auszeichnet, die man bei den meisten Konkurrenzprodukten vergeblich sucht. Dazu zählen zum Beispiel die Unterstützung mehrerer Teams, sowie Tages- und Wochenberichte, die per E-Mail an die Manager geschickt werden und alle wichtigen Aktivitäten des Teams zusammenfassen.

Das Programm bietet zudem zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit Kommunikations- und Online-Diensten, die zu einem Anstieg der Produktivität beitragen können. Aus einem beliebigen E-Mail- beziehungsweise Instant-Messaging-Programm heraus können Anwender etwa Aufgaben in Producteev hinzufügen und editieren, Deadlines setzen oder Dateien hochladen. Auf Twitter kann sich der Anwender über bestimmte Ereignisse in Echtzeit benachrichtigen lassen - beispielsweise, wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde.

In der Basis-Version für bis zu zwei Anwendern ist der Dienst kostenlos. Größere Teams müssen auf eins der kostenpflichtigen Abonnements zurückgreifen. Die Preise fangen hier bei 20 Dollar im Monat an. Neben der zentralen Web-Anwendung erhalten User dabei kostenlose Desktop-Clients für Windows und Mac OS X, sowie mobile Apps für iPhone (App Store-Link) und Android (Google Play-Link).

Fazit

Konsequent eingesetzt kann Producteev die Produktivität von Einzelpersonen und Teams deutlich verbessern. Punkten kann das Tool vor allem mit nützlichen Funktionen, die bei der Konkurrenz fehlen, sowie mit zahlreichen Integrationsmöglichkeiten.

Flow: Aufgabenverwaltung und Kollaboration im schönen Design

Eine Alternative zu Producteev bietet sich mit "Flow" an. Von einer herausragenden Designagentur aus Canada namens Metalab Design entwickelt, kommt das Tool mit einer eleganten und sehr ansprechenden Benutzeroberfläche daher. Hinter dem durchdachten Design steckt ein relativ überschaubares Funktionsangebot rund um Aufgabenverwaltung und Collaboration. Aufgaben lassen sich zur besseren Verwaltung in Listen beziehungsweise Ordnern gruppieren und taggen. Mehrere Anwender können an einer Aufgabe gemeinsam arbeiten. Das Programm bietet dazu die Möglichkeit, Kommentare bei den Aufgaben hinterlassen, Dateien teilen, und im Chat mit den Kollegen kommunizieren zu können. All dies geschieht in Echtzeit, so dass man sofort sehen kann, was die Kollegen gerade machen. Wer möchte, kann sich per E-Mail über neue Kommentare, Dateien, und so weiter, benachrichtigen lassen.

Flow kostet 10 US-Dollar pro Anwender und Monat. Ab drei registrierten Anwendern gibt es laut Anbieter 30 Prozent Rabatt. Für den Preis erhalten Kunden eine Web-Anwendung, eine native iPhone-App, sowie eine Mac-Anwendung. Interessierte können das Programm 14 Tage lang kostenlos testen.

Fazit

Flow wartet mit einem durchdachten und eleganten Design auf, das sofort ins Auge sticht. Hinter der schönen Fassade stecken aber auch leistungsstarke Funktionen, die ein effektives, kollaboratives Task-Management im Team ermöglichen.

Meetin.gs: Anspruchsvolles Produktivitäts-Tool für Team-Besprechungen

Wer den kompletten Workflow eines Meetings optimieren möchte, für den ist ein weiterer Online-Service gut geeignet: "Meetin.gs". Von der Terminplanung über die gemeinsame Erstellung einer Agenda bis hin zu flexiblen Meeting-Protokollen: Das Tool deckt sämtliche Teilprozesse einer erfolgreichen Team-Besprechung ab. Weiterführende Funktionen wie File-Sharing, Instant-Messaging, Chat, sowie Office-, Dropbox- und Skype-Integration ergänzen das Programm um wichtige Collaboration-Aspekte, die es zu einem anspruchsvollen und leistungsstarken Meeting-Tool machen, von dem in erster Linie fortgeschrittene Anwender profitieren dürften.

Meetin.gs wird in einem Freemium-Modell angeboten. Die Gratis-Version hat einige Einschränkungen, so zum Beispiel bei der Größe angehängter Dateien (maximal fünf Megabyte sind erlaubt) oder der Anzahl an Meeting-Teilnehmern, die auf sechs begrenzt ist. In vielen Einsatzszenarien dürfte diese Version jedoch genügen. Größere Teams oder Anwender, die auf weiterführende Features wie etwa Dropbox-Integration zurückgreifen möchten, müssen für einen Pro-Account 19 Dollar im Monat zahlen.

Fazit

Meetin.gs ist ein effizienter Service für Profis, die ihre Besprechungen effizient planen, verwalten und protokollieren möchten. Wer die Produktivität von Meetings erhöhen möchte, der sollte sich diese Lösung näher anschauen.

Bamboo Paper: Digitales Notizbuch fürs iPad

Zu mehr Produktivität bei Meetings kann auch das iPad beitragen. Mit "Bamboo Paper" erhalten Anwender zum Beispiel eine hochwertige App, die das Tablet aus Cupertino in ein digitales Notizbuch verwandelt. Die Anwendung bietet einen einfachen und eleganten Weg, Notizen, Skizzen und Zeichnungen zu erstellen. Dies klappt am besten, wenn man einen Stift verwendet. Die Wacom Europe GmbH aus Krefeld, Hersteller der App, bietet mit dem "Bamboo-Stylus" selbst einen solchen Tablet-Stift.

Zu den zentralen Funktionen, mit denen die Software aufwarten kann, zählen unter anderem Vorschaubilder für Notizbuchseiten, E-Mail-Export, eine Druck-Funktion, sowie Bookmarks für einzelne Notizseiten. Zudem lässt sich die App mit Dropbox und Evernote, dem ultimativen Productivity-Tool, über das die COMPUTERWOCHE oft berichtet hat - integrieren. Besonders praktisch bei Meetings: Man kann das iPad mit einem Projektor verbinden und die Skizzen und Ideen gemeinsam im Team diskutieren.

Bamboo Paper ist in einer eingeschränkten Test-Version kostenlos im App Store erhältlich. Dabei hat man nur ein einziges Notizbuch und kann keine Seiten mit anderen teilen. Wer auf diese Features nicht verzichten möchte, muss für die Vollversion 1,59 Euro auf den Tisch legen.

Fazit

Bamboo Paper verzichtet auf unnötige Features und bietet eine sehr gute Benutzerführung. Wer gerne zu Bleistift und Papier zurückgreift, um seine Ideen zu skizzieren, für den ist diese App ein absolutes Muss.

Instapaper: Interessante Artikel im Web sammeln

Mit dem kostenlosen Web-Dienst "Instapaper" können Anwender interessante Online-Artikel zentral ablegen, um sie später bequem zu lesen - auch unterwegs und ohne Internetverbindung. Die Registrierung und das Einloggen ist bei dem Dienst besonders unbürokratisch: Man braucht weder seine E-Mail-Adresse noch ein Password einzugeben - ein einfacher Benutzername genügt.

Einmal registriert kann der Anwender über ein Bookmarklet, das in die Lesezeichenleiste des Browsers installiert wird, den gewünschten Artikel zur späteren Lektüre speichern. Mittlerweile ist der Dienst auch mit vielen weiteren Anwendungen, etwa Twitter-Clients wie Tweetbot oder RSS-Feed-Reader, integrierbar.

Ein zentrales Feature, das Instapaper unter Anwendern sehr beliebt gemacht hat, ist die Möglichkeit, gespeicherte Artikeln von sämtlichem Ballast (Header, Werbung, Navigationsleiste, etc.) zu befreien. Übrig bleibt lediglich der gewünschte Web-Inhalt als Plain-Text. Das ist besonders praktisch, wenn man die gesammelten Artikel unterwegs mit mit dem Smartphone lesen möchte. Und genau das ist eine der größten Stärken dieser App. Für iPhone und iPad gibt es einen Instapaper-Client, der die Beiträge lokal auf dem Gerät speichert, so dass diese auch dann verfügbar bleiben, wenn man keine Internetverbindung hat. Darüber hinaus lassen sich Beiträge als Mobi- oder ePub-Dateien herunterladen, um sie in Amazons Kindle beziehungsweise in einen beliebigen E-Book-Reader zu importieren.

Fazit

Instapaper ist ein Produktivitäts-Tool für Lesefreunde, die ihre Fundstücke im Web zur späteren Lektüre auf einfache Weise sammeln möchten. Es ist sehr praktisch in der Bedienung und macht Texte in einem lesefreundlichen Format jederzeit und überall verfügbar.

Springpad: Digitales Wissen strukturiert in der Cloud archivieren

Wer nicht nur Beiträge, sondern digitales Wissen im Allgemeinen, sei es Text, Bild, Audio oder Video, zentral und strukturiert speichern möchte, der findet mit der Cloud-basierenden Anwendung "Springpad" eine empfehlenswerte Lösung. Dieser US-Dienst existiert bereits seit 2008 und steht in direkter Konkurrenz zu Evernote, das mit über 10 Millionen registrierten Usern der Platzhirsch unter den Productivity-Tools ist. Beide Applikationen erlauben es dem Anwender, multimediale Notizen zu erstellen und in Notizbücher zu gruppieren, so dass man nichts Wichtiges vergisst. Eine weitere Gemeinsamkeit besteht darin, dass beide Anwendungen plattformübergreifend sind (Windows, Mac, iOS, Android) und unterschiedliche Möglichkeiten bieten, Daten in das System hinzuzufügen (Browser-Bookmarklet, Video- und Sprachaufnahmen, Barcode-Scanner).

Ein zentrales Alleinstellungsmerkmal vom Herausforderer Springpad ist die Anreicherung der eigenen Inhalte mit weiterführenden Informationen, die der Dienst automatisch im Web sucht. Interessiert man sich zum Beispiel für Tee, so liefert das Programm nützliche Informationen darüber, wie man Tee am besten vorbereitet, welche Sorten es gibt, wo man es in der Nähe kaufen kann, und so weiter und so fort.

Im Gegensatz zu Evernote, das neben einer freien auch eine Premium-Version in petto hat, ist Springpad komplett kostenlos.

Fazit

Evernote ist zwar sehr bekannt, aber sicherlich nicht jedermanns Sache. Wer von der Idee hinter solchen Tools angetan ist, aber sich mit Evernote nicht so richtig anfreunden kann, findet mit Springpad eine leistungsstarke und vielversprechende Alternative.

Ifttt: Populäre Web-Dienste miteinander verknüpfen

"Ifttt" steht für "If this then that" - zu Deutsch "wenn dies, dann das". Hinter diesem zugegebenermaßen gewöhnungsbedürftigen Namen steckt ein innovatives und kostenloses Online-Tool, das die Funktionen populärer Web-Dienste miteinander verknüpfen kann. Zu den unterstützten Diensten zählen unter anderem die sozialen Netzwerke Twitter und Facebook, die Photo-Sharing-Dienste Flickr und Instagram, das Cloud-Tool Dropbox und viele andere. Insgesamt bietet die Web-Anwendung derzeit Integrationsmöglichkeiten mit knapp 60 Online-Services an.

Die Integration der verschiedenen Dienste - in der Anwendung "Channels" genannt - erfolgt auf Basis der unter Programmierern unverzichtbaren Wenn-Dann-Logik: Wenn [ein bestimmtes Ereignis eintritt], dann führe [eine bestimmte Aufgabe] aus. Damit lassen sich unzählige Aktionen erstellen. Wer zum Beispiel mit der iPhone-App Instagram ein Foto aufnimmt, kann es mithilfe von Ifttt automatisch in seiner Dropbox speichern oder an seinen Flickr-Account senden. Weitere Beispiele: "Wenn die Temperatur über 30 Grad steigt, sende mir eine SMS"; "Wenn mir jemand auf Twitter folgt, sende ihm eine Willkommensnachricht".

Jeder Dienst bietet eine individuelle Schnittstelle mit sinnvollen Parametern, die man nach eigenen Vorstellungen belegen kann. Die vom Anwender definierten Aufgaben werden alle 15 Minuten aufgerufen. Und wenn man seine Aufgaben öffentlich macht, werden sie zu "Rezepten", auf die jeder Ifttt-Anwender zurückgreifen kann. Damit sorgt der Dienst für den nötigen viralen Effekt und erleichtert gleichzeitig den Einstieg.

Fazit

Ifttt kann viele Aufgaben automatisieren, die per Hand sonst nur mühsam durchzuführen wären. Wer sich im Netz zuhause füllt, wird dieses Tool sicherlich bald nicht mehr missen möchten.

Wappwolf Automator: Dropbox-Dateien automatisch bearbeiten

Mit "Wappwolf Automator" präsentiert sich eine aus Österreich stammende Web-Anwendung, die ähnlich wie Ifttt funktioniert, aber den Fokus auf den Cloud-Storage-Dienst Dropbox legt. Das Tool bietet Dropbox-Anwendern die Möglichkeit, Aktionen auf Dateien automatisch auszuführen, die in bestimmten Ordnern hochgeladen werden (Wenn eine Datei in den Ordnern X hochgeladen wird, dann führe die Aktion Y aus).

Nach PDF beziehungsweise TXT konvertieren, auf Google Docs hochladen, PDF-Dokumente elektronisch signieren: Das sind einige der zahlreichen Aktionen, die auf Textdateien angewandt werden können. Bei Bilddateien gibt es noch weitere Möglichkeiten wie etwa Rotieren, Konvertieren, Skalieren oder Verkleinern. Auch Audiodateien lassen sich in gängige Audioformate konvertieren. Des Weiteren erlaubt es Wappwolf dem User, seine Dateien automatisch in das populäre Productivity-Tool Evernote, sowie in die Projekt-Management-Lösung Basecamp zu exportieren.

Wappwolf Automator ist uneingeschränkt umsonst erhältlich. Um den Dienst zu nutzen, müssen sich Anwender mit seinem Dropbox-Account anmelden.

Fazit

Hinter Wappwolf steckt eine clevere Idee, die recht gut umgesetzt ist. Wenn man viele Dateien immer gleich bearbeiten muss, kann es sicherlich tolle Dienste leisten und dem User viel Zeit ersparen.

Buffer: Mehr Produktivität auf Twitter, Facebook und LinkedIn

Wenn es um die Automatisierung von Web-Diensten geht, darf man ein innovatives Tool nicht außer Acht lassen: "Buffer". Dabei handelt es sich um eine Web-Anwendung, die es Usern ermöglicht, einen Zeitplan zu definieren, an welchen Tagen und um welche Uhrzeit Updates auf Twitter, Facebook oder LinkedIn veröffentlicht werden sollen. Sobald der Publikationsplan festgelegt ist, muss der Anwender nur noch den Buffer mit interessanten Beiträgen füllen. Dazu hat der Anbieter einige praktische Tools parat, mit denen man Web-Links in den Puffer speichern kann. Neben Smartphone-Apps und Widgets für die eigene Website stehen dabei auch Browser-Plugins für Firefox, Chrome und Safari zur Verfügung. Die Updates werden dann nach und nach automatisch zu den gewünschten Zeiten veröffentlicht bis der Puffer leer ist.

Buffer ist in einer Gratis-Version erhältlich, bei der die Größe des Puffers auf 10 Beiträge begrenzt ist. Wer mehr Flexibilität und einen größeren Puffer benötigt, der muss für eine der Pro-Versionen ab 10 Dollar im Monat auf den Tisch legen.

Fazit

Buffer bietet einen einfachen und effizienten Weg, mit wenig Aufwand viel Präsenz auf den Sozialen Netzwerken zeigen zu können. Davon dürften vor allem Anwender profitieren, die Twitter und Facebook nicht nur privat, sondern auch beruflich nutzen.

Hootsuite: Soziale Netzwerke zentral und effizient verwalten

Ein weiteres Productivity-Tool im Bereich soziale Netzwerke bietet sich mit "Hootsuite" an. Neben Twitter, Facebook und LinkedIn unterstütz das Programm auch andere populäre Plattformen wie MySpace, Foursquare und Ping.fm. Damit dient die Anwendung als ein zentrales Social-Media-Dashboard, von dem nicht nur Marketing- und PR-Spezialisten profitieren können, sondern jeder, der viel Zeit auf Twitter, Facebook und Co verbringt.

Wie Buffer ist auch Hootsuite in der Lage, Nachrichten über verschiedene Social-Media-Accounts zeitversetzt zu veröffentlichen. Ein weiteres, zentrales Merkmal der aus Kanada stammenden Lösung ist das anspruchsvolle Analytics-Modul. Damit lassen sich relevante Statistiken wie etwa Klick- oder Follower-Wachstumsraten bequem abrufen und in detaillierten Reports visualisieren.

Mit der freien Version von Hootsuite kann man bis zu fünf Social-Media-Accounts verwalten. Dabei muss man auch lästige Werbung in Kauf nehmen. Davon befreit wird man, wenn man eine der Pro-Pakete abonniert. Die Kosten fangen hier bei zehn Dollar im Monat an.

Fazit

Hootsuite bietet sich als professionelles Tool mit einer komfortablen Bedienung an, von dem in erster Linie Firmen profitieren können, die auf mehreren Sozialen Netzwerken präsent sind. (ph)